Hoeveel maal denk je aan je bezoekers voordat je een evenement organiseert? "Heel de tijd", horen we je zeggen. "Ik denk constant aan de bezoekerservaring, vooral als het gaat over het registratieproces, de entrance flow en de catering", voeg je misschien toe.
Toegegeven, dit zijn belangrijke aspecten die je niet uit het oog mag verliezen. Maar dit zijn de standaard procedures, daar denk je automatisch aan als je bezig bent met de logistiek rond je event te organiseren. Heb je al eens nagedacht over dit: waarom verlaten mensen hun comfortzone en komen naar je evenement?
Ken je het antwoord op deze vraag? Weet je wat de echte wensen en noden van je bezoekers zijn? De meeste organisatoren geloven dat voor een succesvol event vooral een duidelijk doel nodig is en een duidelijk uitgestippeld pad daar naar toe. Typisch zijn ze hevig de ideale kpi’s en de positieve event ROI aan het nastreven.
Deze aanpak, hoewel goedbedoeld, maakt van ons doelgerichte eventorganisatoren, en geen bezoekersgerichte organisatoren. We spenderen onze tijd aan logistiek, management, meetings, deadlines halen, enz. We hebben bijna geen mentale ruimte meer over om te ontdekken wat onze bezoekers echt willen en welke ervaring we juist voor hen moeten ontwikkelen.
Om je te helpen te ontdekken wat je gasten motiveert, hebben we een lijstje opgesteld met typische verwachtingen.
Verwachting 1: Opties en een gepersonaliseerde ervaring
Er bestaat één zekerheid: bezoekers verwachten vandaag de dag een gepersonaliseerde ervaring. Of het nu een programma op maat is of een mogelijkheid om zelf netwerkmomenten te organiseren, je gasten zullen zich veel comfortabeler voelen als ze een lijst hebben waar ze uit kunnen kiezen.
Hetzelfde geldt voor de ruimtes op je eventlocatie. Je bezoekers zullen je dankbaar zijn als ze kunnen beschikken over verschillende plekken waar ze elkaar kunnen ontmoeten, even uitrusten of net stevig in gesprek gaan met prospecten.
Door dit aspect te bespelen, geef je je bezoekers een gevoel van controle, Ze ervaren dat ze het event zelf mee gecreëerd hebben.
Verwachting 2: Verrassingen en nieuwigheden
Er is niets saaier dan van de ene spreker naar de andere te gaan, zonder dat je het gevoel hebt dat er iets nieuws is.
Hetzelfde registratieformulier, dezelfde accreditatieprocedure, identieke netwerkruimtes, dezelfde conferentie-achtige formats, dezelfde ice-breaking games, dezelfde cocktails diners, en hetzelfde entertainment. Opnieuw en opnieuw. Hopelijk is de catering een beetje anders.
Dit lijkt de perfecte omgeving voor mensen die verandering haten, daar zijn er echter weinig van en de kans is klein dat ze op jouw evenement aanwezig zijn (we denken aan jou, Sheldon Cooper).
De meeste mensen houden van verrassingen en zijn op zoek naar leuke nieuwe dingen. Wanneer heb jij het laatste echt geïnnoveerd of heb je een nagelnieuw idee geïntroduceerd als eventorganisator?
Verwachting 3: Holistische belevingen
Ben jij je ervan bewust dat je verantwoordelijk bent voor het welzijn van je gasten lang voordat je event begint? Om het anders te zeggen, je job is niet beperkt tot het louter ontwerpen en opzetten van je event.
Als je bijvoorbeeld een internationaal evenement organiseert, moet je je ook bezighouden met de reis en het verblijf van je bezoekers, en de lokale interacties dat zij zullen hebben.
Dit is wat je bezoekers echt verlangen: ze willen goed begeleid worden doorheen het gehele proces en een holistische beleving ervaren die niet abrupt eindigt als ze de eventlocatie verlaten.
Verwachting 4: Waardevolle netwerkmomenten en ontmoetingen
Een van de belangrijkste redenen waarom mensen naar evenementen gaan, is om nieuwe prospecten te ontmoeten en vruchtbare businessrelaties uit te bouwen.
Daarom moet jij veel tijd besteden aan het ontwerpen van de beste netwerkbeleving. Los daarvan, het is ook jouw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de grote meerderheid van je bezoekers (als het niet al je bezoekers zijn), iets interessants te ontdekken heeft.
Verwachting 5: Indrukwekkende content en top-notch sprekers
Events zijn de perfecte plaats om kennis te delen. Mensen gaan juist naar evenementen om voor te lopen en nieuwigheden op te snuiven.
Dit betekent dat de content van je event de meest waardevolle asset is.
Als je krachtige sprekers en stevige leiders aantrekt, verhoog je de kwaliteit van je event. Zo word je een referentiepunt voor je bezoekers.
In het kort
De verwachtingen van je bezoekers zijn duidelijk af te lijnen. Ze willen keuzemogelijkheden, verrast worden en zich kunnen engageren in nieuwe activiteiten, een holistische ervaring beleven, waardevolle relaties opbouwen en geweldige nieuwe dingen leren.
Kan jij aanbieden wat je gasten verlangen? Veel succes!
