Je eerste event organiseren voelt waarschijnlijk aan alsof je met je blote voeten over gloeiende kolen loopt. Het maakt niet uit hoeveel boeken je over eventmanagement hebt gelezen, hoeveel events je hebt bijgewoond of op hoeveel evenementen je als vrijwilliger aan de slag was.
Je zal je je eerste event altijd herinneren, en de kans is groot dat het geen zoete herinneringen zijn. Relax, dat is volledig normaal! Alleen practice makes perfect. Je zal verschillende fouten maken die je niet zag aankomen, je komt voor onverwachte uitdagingen te staan. Maar het goede nieuws is dat de problemen die je oplost, je sterker en beter zullen maken.
Met je eerste event op de planning, zorg dat je klaarbent voor wat chaos. Maar ook, be ready om er het beste van te maken. Ten slotte, dit is hoe je leert: door fouten te maken, te begrijpen wat fout ging en het de volgende keer anders aan te pakken. Maar er bestaat een korte lijst van zaken die je moet kennen wanneer je je eerste event plant. Je kunt deze fouten alvast voorkomen door je ervan bewust van te zijn.
Als je interesse hebt in je goed voor te bereiden en je eventorganisatie met de juiste mindset aan te pakken, lees dan zeker door dit lijstje:
Fout#1 Voortdurend details verwarren
Een van de zaken die eventplanning zo moeilijk maken, is het feit dat je constant aan het jongleren bent met verschillende details en updates. Al die details en updates onthouden is listig, vooral als je nog niet over de nodige ervaring beschikt. Je bent als eventmanager nu eenmaal de schakel tussen verschillende stakeholders, service providers, deelnemers, sprekers, sponsors en je team.
Deze informatie lawine kan je overweldigen. Zorg daarom voor een event actieplan. Schrijf elk concept uit en maak een notitie van alle nieuwe informatie die jouw richting uitkomt.
Hou die bij op post-its of in een notitieboek. Het enige wat je dan moet doen, is je notities regelmatig nalezen en ze up-to-date houden. Dit extra geheugen zal je helpen deze info beter te managen en beslissingen op basis van de laatste info te nemen.
Fout#2 Geen rekening houden met de wet van oorzaak en gevolg
Laten we even veronderstellen dat je met je catering firma bent overeengekomen dat zij eten voorzien voor 500 mensen. Slechts 400 deelnemers registreren zich en het is onwaarschijnlijk dat er daar nog bij gaan komen.
In the heat of the action vergeet je misschien een update te geven aan je catering partner. Je betaalt uiteindelijk een rekening voor 500 mensen, en je verkwist geld en voedsel.
Onthoud altijd de elementen die elkaar beïnvloeden bij het organiseren van een event. Een planning houdt namelijk een keten van acties in die met elkaar verbonden zijn. Eén simpel feit kan impact hebben op heel wat andere aspecten in de logistiek. Denk daarom altijd aan de wet van oorzaak en gevolg.
Fout#3 Meer geld uitgeven dan je oorspronkelijk had begroot
Dit is een fout die zelfs ervaren eventplanners maken. Soms is het echt moeilijk om te voorspellen wat de echte kosten van je event zullen zijn, dus op het einde van de rit kun je wel eens zonder geld komen te zitten. Om dit te voorkomen, voorzie altijd 15 tot 20% extra in je financiën. Dit zal je voldoende marge geven.
Fout#4 Onvoldoende focussen op je deelnemers
Wat voor jou soms heel logisch en correct lijkt, kan rampzalig uitpakken voor je deelnemers.
Laten we even veronderstellen dat je de trotse organisator bent van een heel intensief eventprogramma met weinig breaks. Je denkt misschien wel dat je gasten de grote hoeveelheid waardevolle info gaan appreciëren. Dat is toch net waarvoor ze naar jouw event komen, niet? Snel ontdek je echter dat je deelnemers uitgeput zijn en het event niet meer zo leuk vinden. Of worst case scenario, je events helemaal links laten liggen.
Plaats jezelf altijd in de schoenen van je gasten. Vraag jezelf af hoe ze zich zullen voelen. Zal de beslissing die je neemt, voordelig zijn voor hen? Onthoud altijd dat je deelnemers geen supermensen zijn. Ze hebben genoeg rustpauzes nodig en moeten zich gesteund voelen in de logistieke aspecten, zoals registratie, check-in, de juiste sessies kunnen volgen, zich bewegen door het gebouw, enzovoort.
Fout#5 Focussen op de foute dingen
Zoals we eerder bespraken, een event organiseren is zo complex omdat er talrijke details zijn die je in de lucht moet houden op hetzelfde moment. Zorg er dus voor dat je je prioriteiten scherp hebt. Focus op de kernstructuur van het event en de taken die eerst komen in de logistieke keten.
Bijvoorbeeld, organiseer geen cocktail diner zonder te weten hoeveel deelnemers er komen. Behandel alles stap per stap en concentreer je op de taken die de structuur van het hele event kunnen beïnvloeden.
Fout#6 Niet effectief communiceren met je team
Een event organiseren is stressy, zelfs voor een ervaren team. Er zijn cruciale momenten wanneer één beslissing een event kunnen maken of kraken. Als je niet weet hoe je met je team moet communiceren, dan loop je het risico de belevingen van je deelnemers te saboteren.
Zorg er altijd voor dat alle informatie vlot doorstroomt naar je teamleden. Reageer snel op vragen en bezorgdheden. Hou wekelijkse meetings zodat iedereen problemen kan voorleggen of vragen stellen. Zorg er ook voor dat je team altijd kan beschikken over de meest up-to-date info. Ten slotte, organiseer je zo dat je teamleden bij je terecht kunnen om constructieve gesprekken met je te hebben.
En, de eventplanner.net event software niet gebruiken ;-)
In het kort
Fouten maken bij je eerste event is onvermijdelijk. Geen probleem, je eerste stappen zullen je sterker maken en je het vertrouwen en de kennis bezorgen die je nodig hebt om je tweede event te organiseren. En daarna je derde, en je tiende, … Met elk evenement dat je organiseert, verwerf je meer praktijkervaring en expertise en klim je hoger op de ladder van het eventmanagement. Dus gaan, en maak maar fouten. Die helpen je te leren en de beste eventprofessional van de wereld te worden! Veel succes!
