Transcript
Van harte welkom bij Eventplanner.tv. Project management is de ruggengraat van elk geslaagd evenement. Toch loopt het net daar regelmatig fout. Karen Boers van Expert Academy is trainer project management en laat zien hoe je de valkuilen kan omzeilen.
Dag Karen. Welkom in onze studio.
Hoi!
Project manager is zowat de ruggengraat van een evenement.
Klopt.
Maar toch loopt het net daar heel vaak mis. Hoe komt dat?
Ik denk dat het vooral komt omdat mensen op zichzelf gewend zijn om met projectjes en projecten om te gaan. Ook in ons dagdagelijkse leven doen we dat eigenlijk heel veel. Alleen zijn heel veel van de afspraken die je daarvoor maakt intuïtief, of val je terug op gewoontes. Als je in het huisgezin met je partner een etentje organiseert voor de vrienden, dan is dat in wezen ook een project en dan maak je expliciet of impliciet afspraken over wat in welke volgorde gaat gebeuren, wie er gaat poetsen, wie er boodschappen doet, wie er gaat koken, wat er precies in huis gehaald moet worden. Eigenlijk, de hele volgorde der dingen tot je je gasten kan ontvangen en je het eten op tafel kan zetten. En in wezen zijn alle andere projecten van dezelfde orde. Alleen kun je dan veel minder terugvallen op die gewoontes. En hoe groter en complexer die projecten worden en hoe meer verschillende partijen daarbij betrokken zijn, hoe belangrijker het wordt om die afspraken heel duidelijk en expliciet te maken.
Ik wou het net zeggen. Op zo’n moment heb je inderdaad veel meer partijen die op de hoogte moeten zijn van al die afspraken.
Ja. Dat klopt. En dan wordt het heel gevaarlijk als je er vanuit gaat dat iemand anders iets zal doen, of dat je denkt dat iets gebeurd is. Het zijn vooral al die ongecontroleerde vooronderstellingen, zoals we dat dan noemen, die heel gevaarlijk kunnen zijn in een project en die er vaak toe leiden dat het in een latere fase, in de uitvoeringsfase, misgaat. Terwijl de oorzaak van het probleem eigenlijk niet zozeer in de uitvoering zit, maar wel in het gebrek aan planning die eraan voorafgegaan is. Planning is belangrijk omdat je daar de volgorde gaat bepalen wat wanneer klaar moet zijn, wie die uitvoering precies voor zijn rekening gaat nemen, ook wie de verantwoordelijkheid daarvoor draagt, waar en wanneer de beslissingen moeten genomen worden. En zo maak je eigenlijk heel het ruwe plaatje vooraleer je de puzzel in elkaar gaat zetten. En het gebrek aan planning, het gebrek aan afspraken, het gebrek aan structuur, zorgt er vaak voor dat de puzzel niet meer past op het ogenblik dat je probeert om ze in elkaar te leggen.
Ik hoor je net al zeggen: uitvoeringsfase. Dus dan neem ik aan dat er ook al fasen vooraf zijn.
Dat is het grote probleem. De meeste mensen beginnen meteen met de uitvoering zonder inderdaad die fasen vooraf even ernstig te nemen en de fase die eraan voorafgaat...
Vaak is er wel een draaiboek, maar is dat echt zo op voorhand snel even oplijsten van wat moet er gebeuren, zonder meer.
Klopt. Zonder meer. Zonder dat ook dat draaiboek in voldoende mate van detail wordt geëxpliciteerd en ook vaak zonder dat het draaiboek tijdens de duurtijd van zo’n project opnieuw ter hand wordt genomen. Want de dingen veranderen nu eenmaal. En de afspraken die je zes maanden geleden, of een jaar geleden, hebt gemaakt. Als je een grote conferentie organiseert, gaat daar vaak een jaar tot anderhalf jaar aan voorbereiding aan vooraf. De afspraken die een jaar geleden hebt gemaakt, die gelden misschien vandaag niet meer. Dus dat handboek en dat draaiboek moet regelmatig opnieuw ter hand genomen worden en even gecheckt worden tegen de realiteit. En dat moet bijgestuurd worden op de momenten dat dat nodig is. En het kan heel vervelend zijn als je een jaar geleden bijvoorbeeld een locatie hebt geboekt voor een bepaald evenement en intussen is je hele concept veranderd of je moet een heel andere doelgroep aanspreken en er komt een bepaald element in het evenement dat je toen nog niet had kunnen voorzien...
Gebeurt dat in de praktijk dat je echt zo'n drastische veranderingen...
Ja, toch wel. Dan wordt er bijvoorbeeld plots beslist dat er een hele demonstratie bij moet komen, dat je eigenlijk een soort demo-monent, een toon-monent wilt inlassen in een evenement en dan is het wel belangrijk om snel te gaan aftoetsen of dat überhaupt haalbaar is met die locatie. Of ook bijvoorbeeld de catering zich daar op kan afstemmen. Of je voldoende ruimte hebt om de mensen toch nog een beetje rustig te laten rondlopen en met elkaar [kunnen] praten zonder over de kabels en de demonstraties te gaan struikelen. En daar wordt heel vaak overgekeken.
Dus dat draaiboek opstellen is eigenlijk een continu proces.
Da's een continu proces. Je begint met dat zo goed mogelijk in te schatten en zoveel mogelijk variabelen te proberen in te schatten en daar afspraken rond te maken, maar eigenlijk, op elk moment dat je een stapje verder gaat met je organisatie, moet je dat terug ter hand nemen, even opnieuw evalueren of de afspraken die gemaakt zijn – en die hadden moeten uitgevoerd zijn – of die ook uitgevoerd zijn naar wens, of de kwaliteit volstaat, of dat impact heeft op het verdere verloop van het project, en of er andere dingen veranderd zijn, randvoorwaarden veranderd zijn, waardoor je eventueel je planning voor de toekomst nog even moet bijsturen.
Nu, je zei daarnet ook: de mate van detail waarin je zo'n planning gaat uitwerken... hoe bepaal je dat, want natuurlijk aan de ene kant wil je snel en efficiënt werken, en dat zo beknopt mogelijk houden, aan de andere kant heb je wel een bepaalde mate van detail nodig, zodanig dat iedereen het begrijpt.
Ja. In het ideale geval heb je de twee. Je hebt eigenlijk een planning op een wat hoger niveau waarbij je meer de blokken en de verantwoordelijkheid voor de blokken uit elkaar gaat zetten. Opnieuw, in de evenementenorganisatie is er meestal iemand verantwoordelijk voor de logistieke aspecten, voor de locatie, voor de catering, voor de audiovisuele ondersteuning. Er is meestal ook iemand verantwoordelijk voor de communicatie rond een evenement: voor de campagne, voor het werven van de deelnemers aan het evenement, voor de design en de vormgeving. Er is meestal ook iemand verantwoordelijk voor het programma, voor de inhoud van je evenement. En het is belangrijk dat je op het hoogste niveau, meestal in een stuurgroep, in een groep van mensen die toch een zeker beslissingsrecht hebben rond al die aspecten, het is belangrijk dat die regelmatig samenzitten om op dat hoogste niveau even af te toetsen of alles nog op de juiste golflengte zit en of de volgorde der dingen gewaarborgd blijft. Maar elk van die mensen werkt over het algemeen ook met een eigen team om de detaillering van die verantwoordelijkheid, van dat aspect, van die communicatiecampagne, van die logistieke organisatie voor zijn rekening te nemen, en hij of zij moet natuurlijk die planning in veel meer detail gaan uitwerken. En ook daar weer verantwoordelijkheden afspreken.
Betekent dat ook dat je bijvoorbeeld voor je leveranciers ook maar een deel van je planning en je draaiboek gaat doorgeven?
Liefst wel. Anders ga je die mensen onwaarschijnlijk verwarren met een heleboel informatie waar zij eigenlijk niks aan hebben, die alleen maar tot misverstanden kan leiden, en... Informatie is belangrijk, correcte informatie en tijdige informatie, maar ook niet meer dan nodig. En dat is inderdaad ook een van de vuistregels die we proberen mee te geven in de training. Iemand moet het overzicht hebben over de hele planning en de hele organisatie – een projectleider liefst – maar niet iedereen hoeft toegang te hebben tot heel die overvloed aan informatie. Iedereen heeft eigenlijk alleen dat stukje nodig dat voor hem of voor haar relevant is. Net voldoende om te kunnen uitvoeren waar hij of zij voor verantwoordelijk is.
Jij hebt zelf heel lang aan het hoofd gestaan van een afdeling die zich bezighield met het organiseren van evenementen. Wat zijn nu volgens jou de grootste valkuilen als organisator?
Zeker als je een team hebt waar[mee] regelmatig evenementen worden georganiseerd, dan is eigenlijk het grootste gevaar dat je te veel op gewoontes gaat terugvallen en er vanuit gaat: het was vorige keer zo dus het zal opnieuw zo lopen. En er zijn altijd dingen die veranderen. En zeker in evenementenorganisatie werk je toch altijd weer samen met andere externe partijen: er komt een nieuwe leverancier bij of er is een andere partij betrokken bij het evenement, of je spreekt een nieuwe doelgroep aan en gaat dus je campagne daar een beetje op moeten afstemmen. En het gevaar is als je een heel geroutineerd team hebt, dat je iets te weinig rekening gaat houden met die veranderende factoren en dat je van je nieuwe leverancier gaat veronderstellen dat die jouw manier van werken kent...
Hoe los je dat dan op in de praktijk?
Opnieuw door in elke fase toch heel even dat stapje terug te zetten, eventjes dat reflectiemoment te hebben en te denken: ik ga ervan uit dat... maar is dat wel zo. En even na te denken welke van die afspraken, welke van die verwachtingen van mij als organisator moet ik toch even onder woorden brengen, of moet ik even verifiëren: bent u ook gewend om op deze manier te werken? Vindt u het goed als ik het zo aanbreng? Vindt u dit voldoende informatie? Heeft u daarmee genoeg? En het zijn eigenlijk die feedbackmomenten die heel vaak over het hoofd gezien worden.
En wat is volgens jou, als je zo terug kijkt, het ergste wat er ooit is gebeurd, net door een fout in dat planningsproces?
Wel. Nog heel recent heb ik het zien gebeuren dat een evenement eigenlijk al helemaal in kannen en kruiken was, met behoorlijke sprekers van een hoog niveau – iemand van de Commissie, een minister die uitgenodigd was, en een heleboel ervaren ondernemers – dus dan ga je ervan uit dat het in orde is. En dan bleek een maand voor het evenement ongeveer dat de locatie per ongeluk dubbel geboekt was geraakt, want dat eigenlijk de reservatie van de zaal nooit bevestigd was geweest. Er was een optie genomen, maar die optie was niet bevestigd. En dus was de locatie ervan uitgegaan dat het niet meer hoefde en die zaal was overboekt geraakt. En dan zit je daar met die lange lijst van sprekers, met tickets die al verkocht werden en alles...
En alle gasten die al op de hoogte waren van de locatie...
Absoluut. Honderden tickets verkocht en dan moet je op dat moment naar een andere locatie uitwijken. Dat is heel pijnlijk.
Dat kan ik me voorstellen. Karen, super bedankt voor je komst naar de studio.
Heel graag gedaan.
En u beste kijker, bedankt voor het kijken en alweer tot volgende week.
