Je uiteindelijke doel als eventplanner is om waarde te creëren en om je bezoekers te helpen om bepaalde aspecten van hun leven, bedrijf of carrière te optimaliseren. Of het gebruikte middel nu onderwijs, entertainment, creativiteit of actieve betrokkenheid is; je gasten moeten een bepaalde verbetering kunnen zien na het bezoeken van jouw evenementen.
Je wil niet dat je bezoekers vertrekken zonder nieuwe contacten te hebben gelegd, relevante informatie te hebben ingewonnen of waardevolle ideeën te hebben opgedaan. Zoals Kevin Van der Straeten, de oprichter van eventplanner.be /.nl en de schrijver van het boek EVENTS 2 - Hoe organiseer je een geslaagd evenement? aangeeft: "je creëert alleen waarde als je een gedragswijziging bij je deelnemers kunt realiseren."
Zoals Kevin verder stelt: "het volstaat dus niet om vanuit je buikgevoel een aantal leuke acts na elkaar te boeken, en dan te duimen dat dit het gewenste effect heeft op je deelnemers. Nee, je moet ze overtuigen door middel van een goed uitgedachte strategie, op basis van een combinatie van elementen, om hun gedrag daadwerkelijk te veranderen."
En om het gedrag van je bezoekers te veranderen, moet je wat meer moeite doen en met een andere event setup komen, om je gasten de mogelijkheid te geven om van het maximale potentieel van je conferenties, seminars of beurzen te kunnen genieten.
Met andere woorden: het volstaat niet om sterke content en nieuwe en interessante sprekers te regelen. Je moet een krachtige context bieden, die van echte toegevoegde waarde is voor je bezoekers en die ze motiveert om hun gedrag te veranderen.
Hier zijn een aantal dingen die kunt doen:
Tip 1. Zorg dat je gasten hun keuzes kunnen uitdrukken
Volgens Joyce Bromberg, Vice-president van Innovatie en Vooruitzicht bij Convene, willen bezoekers genoeg mogelijkheid hebben om te beslissen op welke manier ze de eventbeleving willen aanpassen. Zoals Bromberg aangeeft willen mensen "even weg, zonder weg te zijn" op evenementen.
Dus in plaats van dat je de gebruikelijke indeling regelt, zorg je voor verschillende soorten ruimtes waar bezoekers hun tijd zelf kunnen indelen (voor discussies na het evenement, activiteiten, pauzes of netwerken). Volgens Bromberg biedt deze beleving, waarin de mens centraal staat, toegevoegde waarde door het scheppen van een emotionele band met de bezoekers, die niet belemmerd worden door de indeling van het evenement, en die zelf kunnen bepalen hoe ze hun tijd indelen.
Tip 2. Ga voor conversationele evenementen
De oude dynamiek; "de spreker spreekt, en ik maak aantekeningen" werkt niet meer. Mensen willen in gesprek kunnen gaan en verbinden met de kennisbron. Door het evenement meer in een discussie dan in een lezing te veranderen, moedig je deelnemers aan om te verkennen en de discussie te verlengen, waardoor je bijdraagt aan een beleving waarbij bezoekers betrokken worden.
Tip 3. Zet een B2B-matchmakingdynamiek op
Bezoekers komen niet alleen naar je evenement om te leren en zich te vermaken, maar ook om met mensen in contact te komen en te netwerken. De gebruikelijke netwerkindeling kan hun beleving echter negatief beïnvloeden. Voordat gasten naar je evenement komen, hebben ze geen idee wie er nog meer komt. En zelfs als ze het wel weten, dan weten ze niet zeker of ze de kans zullen krijgen om met hem/haar te praten. Daarnaast kan netwerken een moeilijke taak zijn, zeker als je bezoekers niet weten hoe je onbekenden benadert en met ze spreekt. Om deze problemen te voorkomen en om je gasten te helpen om waardevolle contacten te leggen, kun je een B2B-matchmakingdynamiek opzetten.
B2B-matchmaking is een vrij nieuw begrijp en verandert de wereld van het netwerken door gasten toegang te geven tot de bezoekerslijst, zodat ze concreet kunnen afspreken met voor hen interessante mensen. Door de gebruikelijke ongemakkelijkheid van het netwerken weg te nemen en hen de volledige controle te geven over deze dynamiek, geef je ze nieuwe en waardevolle contacten die van echte waarde kunnen zijn voor hun carrière of bedrijf.
Conclusie
Het is gemakkelijker om een goed evenement te organiseren en runnen (geweldige sprekers, sterke inhoud, coole locatie, etc.) dan om manieren te vinden om je bezoekers te helpen het maximale uit jouw evenement te halen. Dus als je echte waarde wil toevoegen aan de levens, carrières of bedrijven van je gasten, dan bied je een conversationele context waarmee je ze in gesprek brengt, een concrete netwerkdynamiek om waardevolle contacten te leggen en alternatieve ruimtes om ze genoeg opties te bieden.
