Over onze boeiende en veelzijdige job als eventplanner bestaan nog heel wat misverstanden en vooroordelen. Hoe vaak krijg je bijvoorbeeld niet de vraag: 'Kan jij mijn verjaardagsfeestje even regelen?'
Je hebt het zeker al wel meegemaakt. Als je vertelt dat je eventplanner bent, krijg je onmiddellijk een etiket op gekleefd. Eentje dat wel met de job te maken, maar de verscheidenheid ervan vernauwt tot één facet.
We zetten de 4 meest voorkomende vooroordelen op een rij:
- Oh, dan ben jij een echt feestbeest!
Oké mensen, voor eens en voor altijd: het is niet omdat we graag events organiseren dat we er zelf helemaal los gaan. Onze taak is er voor te zorgen dat jullie voor 100% van het event genieten, niet dat wij ons zelf te pletter amuseren. Integendeel, hoe vlotter alles verloopt, hoe harder de eventplanner werkt.
- Kan jij mijn verjaardagsfeestje even regelen?
Wij zijn ook geen organisatoren van feestjes voor vrienden, familie, enz. Dat kunnen we uiteraard en doen we wel graag, maar daar ligt onze toegevoegde waarde niet.
- Organiseer jij dan ook vergaderingen en teambuildings?
Een vergadering of teambuilding organiseren voor je bedrijf is niet hetzelfde als een event of congres organiseren. Management assistants zijn uitstekend geplaatst om dat te regelen. Zoeken ze iets speciaals, dan kunnen ze op ons beroep doen.
- Spring jij even bij aan de registratiebalie en maak je wat kopietjes?
Nee, een loopjongen zijn we ook niet. Uiteraard zijn we super flexibel en springen we bij waar het dreigt mis te lopen. Staat er een lange rij bij de registraties, dan steken we zelf de handen uit de mouwen. Maar knoop het goed in de oren: het is niet onze job. Heeft iets anders onze aandacht nodig dan moeten we verder.
Wat is een eventplanner dan wel?
Als eventplanner ben je een creatieve duizendpoot die over heel wat skills moet beschikken:
- People manager
Je bent een geboren people manager. Je stuurt niet enkel je eigen team aan, maar moet ook een legertje tijdelijke medewerkers weten te motiveren om het uiterste te geven op jouw evenement.
- Storyteller
Verhalen vertellen zit in je bloed. Je bedenkt sterke concepten die het verhaal van je opdrachtgever vertellen in een unieke beleving voor de gasten.
- Budgetbewaker
Je werkt met een strak budget waarbinnen je de verwachtingen van je klant en gasten moet overtreffen. Discipline en creativiteit zijn dan ook aan de orde om het budget in evenwicht te houden.
- Marketing & PR officer
Jij hebt een stevige marketing-bagage. Je event promoten is dan ook één van de belangrijkste onderdelen van je job. Je bedenkt straffe PR stunts en doeltreffende campagnes. Alles om je event onder de aandacht te brengen en gasten te overtuigen om zich te registreren.
- Sales talent
Je moet je event niet alleen verkopen aan het publiek maar ook aan sponsors en partners. Een gezonde dosis sales-skills mag dus zeker niet ontbreken.
- Onderhandelaar
Je werkt met vele verschillende partijen en onderaannemers en onderhandelt vlot over waterdichte contracten. Je hebt je onderhandelingstechnieken dus goed onder de knie.
- Projectmanager
Van ontwerp over planning en uitvoering tot opvolging, alle fasen van projectplanning heb je in de vingers en geen detail ontsnapt aan je aandacht.
- Crisismanager
Je houdt het hoofd koel in noodsituaties en denkt in oplossingen wanneer er toch iets mis loopt op je event.
