Is je eventstrategie efficiënt? Dat kom je alleen te weten door er een evaluatie van te maken. Denk dan aan kpi's. Normaal gezien worden die gemeten op het einde van het planningsproces en hebben ze een grote invloed op je acties die je onderneemt bij je volgende event.
Maar first things first, wat zijn kpi's en waarom zijn ze zo belangrijk? Voor de beginners onder ons, een kpi is een Key Performance Indicator. Verwar dit niet met ROI, de Return On Investment. De ROI meet het financieel succes van een bepaalde investering. Deze meting helpt je te bepalen hoe winstgevend je evenement was. Een positieve ROI wil meestal zeggen dat de ticketverkoop de totaliteit van de kosten covert.
Kpi's zijn een flexibel meetinstrument dat je helpt te bepalen of je je doelstellingen hebt bereikt. Bijvoorbeeld, was je event succesvol genoeg om je merkbekendheid te verhogen? Of, hoeveel leads heb je ontvangen?
Voordat je je kpi's vastlegt, moet je eerst je planningsdoelen en (algemene) doelstellingen vastleggen. Waarom organiseer je een event? Wat wil je bereiken? Dan bepaal je de kritische succesfactoren. Vergelijkbaar met SMART doelstellingen (= Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden) moeten deze factoren refereren naar concrete cijfers die aanduiden welke resultaten je wilt bereiken om je event een succes te kunnen noemen. Daaruit kan je dan kpi’s definiëren.
Om je te helpen het succes van je eventstrategie te meten, vind je hier een lijst van kpi's die je kan gebruiken:
1. E-mailmarketing respons
Hoe je je event promoot, bepaalt voor een belangrijk deel het verder succes. De manier waarop je de outreach marketingstrategievan je merk plant, (brand's outreach marketing strategy) zal de aanwezigheidsgraad op je event beduidend beïnvloeden. Daarom kan een van je kpi's de e-mailmarketing efficiëntiegraad zijn.
Hoe meet je dat? Je kan het openingspercentage van je mailings evalueren, of wanneer het bericht een registratie- of andere link bevat, de doorklikratio (ctr). Zo meet je hoeveel mensen reageren op je call to action. Dit verschaft een helder beeld van het succes van je eventmarketing inspanningen.
2. Aantal sponsor partnerships
Wanneer je een event organiseert, gaat er dikwijls heel wat tijd naar de zoektocht naar sponsors. Een interessante kpi kan dan het aantal sponsordeals zijn dat je hebt aangetrokken.
3. Social media engagement
De online aanwezigheid van je publiek is altijd een belangrijke indicator van je succes, zowel voor, tijdens als na je event. Deze kpi omvat een hele serie meetindicatoren.
Van het aantal vermeldingen tot het actuele engagement (onder de vorm van discussies, commentaar, …) tot impressies en geo-lokalisatie, er bestaat een indrukwekkende hoeveelheid data die je kan opvolgen.
4. Engagementsgraad van je vipbezoekers
Wat je zeker moet opvolgen is hoe influencers en industry leaders zich gedragen voor, tijdens en na je event. Hun online activiteiten of engagement beïnvloedt jouw imago voor een groot deel.
Bevelen ze het evenement aan bij hun achterban? Praten ze over het evenement? Delen ze hun aanwezigheid? Deze aspecten zijn belangrijk en zullen een groot effect hebben op je resultaten.
5. App downloads
Experimenteer je met een event app en wil je je publiek overtuigen om het programma digitaal te consulteren? Heb je een echte strategie bepaald die ervoor zorgt dat bezoekers de app ook effectief downloaden en gebruiken?
Dan is het aantal keer dat de app gedownload is een cruciale kpi om de digitale interactie met je bezoekers te evalueren.
6. Totaal aantal registraties
De aanwezigheidsgraad is een andere belangrijke indicator. Meestal heb je een vooraf bepaalde doelstelling die je wilt bereiken. Zo meet je de efficiëntie van je marketinginspanningen, campagnes en de waardepropositie van je event.
7. Netwerken
Als je zakelijke netwerkmomenten plant voor je b2b deelnemers, dan kan je die resultaten gemakkelijk opvolgen. Om deze kpi te evalueren, identificeer je het aantal 1-to-1 meetings en ook het afwezigheidspercentage.
8. Kost per acquisitie
Deze kpi werkt vooral in zakelijke omgevingen. Hoeveel spendeerde het marketingdepartement om een lead of nieuwe klant aan te trekken? Deze indicator kan ook perfect gebruikt worden bij events. Hoeveel heb je uitgegeven om één bezoeker aan te trekken? Zijn deze kosten te verantwoorden?
9. Aantal nieuwe leads en klanten
Als je jouw event gebruikt als marketingtool om je bedrijf, merk of producten of diensten te promoten, wil je natuurlijk weten hoeveel nieuwe leads en nieuwe klanten het heeft opgeleverd. Je moet dus evalueren hoeveel aanwezigen een follow-up deden na het evenement, of beter nog, je product of dienst op het evenement zelf hebben gekocht.
10. Bruto inkomen
Hoeveel heb je verdiend met je event? Deze indicator werkt bij het berekenen van de ROI, maar je kan hem ook gebruiken bij het evalueren van je financiële doelstellingen.
In het kort
Beperk jezelf niet tot kpi’s alleen. Elk event, elk eventdoel is anders. Maar als er één iets is dat je moet onthouden uit dit artikel, dan is dat je, nadat je je doelstellingen hebt bepaald, specifieke indicatoren moet vastleggen. Die helpen je bij het begrijpen van wat je bereikt hebt en wat anders en beter kan bij de volgende editie. Succes ermee!
