Geloof jij in het sprookje ‘hoe meer bezoekers, hoe beter?’ Het is geen verrassing dat we zo denken. Kijk maar eens naar het enorme aantal artikels dat gaat over hoe je promotie moet voeren om meer bezoekers aan te trekken. We vergeten daardoor iets dat veel belangrijker is, namelijk de kwaliteit van je gasten.
Waarom is de kwaliteit van je bezoekers zo belangrijk? Denk even na: het aantal bezoekers bepaalt de kwaliteit van de netwerk-ervaring tijdens je event. Los van dat, het kan ook bepalen hoe effectief en behulpzaam co-creatieprocessen en de kwaliteit van de uitkomst van het groepsdenken is.
Ten slotte zullen de resultaten van wat je van je event verwacht, substantieel afhankelijk zijn van de kwalificatie van je bezoekers. Als je bijvoorbeeld een publiek aantrekt dat zich niet verbonden voelt met jouw merkwaarden, zullen je KPI’s slecht zijn omdat je deelnemers negatief reageren op de eventbelevingen die jij voor hen ontworpen hebt.
De kwaliteit van je bezoekers heeft dus een belangrijke impact op het succes van je event. Hecht er daarom voldoende belang aan.
Mocht je nog niet zo heel bekend zijn met dit concept, we hebben voor jou een lijstje van aanbevelingen gemaakt die je in staat zullen stellen om je gasten op een eenvoudige manier te kwalificeren.
Tip #1 Maak een profiel op van je ideale gast
Beeld je het perfecte publiek in. Wat is hun vakdomein en met welke problemen worden zij geconfronteerd? Wat zijn hun functietitels en hun sector? Waar zijn ze op zoek naar? Zijn ze geïnteresseerd in netwerken, of misschien in het deelnemen aan groepsactiviteiten? Misschien zoeken ze inzichten via waardevolle sprekers? Schrijf maar alles op dat in je opkomt. Wanneer je je publiek van binnen en van buiten kent, zal het veel gemakkelijker zijn om kwalificatie parameters op te stellen.
Tip #2 Leg kwalificatie criteria vast
Om te beginnen moet je vastleggen wat exact je gasten zal kwalificeren om je evenement bij te wonen. Als je bijvoorbeeld een event organiseert tussen investeerders en ondernemers, dan kan je heel specifiek worden.
Je kunt bijvoorbeeld aangeven dat ondernemers in aanmerking komen als ze een zekere jaarlijkse winst draaien. Als je een conferentie organiseert voor professionals, dan kun je je beperken tot gasten met een bepaalde functietitel of een bepaald aantal jaren ervaring.
Jij bepaalt de regels, afhankelijk van de aard van je event. Het is wel belangrijk om heel duidelijk te zijn over welke criteria je gebruikt om deelnemers toe te laten tot je event.
Tip #3 Beperk je uitnodigingslijst
Onthou dus: kwaliteit gaat boven kwantiteit. Probeer niet iedereen te bereiken die op een vroegere uitnodigingslijst stond.
Analyseer, persoon per persoon, wie geschikt is om je evenement bij te wonen. Zoek wie meer waarde heeft te bieden en wie ook veel voordeel kan doen door het bijwonen van jouw conferentie, workshop of conventie.
Tip #4 Bouw een slim registratieformulier
Je hebt bovenstaande tips goed toegepast en je beschikt nu over een ideaal bezoekersprofiel. De kwalificatiecriteria zijn duidelijk en je hebt je gastenlijst kritisch doorgelicht en beperkt tot de relevante personen. Wat volgt er nu? Hoe zeker ben je dat je enkel de gekwalificeerde bezoekers aanvaardt?
Een slim registratieformulier bouwen is het antwoord. Nu je je kwalificatiecriteria hebt, kun je velden introduceren waar je de potentiële deelnemers om specifieke info vraagt over hun specifieke situatie. Als we even teruggaan naar het voorbeeld, je kan ondernemers bijvoorbeeld vragen hun jaarlijkse omzet te vermelden op het registratieformulier en dan beslissen of ze geschikt zijn voor het event of niet.
Tip #5 Gebruik je vetorecht
Accepteer niet automatisch iedereen die zich registreert. Stuur hen een reply dat je hun aanvraag zal bekijken.
Eens je de informatie hebt bestudeerd, en de deelnemer is geschikt bevonden, stuur dan een bevestigingsmail. Als de aanvrager niet geschikt is, leg voorzichtig uit waarom en moedig hem aan om in de toekomst opnieuw zijn kandidatuur te stellen voor volgende events.
In het kort
Aantallen zijn niet alles. Het idee om zoveel mogelijk deelnemers voor je event aan te trekken is zeer aantrekkelijk. Maar dat is niet zo belangrijk als je bezoekers niet gekwalificeerd zijn. Afhankelijk van het soort evenement zorg je ervoor dat je enkel mensen accepteert die waarde kunnen toevoegen voor de andere deelnemers, en blijft trouw aan de waarden van je organisatie.
