Event Project Management Software voor elke eventprofessional

De tijd van knippen en plakken, ergens iets bewaren en het nooit meer terugvinden als je inspiratie voor je evenement nodig hebt, is definitief voorbij. Met een online moodboard kun je jouw evenement van een persoonlijke stijl voorzien door bijzondere locaties, innovatieve leveranciers of interessante ideeën te verzamelen. Moodboards zijn een collage van ideeën die je kunnen helpen je creatieve visie vorm te geven en je plannen te verwezenlijken.

Event project management waar je je event plant en het opvolgt, samen met je team members, allemaal op één plek, in een geïntegreerde event project management software. Klinkt dat als een droom?

Misschien lijkt het onhaalbaar, maar toch is het mogelijk, je eventplan stroomlijnen en organiseren in één oogopslag, en tegelijkertijd ook samenwerken met je team en de voortgang en doelen van je evenement follow-up geven!

Wanneer je een event gaat organiseren, of je het nu zelf doet of in opdracht van een klant of externe opdrachtgever, verlies je met een klassieke 'waterval'-projectmanagementaanpak in het begin van je eventplanning vaak heel wat tijd aan details, omdat die chronologisch het eerst aan bod komen. Het risico is dat je later in tijdnood komt bij veel belangrijkere taken. Met een agile projectmanagementaanpak deel je als eventmanager je eventproject op in kleine stukken. Het projectteam kijkt vervolgens binnen bepaalde tijdsperioden, ook wel 'waves' of 'sprints' genoemd, wat op dat moment de meest belangrijke actiepunten zijn. Na een periode van bijvoorbeeld twee of drie weken wordt deze oefening opnieuw gedaan, en bepaalt men nog een keer de prioriteiten van dat moment. Met een agile projectmanagementaanpak voor evenementen werk je in een klein projectteam onder leiding van een projectleider (scrum master), die het taakbeheer en de voortgang van het eventproject opvolgt en in goede banen leidt. Zo kun je als team continu bijsturen en ben je flexibel bij veranderende omstandigheden, een essentiële vaardigheid in de tijd en de sector waarin we nu leven. Tekortkomingen, vergetelheden, fouten of problemen worden zo snel opgespoord en kunnen dan door het team aangepakt worden.

Je event project aanpakken volgens een agile en professionele event project management aanpak, kent talrijke voordelen. We lijsten de belangrijkste voor je op. Om te beginnen bouw je een efficiënte workflow op voor elk van je event projecten. Met een stevige event project management aanpak en een event management software volg je je hele project van het begin tot het einde in detail op. Je kunt al je taken aanmaken, toewijzen aan de juiste verantwoordelijke, de taken opvolgen in kolommen (met drag-en-drop/slepen). En je ziet heel eenvoudig welke opdrachten nog openstaan bij jezelf of bij je teamleden. Als je een event project management software gebruikt, weet je bovendien dat de informatie waarover jij en je teamleden beschikken, altijd up-to-date is. Projectplanning als het ware 'made easy'.

Hierdoor breng je je (interne en externe) team sneller in actie, vaak een gigantische olifant in de kamer bij het organiseren van evenementen. Doordat je gestructureerd samenwerkt en duidelijke afstemming creëert rond je eventproject door vooruitgang of opmerkingen toe te voegen aan elke taak, breng je alles samen op één plek en vergeet je niets meer. Doordat de informatie altijd gedeeld wordt, groeit ook het 'collectieve geheugen' van je team sneller. Bovendien hebben je teamleden inhoudelijk meer bij te dragen over het project, kunnen ze vaak meerdere rollen opnemen en kun je ze verschillende taken toewijzen, van adviseur tot uitvoerder of ontwerper. Je daagt je team zo uit om nieuwe dingen te proberen, en dat is de ideale voedingsbodem voor innovatie en creativiteit. Dat komt de persoonlijke ontwikkeling van je medewerkers ten goede, een van de aspecten die een belangrijke rol spelen bij hun werkmotivatie en -geluk.

Je vergroot ook de transparantie in je teamcommunicatie en in de uitvoering van je eventmanagement, wanneer je team op dezelfde locatie als jij werkt, maar ook als ze aan de andere kant van de wereldbol zitten: de neuzen blijven in dezelfde richting. En groei je, organiseer je meer evenementen, of worden je projecten groter? Dan ben je met professioneel projectmanagement en speciale projectmanagementsoftware voor evenementen helemaal klaar voor de toekomst; je aanpak en je software is schaalbaar op maat van elk eventconcept en -team van elke grootte en samenstelling.

Met een agile event project management aanpak bouw je ook aan een sterk team. Door op een heel directe manier samen te werken met een klein team en de uitdagingen te delen, ontwikkelen de mensen bovendien een krachtige 'yes, we can'-mentaliteit. Met die spirit realiseren de team members binnen dezelfde termijn een beter resultaat omdat er constant prioriteit wordt gegeven aan wat echt belangrijk is in het event management.

Helemaal overtuigd van al de argumenten die we opsomden over het nut van eventprojectmanagement en eventprojectmanagementsoftware? Met trots stellen we de eventplanner.net checklists voor. Evenementen organiseren wordt eenvoudig met deze planningsoftware. In de software start je met het creëren van een evenement, je lijst alle taken op inclusief omschrijving van de taak, prioriteit, verantwoordelijke en je kent een status toe. De status van de taken pas je doorheen je evenementmanagement in een wip aan via een eenvoudige drag-and-drop. Jij kiest, je geeft je teamleden een lees-toegang, of je kent hen ook edit-rechten toe. Echt digitaal samenwerken wordt zo mogelijk met deze eventprojecttool.

Je hebt het druk genoeg als eventprofessional en je uitdagingen zijn legio. Daarom maken we het je bij eventplanner.net graag nog gemakkelijker: we vulden de online eventchecklists zelfs al vooraf met enkele items, afgestemd op het type event dat je gaat organiseren. Een item verwijderen, als er eentje tussen staat dat niet past bij je eventconcept, of toevoegen is een fluitje van een cent.