Transcript
Wat als het noodlot toeslaat op jouw evenement? Ben jij als organisator klaar om het hoofd te bieden aan een grootschalige ramp? Wellicht is niemand ooit echt klaar voor. Toch zijn we heel wat zaken waar je op voorhand rekening mee kan houden om de gevolgen van een ramp te beperken. Tom Bellens is event organisator en preventie-adviseur. Welkom bij eventplanner.tv
Dag Tom. Welkom in de studio.
Welkom.
Er kan op elk evenement iets mislopen en kan ontaarden in een ramp? Hoe bereid je je eigenlijk daar op voor?
Wel, eigenlijk is het heel moeilijk om daarop voor te bereiden. Je kan je er alleen op voorbereiden door heel veel training te hebben en heel veel kennis opgedaan te hebben, want elke ramp zoals het woord zegt is onverwacht en bestaat allemaal uit elementen waar je nog nooit van hebt gehoord of toch een kleine kans dat die op voorhand toch voor zijn gekomen. Het is de aaneenschakeling van heel veel ervaring opgedaan hebben, een heel groot netwerk en heel veel oefeningen daar rond gedaan te hebben om daarop voor te bereiden. Dat is eigenlijk de key tot het succes.
Maar dan hoor ik je zeggen: oefeningen. In de evenementsector worden er niet zoveel oefeningen gedaan?
Nee, inderdaad. Daar zitten we vaak te teren op een stukje kennis en op een beperkte ervaring, maar inderdaad oefeningen; dat is iets wat wij in evenementsector helemaal niet kennen. We baseren ons op de voorgaande events, dat is het referentiekader, maar eigenlijk kennis delen of nieuwe impulsen krijgen of van collega's leren is eigenlijk in onze sector is nog iets wat in de kinderschoenen staat. Dat klopt.
Ja. Maar waar moeten we die kennis dan vandaan halen?
Ik denk dat je die kennis uit de opleidingen kunt halen via scholing; een aantal hogescholen zijn ermee bezig.
Echt specifiek op rampenmanagement enzoverder?
Ja, inderdaad. Bijvoorbeeld bij Ranst in Antwerpen heb je een specifieke opleiding rampencoördinatie; dat is op de campus Vesta, dat is van de provincie Antwerpen en daar wordt u echt getraind in zowel communicatievaardigheden, organisatie van rampen; ervaringen opdoen, stukje medische ervaring daarin en vooral hoe ga ik coördineren en hoe ga je stukje delegeren? Want daar gaat het vaak over. Ramp coördineren wil zeggen; je moet met heel veel verschillende factoren samenwerken, ook met heel veel mensen... we noemen dat multidisciplinaire aanpak... dat wil zeggen dat je heel veel mensen bij elkaar moet brengen en toch zo snel mogelijk in een soort van roulatie kan gaan raken. Dat is de uitdaging in ieder geval.
Maar als je zegt verschillende expertises samenbrengen, dan moet je toch op voorhand daar over nagedacht hebben zodat je event team eigenlijk uit mensen met verschillende achtergronden bestaat.
Ja, dat klopt. Je denkt... ik heb zelf daarover een presentatie uitgewerkt en dat heeft te maken met het multidisciplinaire aanpak wil zeggen dat je op voorhand na moet gaan kijken welke elementen heb ik nodig? De meeste kent men traditioneel uit een event, dat is het logistieke gedeelte. Je hebt iemand nodig op technisch gebied, je hebt iemand nodig die met contextmanagement bezig is. En dan wordt er vaak iemand genomen voor algemene veiligheid, dat is al een goed begin. Maar ik denk dat je daar verder op in moet gaan. Je hebt in België meerdere mensen zoals een Chris De Smet of een Donald Goedheid of een Thierry Van Keirsbilck die echt bezig zijn met veiligheid. Maar het gaat verder, hoe kan je die veiligheid en dat besef van risico analyses hoe ga je dat in een bedrijf en dat wil zeggen dat je eens met iemand samen te gaan werken van de preventie dienst. En dat wil zeggen dat je bij het management een bewust wording moet doen. Zich pleit rijk voor een eventteam, bestaat niet alleen uit event mensen. maar bestaat uit mensen van het management, bestaat uit mensen van de preventie 'health safety' bijvoorbeeld. Ook al hebben die in hun visie een kleine rol maar is wel een heel belangrijke rol.
Want op het moment dat iets mis loopt moeten er cruciale beslissingen genomen worden. Dan wil je wel dat die op hoog niveau genomen worden of door mensen die daar ervaring mee hebben.
Ja, dat klopt en dan heb je die ervaring enerzijds nodig maar ook heb je duidelijke afspraken die voor teams gemaakt zijn. Je kan niet op het event zelf nog aan de bel gaan trekken bij de CEO om te vragen er is dit gebeurd, hoe gaan we actie ondernemen? Dat moet eigen een proces zijn dat eigenlijk kant en klaar ligt. En als je spreekt over een proces, wil dat zeggen dat je moet er op getraind zijn. Je proces kan je niet op een kaft of papier in een draaiboek steken en op het moment de nood het hoogst is om dat boven te halen.
Ja. Ja als het zover is om dan die kaft nog te zoeken, dat gaat niet goed komen.
Dan ga je die zeker niet vinden en dan ga je die nooit goed gebruiken, je zou kunnen zeggen dat je een aantal processen op voorhand zou moeten implementeren en tegen mensen zeggen, nou goed als er iets gebeurd tot bij de hostess. Wat is jou verantwoordelijkheid en wat is jou rol daarin? Wat is de master cermony bijvoorbeeld die op het podium staat. Gaat hij de mensen aanspreken, gaat hij bijvoorbeeld rust bedaren wat op festivals gebeurd. Dus iedereen heeft daar zijn rol in. Men kan nooit op het moment zelf nog allemaal in actie komen.
Maar je zegt, daar moet op geoefend worden? Op een echt evenement, zoiets hoeft ook niet, want ja daar staan dan al je klanten van sorry mannen wij gaan even een brand oefening doen. Dat is ook niet echt gebruikelijk.
Nee dus daar zit een uitdaging in. Je kan inderdaad heel moeilijk op bepaalde evenementen, zeker waar veel mensen aanwezig zijn, om dat toe te passen. Ik ben ervan overtuigd dat je door een deel opleiding en door een kleine, wat men een zandbak oefening noemt; dat is een term uit het leger nog, waar je eigenlijk situaties gaat naspelen. Natuurlijk is dat niet levensecht maar je gaat wel die proces en hoe een bepaalde doelgroep daarop gereageerd leren. Of hoe ga je kritisch om met een aantal elementen. Typisch bij een ramp is dat je gebrek hebt aan mensen, middelen. Je hebt altijd tekort, hoe ga je daartegenover staan? Je had mensen bij moeten vragen op zo een evenement bijvoorbeeld. Dus je gaat een aantal gedachteprocessen op gang zetten die jou gaan helpen. Ideaal wordt het geoefend, maar ik vergelijk het met een brandoefening op een school, vroeger zei men dat het ook niet kon mits het op een goede manier toe te passen en misschien zelfs communicatief te gaan inzetten, kan dat absoluut een meerwaarde zijn en ga je tot bewustwording komen met de mensen.
Je hebt zelf meegedaan aan een grootschalig rampoefening die niet zozeer in het kader van evenementen waar je een belangrijke rol in de communicatie hebt gespeelt en ook sociale media bent gaan gebruiken. Hoe belangrijk zij dat soort nieuwe vormen van communicatie in het bestrijden van rampen, zal ik maar zeggen?
Ja, zeer belangrijk. Wat we merken is dat we enerzijds constant op zoek zijn naar informatie. Mens is constant op zoek naar; waar zitten de waarheden bij een ramp? Hoeveel mensen zijn slachtoffer geworden? Wat is het toestand van het weer bijvoorbeeld, zoals we de laatste tijd veel hebben meegemaakt. Dus de mens is constant op zoek naar informatie. Vroeger dachten we dat de informatie konden krijgen vanuit de spelers of de actoren die meededen. Maar we zijn ons van bewust dat de buitenwereld ook heel veel informatie met zich mee kan brengen. En hoe ga je die informatie tot aan jou krijgen? Vroeger was ik vooral bezig met outbound informatie sturen. Nu krijg je een hele stroom van informatie. Bijvoorbeeld de ramp die ik mee gecoördineerd heb, ging het over hoe ga je tussen die stroom van communicatie eigenlijk, hoe ga je daar informatie uit halen? Want iedereen heeft zijn mening, iedereen heeft zijn visie; zeker op Twitter bijvoorbeeld. Iedereen heeft zijn visie of zijn insteek. Maar zolang je de context niet kent, het grote geheel of het grote verhaal... als je een beetje een helicopterview hebt... dan ben je beperkt tot details. En het is om uit die details een grote verhaal te maken. Dus het is zeer belangrijk, maar het is ook uitdagend om daarmee overweg te kunnen momenteel.
Ja maar, als we nu kijken naar de meeste grote evenementen, die hebben al wel een communications manager of iemand die met sociale media bezig is, maar die is ook helemaal niet voorbereid op het feit; als er iets gebeurt, wat is dan mijn rol daarin en hoe ga ik met de communicatie om?
Dat is het eigenlijk mijn uitdaging momenteel of het streven waar ik momenteel mee bezig ben, proberen om die twee werelden die op het eerste gezicht ver uit elkaar staan. De creatieve wereld, organisatoren, de evenementen, de festivals etc en anderzijds heb je de wereld van preventie-adviseurs, rampencoördinatoren, crisiscommunicatie etc; dat die meer dan ooit dicht bij elkaar kunnen zijn. En als je net als ik de opleiding van beide kanten hebt genoten, dan kun je eigenlijk een analyse maken en een vertaalslag maken. Je kan dan eigenlijk begrippen uit de preventiewereld toepassen op de communicatiewereld en de zaken in de communicatiewereld, die heel hard nodig zijn of die heel hard in gebruik zijn, kun je toepassen op de preventiewereld. Het is die koord eigenlijk bewandelen dat heel leuk is, omdat je eigenlijk van beide kan leren en beiden staan ook heel open beide partijen.
Maar, heeft het dan geen enorme impact op hoe bijvoorbeeld teams binnen evenementen bureau's of binnen bedrijven, het eventteam, zijn samengesteld? Want vaak is het samenbrengen van een aantal mensen die creatief zijn die misschien ook nog wel logistieke of projectmatige vaardigheden hebben, maar daar houdt het vaak ook wel op.
Ja, het blijft absoluut een soort van een bewustwording en mijn gevoel zegt dat we inderdaad een stap verder moeten gaan, en dat eventcoördinatoren eigenlijk een basisopleiding, wat we noemen VCA, preventie-analyses kan maken. Zodanig dat ze de basis wel kunnen toepassen en vooral bewust worden van; wat als en dat ze kunnen nadenken van; wat heeft een mogelijke beslissing als gevolg? Dat kan zijn; ik heb een locatie gekozen, wat heeft dat als gevolg als het slechte weer is? Ik heb een bepaalde partner gekozen. Als ze kritisch gaan denken "van wat als" en anderzijds is het ook heel interessant om de mensen die bezig zijn met ramppreventie om ze eigenlijk in de wereld brengen van organisatoren. Het lijkt me zeer interessant, bijvoorbeeld op festivals, een kruisbestuiving die waarbij beide partijen heel veel van elkaar kunnen leren. Maar ik denk inderdaad dat het tijd wordt om de event management naar een hoger niveau te trekken en waarbij werd buiten het creatieve aspect ook van de veiligheidsaspect bewust worden.
We komen natuurlijk op een van de grootste pijnpunten. Dit soort zaken hebben natuurlijk ook invloed op het budget en dan kan ik me bij voorstellen dat heel veel organisatoren zeggen; het zal wel, maar voor mijn volgende evenement is de kans heel klein dat daar iets gaat gebeuren, ik neem het risico wel. Want dat extra budget heb ik er niet voor over. Is dat niet een risico?
Dat is een berekend risico. Het is ook een term, berekend risico, bij de preventiediensten. Je moet dan gaan afwegen wat de voordelen zijn ten opzichte van het risico en je gaat dat pas beseffen als je zoiets hebt meegemaakt. Vooral een aantal organisatoren die zoiets hebben meegemaakt, die gaan over veiligheid praten op een heel andere manier of een hele andere insteek hebben dan mensen die het nog niet hebben meegemaakt. Het is een beetje zoiets als een verzekering. Je denkt dat je veel te veel betaald totdat je het ooit nodig hebt, dan denk je; had ik maar een andere formule gekozen of had ik me maar veel eerder ingedekt. Je gaat het eigenlijk pas missen als je het een keer nodig hebt.
Wat is er dan volgens jou op dit moment nodig om die sector, in eerste instantie, maar ook die opdrachtgevers te overtuigen om ongeveer mee nu toch serieus mee bezig te zijn en om daar ook een stukje budget voor vrij te maken?
Ik denk dat er inderdaad vanuit de beroepsvereniging ACC, die daar ook mee bezig zijn, bewustwording moet gaan gebeuren zowel van de event kantoren als naar de klanten. Want het is inderdaad, als het een kost wordt bij een event agentschap, dan moet iemand die gaan betalen. Er moet een bewustwording gebeuren.
Jaja, natuurlijk.
Ik denk dat we moeten beginnen met een bewustwordingscampagne en daar rondom werken. Anderzijds vooral elkaar proberen te leren kennen, en zoveel mogelijk lijkt mij bestaande… zowel corporate events als festivals... dat die twee partijen elkaar gaan ontmoeten en daarover gaan praten. Want ik denk dat dat momenteel het moeilijkste is. Beide partijen zitten op een andere spectrum in het event landschap en die gewoon bij elkaar brengen op voorhand waardoor ze kennis delen. En de kennis delen in de event sector ook onder de agentschappen, waarom niet?
Maar dat is iets wat heel weinig gebeurt in onze sector.
Ja, dat klopt. Er zijn heel veel agentschappen die heel veel kennis in zich hebben en ik denk dat het tijd is om het gaan delen met elkaar. Dan bedoel ik niet het creatieve concept. Het creatieve concept is iets dat eigenlijk, de USP’s voor een event agentschap of het onderscheidend vermogen, maar hoe heb je het evenement aangepakt? Wat zijn de learnings dat je eruit hebt gehaald; wat heb jij als de briefing van de klant of van de technische leverancier; wat heb jij kunnen leren uit het proces dat elk ander agentschap ook kan gebruiken? Want alleen zo kunnen wij hiervoor nog naar boven brengen, lijkt mij.
Lijkt mij heel belangrijk. Ik ben vooral benieuwd hoe het gaat aflopen Tom. Bedankt voor je komst naar de studio.
Graag gedaan.
En u beste kijker. Bedankt voor het kijken en alweer tot de volgende week.
