Hoe sponsors aantrekken voor je evenement

Eén van de meest ongemakkelijke problemen waar eventplanners mee te maken hebben is het zoeken van mensen of bedrijven die hun evenement financieel willen ondersteunen. Wat maakt het zo ongemakkelijk?

Het is nu eenmaal zo dat de meesten van ons het anderen niet graag om geld te vragen, zeker als je niet weet hoe je het doet, of je de nodige 'jachtvaardigheden' mist. Maar hoe ongemakkelijk het ook is, het blijft nodig als je naar een alternatieve manier zoekt om je budget te vergroten. Zoals eventplanner.be-oprichter Kevin Van der Straeten opmerkt in zijn boek EVENTS: "dit is ongetwijfeld de meest gebruikte manier om kosten voor eventdeelnemers omlaag te krijgen".

De grote vraag is hoe je het doet. Waarschijnlijk gebruik je een eventpresentatie-template en bereid je je voor om potentiële investeerders te imponeren met levendige details van alle geweldige dingen die je hebt voorbereid voor de bezoekers. Je bent er waarschijnlijk ook klaar voor om ze te beloven hun logo duidelijk te laten zien op je materialen (zoals je eventprogramma, brochures, ...). Dat is immers wat ze willen, toch? Je hebt het mis.

Zoals Kevin uitlegt: "het potentieel van sponsoren wordt zelfs in deze moeilijke tijden niet altijd volledige benut. Het is belangrijk om de potentiële ROI voor je sponsoren nooit uit het oog te verliezen. Waarom zouden zij jouw evenement moeten sponsoren? Wat halen zij eruit? Een vermelding op je flyer of een logo in je folder voldoet niet langer. Denk eens goed na hoe je waarde kunt creëren voor je sponsor." Om je te helpen om creatiever te zijn in je zoektocht naar financiële steun, volgt hier een lijst met tips om nieuwe sponsoren aan te trekken:

Tip #1. Help je sponsors potentiële klanten te vinden tijdens evenementen

Een strategische stap voor je evenement zou zijn om een paar aanwezige kopers uit te nodigen en gesprekken tussen die kopers en je sponsoren in te plannen. Er is niets aantrekkelijker voor je sponsoren dan om voordeel te boeken uit de omgeving die jij biedt, en om nieuwe leads voor hun bedrijven in te winnen. Houd in gedachten dat je misschien reis- en overnachtingskosten moet betalen voor sommige inkopers, maar het is de investering waard als het betekent dat je nieuwe sponsors aantrekt.

Tip #2. Ontwerp een krachtig promotieplatform voor je sponsoren

Beplak je evenement niet met logo's. Dit werk niet meer en biedt nauwelijks waarde aan je sponsoren. Probeer in plaats daarvan een andere aanpak en bemiddel de communicatie tussen je bezoekers en je de producten of diensten van je sponsoren. Je kunt bijvoorbeeld overwegen om wat tijd op je planning te gebruiken om bezoekers dingen te laten beleven waar de producten van je sponsor bij betrokken zijn. Als een virtual reality-bedrijf bijvoorbeeld je evenement financiert, kun je je publiek zich laten onderdompelen in een andere dimensie en ze de gadget van je sponsor laten beleven.

Tip #3. Promoot content van je sponsor op je eventsite

Een andere manier om waarde te bieden aan je (potentiële) financiële supporters is om het natuurlijke verkeer op hun websites te vergroten. Je kan dit doen door aan te bieden hun content te publiceren (artikelen, ebooks, blog posts, whitepapers, ...) op je eigen eventwebsite. Op die manier help je ze hun eigen online aanwezigheid te vergroten en hun merk te promoten.

Tip #4. Nodig je sponsors uit om te spreken op je evenement

Bied je (potentiële) financiële partners de kans om je evenement te helpen maken en om een onderdeel te vormen van je keynote-sprekerslijst. Dit biedt ze de mogelijkheid om te spreken voor een groot publiek, hun product uit te leggen en de bekendheid van hun merk of bedrijf te vergroten (zolang het maar geen promopraatje wordt!).

Tip #5. Organiseer betekenisvolle B2B-gesprekken voor je sponsors

Jouw evenement kan een geweldige netwerkmogelijkheid zijn voor je potentiële financiële partners. Zorg dat ze aan nieuwe samenwerkingen, medewerkers of vrijwilligers komen, of zelfs aan hun eigen sponsoren, door B2B-gesprekken tussen hen en je bezoekers in te plannen. Daarmee voeg je ontzettende waarde toe voor hun bedrijven en help je ze om nieuwe en belangrijke contacten te leggen.

Call-to-action

Als je je evenement naar potentiële sponsors pitcht, zou je je voornamelijk moeten focussen op de voordelen die het hen oplevert als ze jou financieren. Maak een lijst van de zaken die je ze te bieden hebt. Bereid een goede beargumentering voor je evenement voor en leg uit hoe het financieren van jouw evenement hun bedrijf positief kan beïnvloeden en hoe het hun merkbekendheid en omzet kan vergroten. Praat minder over jezelf en je (financiële) behoeften en meer over hun voordelen, en spits je communicatie toe op hun behoeften.

Meer over dit onderwerp en tal van andere tips over het organiseren van evenementen vind je in het boek EVENTPLANNER.

Bestel nu