De laatste bezoekers hebben net het pand verlaten en je bent klaar om het licht uit te doen en naar huis te gaan. Het evenement was een succes. Je bent klaar om dit hoofdstuk af te sluiten en verder te gaan met het volgende evenement. Maar wacht eens even!
Zou je een goudmijn laten liggen als je hem onverwachts aantrof? Natuurlijk niet. Waarom ga je dan al verder met je volgende evenement, zonder contact op te zoeken met je bezoekers om het maximale potentieel uit het afgelopen evenement te halen?
"Wat kan ik nog doen dan? De gasten zijn al vertrokken", denk je misschien. Dat is waar, maar afhankelijk van hoe je evenement ging, ben je mogelijk slechts één stap verwijderd van onverwachte kansen. Denk er eens over na: het plannen en runnen van een evenement is hetzelfde als het ontwerpen van de levenscyclus van een product. Nadat je klanten (de bezoekers) het product (het evenement) kopen, moet je de relatie met hen onderhouden om je product te verbeteren en het aantal 'toekomstige aankopen' te vergroten.
Bovendien, volgens Pierre Benckendorff en Philip L. Pearce: "hoewel psychologische betrokkenheid een nuttig concept is als je het gedrag vóór het bezoek wil begrijpen, is het ook belangrijk als je wil begrijpen hoe bezoekers evenementen beleven. Het helpt je daarnaast resultaten van je evenement zoals tevredenheid en loyaliteit te begrijpen."
Met andere woorden: als je het volledige potentieel van je evenement wilt verkennen, dan moet je begrijpen dat je werk niet ophoudt bij het afzwaaien van de laatste bezoekers. Nog niet overtuigd? Hier volgen de redenen waarom je het contact met je bezoekers na het evenement moet opzoeken:
Reden 1. Om bezoekersloyaliteit te vergroten
Er is een groot verschil tussen normale bezoekers en loyale bezoekers. De eerste categorie zal gewoon je evenement willen bezoeken en wat informatie willen inwinnen. De tweede categorie, daarentegen, zal van je evenement genieten, praten over wat ze er hebben geleerd, uitkijken naar het volgende evenement en natuurlijk anderen aanmoedigen om naar toekomstige evenementen te gaan. Om bezoekersloyaliteit vast te houden, zullen 'bedankbriefjes' na het evenement niet volstaan. Je moet ook met bezoekers in gesprek gaan na het evenement in discussies, debatten of aanvullende Q&A-sessies.
Reden 2. Om je bezoekers om te toveren tot promotors
Is er iets nog krachtiger dan mond-tot-mondreclame, wanneer je je evenementen aan het promoten bent? Wat als je je vorige bezoekers in promotors van toekomstige evenementen kunt veranderen? Vergeet je vorige bezoekers dus niet en zoek het contact met ze op door een positieve communicatiedynamiek met ze te onderhouden (door ze bijvoorbeeld te taggen op social media wanneer je eventcontent publiceert, door ze de foto's of andere waardevolle documenten op te sturen, door na het evenement een online community op te zetten, etc.).
Reden 3. Om waardevolle feedback te krijgen
Zoals Kevin Van der Straeten, de oprichter van eventplanner.be /.nl en de schrijver van het boek EVENTS 2 aangeeft: "het zou zonde zijn als je al je harde werk vóór en tijdens het evenement verspilt door niet een goede evaluatie uit te voeren. Met een goede evaluatiekun je niet alleen je meest succesvolle punten herkennen, maar ook de verbeterpunten voor toekomstige evenementen. Hier kun je je voordeel uit halen."
Je kunt een e-mail naar je bezoekers sturen met een enquête bestaande uit twee of drie vragen (hou de vragen kort), waarin je hen vraagt over hun eventbeleving. Zoals Kevin aangeeft, moet je rekening houden met het feit dat: "hoe langer je wacht voordat je om feedback vraagt, hoe minder respons je zal krijgen." Doe het dus zo snel mogelijk. Door de evaluatie van je bezoekers zal je beter begrijpen wat je de volgende keer moet verbeteren.
Reden 4. Om de echte impact van jouw evenement te begrijpen
Alleen door na het evenement contact op te zoeken met je bezoekers zal je echt kunnen begrijpen of het evenement een ingrijpend effect had. Hebben jouw gasten nieuwe inzichten gekregen waar ze iets aan hebben voor hun carrière of bedrijf? Zijn ze gemotiveerd om de geleerde lessen toe te passen in hun eigen carrières? Hebben ze nieuwe mensen ontmoet en hun klantenkring uitgebreid?
Je zult er niet achter komen als je slechts een korte enquête opstuurt. Je moet een efficiënte communicatiestrategie voor na je evenement ontwikkelen om waardevolle informatie over je bezoekers te krijgen. Op die manier leer je hoe je de waarde van je toekomstige evenementen kunt vergroten.
Reden 5. Om een krachtige community op te zetten
Help je bezoekers om gelijkgestemden te ontmoeten die naar dezelfde conferentie, workshop of beurs zijn geweest. Bied ze een online platform waar ze in contact kunnen komen met elkaar om het te hebben over event-gerelateerde onderwerpen. Op die manier kun je een krachtige community opbouwen, waardoor je het bereik van je evenementen vergroot.
Conclusie
Er wordt genoeg gesproken over het contact opzoeken met je bezoekers vóór het evenement. Maar je zal misschien je bezoekers snel vergeten nadat het evenement voorbij is. Daarmee loop je geweldige kansen mis, zoals het versterken van het imago van je evenementen, het ontvangen van waardevolle feedback waarmee je je planningsproces kunt verbeteren, het evalueren van de impact van je evenementen en het opzetten van een krachtige community. Vergeet dus niet om een krachtige communicatiestrategie voor na je evenement te ontwikkelen, om het contact met je bezoekers op te kunnen zoeken. Gebruik je verleden om in de toekomst betere evenementen te organiseren.
