Onlangs schreef etouches de post 'Evenementensponsoring: 4 manieren om een sponsor te overtuigen', waarbij eventplanners enkele tips krijgen over hoe ze bedrijven kunnen overhalen om in hun evenement te investeren.
Het begint met het opbouwen van een relatie, het tonen van waarden, het doen van een ongelooflijk aanbod en het laten zien hoe ze met de aanwezigen moeten omgaan.
"We wilden een stapje verder gaan door meer tips, trukjes en manieren te geven voor het sluiten van deals met evenementensponsors. Ons bekwame en ervaren team van professionals bij etouches laat zien hoe je sponsors over de streep kan trekken door een eenvoudige zin te zeggen, 'mijn evenement is uw evenement'."
Weet wat ze willen
Sponsors beslissen aan jouw evenement deel te nemen omdat ze verwachten dat hun investeringen zullen renderen, en hopelijk veel. Hoewel je dat rendement niet kan garanderen, kan je jouw sponsors geruststellen door ze te laten weten hoe groot de koopkracht van je publiek is. Als je mogelijke sponsors laat weten dat jouw publiek de middelen heeft om te 'kopen' en dat er belangrijke beslissers aanwezig zullen zijn, dan kan je dat een sponsorcontract opleveren.
Eens je de aandacht van een paar bedrijven hebt, moet je jouw sponsorvoorstellen samenstellen. Maak geen alledaagse sponsorpakketten, maar pakketten die op de behoeften van deze bedrijven gericht zijn. Het is essentieel dat je luistert naar wat deze bedrijven willen zonder dat je jouw hoofddoel daarvoor opgeeft.
Als je mogelijke sponsors contacteert, vraag hen dan hoe zij op het evenement denken te innoveren en hun marketingresultaten te behalen. Stel vervolgens een sponsorpakket samen waarbij je zowel de doelen van jouw event als de behoeften van de sponsor voor ogen houdt. Teamwork is heel belangrijk en sponsors zullen onthouden dat je in jouw voorstel met hun behoeftes rekening hield.
Behandel hen niet als een geldautomaat, maar als een partner
Zoals gezegd is teamwork belangrijk, en om een succesvol evenement te kunnen garanderen moeten jij en je sponsors een gemeenschappelijk doel hebben. In sommige gevallen kan je sponsors overtuigen door hen te tonen dat ze niet alleen het evenement financieren, maar ook deel van het team uitmaken. Dit kan betekenen dat je hen iets extra geeft om hen naamsbekendheid of een grotere ROI te bezorgen.
- Het kleine extraatje: een stand tijdens de lunch, een e-mailblast de week ervoor of een interview ter plaatse.
- Vraag hen bij de debriefing na het evenement aanwezig te zijn zodat je hun feedback krijgt.
- Geef hen de kans om op een positieve manier in de kijker te staan als je voor het evenement met een goed doel samenwerkt, of geef hen de kans om samen een bericht op te stellen dat voor of na het evenement kan gepubliceerd worden.
Overtuig sponsors op het juiste moment met de juiste woorden
Onthoud dat je bij verschillende sponsors en contacten een andere strategie zal moeten gebruiken. Wat voor de ene aanlokkelijk is, is dat misschien niet voor de andere. Een verkoper zal bijvoorbeeld positief reageren op de mogelijkheid om nieuwe klanten aan te trekken. Als je met hen spreekt, vermeld dan zeker de grote beslissers en de hoeveelheid aanwezigen die op jouw evenement zullen zijn. Als jeanderzijds met een marketeer werkt, moet je hem concrete gegevens laten zien - de resultaten van vorig jaar, differentiatie, meerwaarde en mogelijkheden. Voor hen zal de prijs van de sponsoring ook heel belangrijk zijn.
Iedereen moet bepaalde doelen bereiken om zijn resultaten te kunnen behalen, bereid jezelf dus goed voor. Laat hen zien dat jouw evenement voor hen het juiste is. Dat betekent dat je moet weten wie jouw doelpubliek is, hoe dat doelpubliek zich gedraagt (koopgedrag), welke de resultaten van vorig jaar zijn, welk het mogelijke bereik is, welke de omvang van de markt is en meer. Echt, bereid je voor - je zal deze vragen krijgen. Zou je een huis kopen zonder naar de marktwaarde te kijken en het officieel te laten inspecteren? Nee, het is te riskant. Zorg ervoor dat de beslissing om in jouw evenement te investeren voor sponsors niet riskant is.
Weet tot slot wanneer je mogelijke sponsors moet aanspreken. De meeste bedrijven beslissen tijdens het laatste kwartaal van het jaar wie ze sponsoren, onthoud dat bij je planning! Het kan maanden duren voordat de juiste mensen de sponsoring goedkeuren, spreek jouw contacten dus maanden op voorhand aan.
Bekijk ook: Hoe overtuig je sponsors voor jou evenement
Waar vind je ze?
Nu dat je een plan hebt om jouw sponsors te overtuigen, moet je weten waar je ze kan vinden. Je kan niet zomaar op Google 'sponsors voor technologisch evenement' intikken. Je moet onderzoek doen. Bekijk welke bedrijven logischerwijze aan het evenement zouden willen deelnemen, en of je referenties van anderen kan krijgen. Hier enkele tips over waar je kan zoeken:
- Sociale media. LinkedIn is ideaal voor het vinden van de juiste sponsors door in groepen te zoeken. Je kan zien welke interesses ze hebben en voor welke bedrijven ze werken en gewerkt hebben.
- Stel een adviesraad van eerdere sponsors samen om toekomstige sponsors aan te trekken. Jouw eerdere sponsors kunnen feedback geven over de redenen/ideeën/doelen voor sponsoring.
- Vraag andere sponsors om contacten, zodat zij belangrijke personen in de industrie kunnen aanbevelen en met hen kunnen delen wat zij zelf bij het evenement gewonnen hebben.
Bij sponsoring winnen beide partijen altijd. Voor jouw is het een goede manier om uw evenement financieel te verbeteren en nieuwe diensten, entertainment of ervaring voor deelnemers toe te voegen. Voor de sponsors is het goed omdat ze op die manier de kans krijgen om meer zaken te doen, meer naamsbekendheid en hopelijk een goede ROI te krijgen. Wanneer je sponsors aanspreekt, pakketten samenstelt en mensen overhaalt om in jouw evenement te investeren, zie het dan als een ontdekkingsreis. Je begint een nieuwe relatie met een organisatie en krijgt de kans om samen te werken - het draait om meer dan alleen maar geld! Ook al is dat laatste natuurlijk essentieel...
