Een van de lastigste zaken bij het lanceren van een nieuw evenement is de communicatie met de bezoekers managen. Wil je een succesvol event organiseren, dan zal je ervoor moeten zorgen dat je efficiënt kan interageren met je publiek om zo een relatie met hen op te bouwen.
Als je echter niet begrijpt wie je publiek is, dan zullen je inspanningen tot niets leiden. Een evenement heeft verschillende soorten bezoekers: gewone bezoekers, beroemde influencers, medewerkers, studenten, sprekers, enz. Wanneer je slechts één communicatiekader voor al deze categorieën gebruikt, riskeer je problemen. Je moet je publiek dus segmenteren.
Mocht je niet bekend zijn met het concept, publiekssegmentatie betekent verschillende categorieën van bezoekers definiëren. Zo krijg je een duidelijker inzicht in de verschillende types in je publiek, hun noden en wat er van hen verwacht wordt. Zo kan je ook je actieplan op maat maken en de efficiëntie van je communicatie verhogen.
Hoe doe je dat? Hier is een korte lijst van 'things to do':
Tip 1: stuur gerichte e-mail campagnes
Niet iedereen houdt van dezelfde marketingcontent. Niet iedereen reageert op dezelfde manier op promotiecampagnes. Hoe komt dat? Je bezoekers hebben waarschijnlijk verschillende professionele statussen, eigen verwachtingen of verschillende expertisedomeinen. Probeer het maar een keer: een e-mailcampagne opzetten die hetzelfde effect heeft op al die verschillende mensen. De kans is groot dat je met een saaie, algemene boodschap eindigt die weinig of geen impact heeft. Wat moet je dan wel doen? Wel, je publiek segmenteren en gerichte berichten sturen naar elke type bezoeker.
Tip 2: maak gepersonaliseerde registratieformulieren
Heb je van al je bezoekers dezelfde informatie nodig? Of verkies je verschillende vragen te stellen aan verschillende deelnemerscategorieën?
Laten we het voorbeeld nemen van een cocktail & diner voor vipgasten. Je wilt vooral weten of deze mensen aanwezig zullen zijn. Door een algemeen registratieformulier zullen bepaalde mensen zich uitgesloten voelen, want het diner is immers niet voor iedereen toegankelijk. Of je zaait verwarring, mensen denken dat ze ook uitgenodigd zijn voor het diner, terwijl ze enkel verwacht worden bij de cocktails. En dan moet je dat gaan uitleggen. Vervelend!
Zo los je het op: je maakt een apart registratieformulier voor de cocktail & diner vipgasten. Om dit gedaan te krijgen, moet je op voorhand wel de verschillende segmenten van deelnemers gedefinieerd hebben.
Tip 3: creëer verschillende toegangsprijzen
Een student heeft meestal minder te spenderen dan een zakenman. Het is perfect mogelijk dat je evenement toch op deze twee doelgroepen is gericht. Door je publiek te segmenteren, kan je verschillende toegangsprijzen vragen, en waarom niet, kortingsbonnen aanbieden.
Tip 4: pas je activiteiten aan
Misschien zijn niet alle activiteiten tijdens je evenement geschikt voor al je bezoekers? Sommige deelnemers kunnen geïnteresseerd zijn in specifieke workshops, terwijl anderen net komen om te netwerken met gelijkgezinden. Door je publiek te segmenteren krijg je een beter zicht op de noden van de verschillende doelgroepen. Het stelt je in staat om naast algemene ook gepersonaliseerde activiteiten aan te bieden.
Tip 5: zorg voor gesegmenteerde toegang
Laat ons even het voorbeeld nemen van een tentoonstelling. Je hebt natuurlijk de exposantenruimte, maar ook een exclusief gedeelte om te netwerken en je organiseert daarnaast simultaan lopende conferenties. De bezoekerstoegang kan je organiseren op basis van je segmenten. Je hebt bijvoorbeeld bezoekers die alleen komen voor de expositie. Anderen kunnen de expositie en de conferenties bijwonen. Een derde categorie heeft toegang tot alle activiteiten, inclusief het netwerkgedeelte.
In het kort
Door je publiek te segmenteren in specifieke groepen of categorieën, diversifieer je je opties en halveer je je inspanningen om succesvol te communiceren met je publiek. Door je publiek te segmenteren, krijg je ook een strategische visie op je evenement. Als je je deelnemers correct kunt toewijzen aan een categorie, dan kan je ook een goed omschreven actieplan opmaken dat de efficiëntie van je event boost! Succes ermee!
