Er is niets erger voor een bezoeker dan het staren naar een uitgebreid en ingewikkeld inschrijfformulier, en niet weten waar te beginnen. Een online inschrijfformulier dat jij, als eventmanager, hebt goedgekeurd om te publiceren.
Je zal dadelijk die potentiële bezoeker verliezen. Je boft als dat niet het geval is. En als de bezoeker de moed verzamelt om het formulier in te vullen en zich in te schrijven, dan zul je hoogstwaarschijnlijk nog hoofdpijn krijgen van het verwerken van de informatie die hij of zij heeft ingevuld.
Waarom? Slechte online inschrijfformulieren kunnen op meerdere manieren je evenement bederven. Maar laten we eerst eens kijken hoe een slecht inschrijfformulier eruitziet:
- Het is te lang en tijdrovend
Wie wil zijn kostbare tijd besteden aan het invullen van een uitputtend inschrijfformulier voor een evenement? Zoals Julia Rutherford Silver in haar boek Professional event coordination aangeeft: "inschrijfformulieren moeten snel en gemakkelijk ingevuld kunnen worden, of ze nu fysiek of digitaal zijn."
- De structuur van het formulier is niet gebruikersvriendelijk
Als de volgorde van de informatie op het formulier niet duidelijk is, kunnen mensen verward raken. Je kunt bijvoorbeeld niet reis- en accommodatiedetails afwisselen met vragen over hun beroepsactiviteiten.
- Het systeem herkent de gebruiker niet die zich wil inschrijven
Laten we zeggen dat je een uitnodigingsmail hebt verstuurd naar een potentiële bezoeker met een link naar een inschrijfformulier. Als de bezoeker besluit om zich in te schrijven door direct op de in de e-mail vermelde link te klikken, zal het irritant zijn als de registratiesoftware niet de gebruiker herkent die zich wil inschrijven, en als hij of zij de basisinformatie (bijvoorbeeld zijn naam en e-mailadres) in moet vullen, terwijl je deze al hebt (je hebt het immers gebruikt om de uitnodiging te versturen).
- De vereiste informatie is niet relevant voor het evenement
Een slecht inschrijfformulier bevat irrelevante vragen. Het is bijvoorbeeld absurd om bezoekers te vragen om in te vullen of zij bepaalde zaken niet kunnen eten of allergieën hebben, als het evenement slechts een paar uur duurt en er alleen een koffiepauze zal zijn.
- De opgevraagde informatie is niet genoeg om de logistiek van het evenement te regelen
Eén van de belangrijkste redenen waarvoor managers een inschrijfformulier nodig hebben is om belangrijke gegevens over hun bezoekers te verzamelen. Als planners de kans missen om om relevante gegevens te vragen (bijvoorbeeld: 'Geef aan of je het diner bijwoont'), dan zullen ze problemen hebben met het regelen van de evenementlogistiek.
- De vragen zijn moeilijk te begrijpen
Slecht verwoorde of verwarrende vragen kunnen leiden tot misverstanden. Als je het ene bedoelt, en de bezoeker het andere begrijpt, reken dan op problemen.
- De betaalopties zijn niet gelinkt aan het inschrijfformulier
Er zijn gevallen waarbij de bezoeker éérst de betaling moet doen, waarna hij het inschrijfformulier moet invullen en de betalingsbevestiging aan het formulier moet bijvoegen. Deze methode maakt het inschrijfproces langzaam en onvriendelijk.
Als je dacht dat het maken van een online inschrijfformulier makkelijk was, dan had je het fout. Zoals je kunt zien zijn er meerdere factoren om rekening mee te houden. Het runnen van een succesvol evenement hangt echter af van het vakkundige ontwerp van het inschrijfformulier. Het kan net zo goed je evenement bederven.
Hoe een slecht registratieformulier je evenement kan saboteren
- Het schrikt potentiële bezoekers af
Kruip in het hoofd van een klant die een online aankoop maakt. Je bent niet 100% zeker dat je het product wil, maar je zegt tegen jezelf: "Vooruit, ik koop het. Waarom niet?" Dus dan voeg het product toe aan je online winkelwagentje en reken je af. Maar wanneer je op de aankooppagina aankomt, zie je dat je een boel informatie moet invullen en opnieuw je bankgegevens moet invullen. Je wilde het product al niet echt, dus waarom zou je zoveel moeite doen? Je sluit het venster en je zet het uit je hoofd. Hetzelfde gebeurt met een potentiële bezoeker die niet 100% zeker is dat hij naar je evenement wil. Hoe eenvoudiger je formulier is, hoe groter de kans dat ze het invullen en op 'Inschrijven' klikken.
- Het zorgt voor een slechte eerste indruk
Het inschrijfformulier is één van de eerste contacten die potentiële bezoekers hebben met jou en je evenement. Volgens evenementendeskundige Julia Rutherford Silver: "hoe het inschrijfproces wordt geregeld - zij het vóór het evenement of op ter plaatse - geeft een blijvende indruk van het evenement, de evenementorganisatie en hoe de bezoeker kan verwachten dat hij wordt behandeld tijdens de evenementbeleving. "Als jouw inschrijfformulier niet gebruikersvriendelijk is, of te lang, rommelig of verwarrend, zullen potentiële bezoekers een negatieve eerste indruk krijgen van je evenement. Weet je zeker dat je wil dat dat gebeurt?
- Het biedt verkeerde (of onvolledige) informatie
Dit gedeelte komt neer op jouw werk als eventmanager. Het hangt er volledig vanaf of jij stressvrije dagen wilt of niet. Afgezien van de inschrijving en het bijhouden van het bezoekersaantal, is het inschrijfformulier de perfecte manier om voor informatie te vragen die van invloed zal zijn op de logistiek van jouw evenement. Als je niet de juiste vragen stelt of belangrijke vragen vergeet (zoals: "reist u met een persoonlijk verzorger?”), mis je belangrijke informatie en zul je geen rekening kunnen houden met speciale accommodatieverzoeken.
Dus wat moet je doen om dit te voorkomen? Hier volgt een lijst stappen om rekening mee te houden wanneer je een geweldig inschrijfformulier maakt.
Stap 1: identificeer alle gegevens die je nodig hebt van de bezoekers
Er zijn twee types informatie die je nodig hebt van bezoekers: hun basisinformatie (naam, adres, telefoonnummer, speciale behoeften, etc.) en aanvullende informatie, die afhangt van het type evenement (bevestiging dat de bezoeker specifieke seminars of workshops bij zal wonen, het onderwijsniveau, reis- en accommodatievoorkeuren, etc.).
Kijk nog eens goed naar je evenement en identificeer gegevens die je bezoekers zullen moeten aanleveren om ervoor te zorgen dat je eventlogistiek vloeiend verloopt. Je moet bijvoorbeeld weten hoeveel mensen een lunch of cocktaildiner zullen bijwonen (en ook of ze bepaalde dieetvereisten hebben.
Je zult even goed moeten weten of mensen met speciale behoeften je evenement zullen bijwonen. Anders zul je de locatie niet gereed kunnen maken voor hun vereisten. Je moet ook niet vergeten dat je ervoor kan kiezen om bepaalde informatievelden verplicht te maken voor inschrijving.
Stap 2: formulier de vragen goed
Een ander belangrijk onderdeel van het maken van een kwalitatief inschrijfformulier is de manier waarop je de vragen articuleert. Op deze manier voorkom je verwarring en misverstanden. Er zijn natuurlijk een aantal standaardvelden zoals 'naam', 'e-mailadres', 'leeftijd', ... maar om andere gegevens te verzamelen, zul je goede vragen moeten bedenken.
Neem het volgende voorbeeld: je moet een tweedaags evenement organiseren. Bezoekers zullen de optie hebben om te kiezen beide dagen bij te wonen, of slechts één dag. Het is belangrijk om rekening te houden met het feit dat de prijzen zullen afhangen van de dag(en) die ze kiezen.
Voorbeeld #1: voor welke dag schrijf je je in (kies één optie)?
- Dag 1
- Dag 2
- Dag 1 en dag 2
Voorbeeld #2: hoeveel dagen wil je bijwonen (kies één optie)?
- Eén dag
- Twee dagen
Zoals je kunt zien is de tweede vraag (logisch gezien) wel correct, maar is deze verwarrend omdat het niet alle nodige informatie biedt. Het bevat namelijk niet om welke specifieke dag het gaat bij de eendaagse optie (dag 1 of dag 2), en je moet een specifiek bezoekersaantal voor iedere dag hebben. Wees voorzichtig als je de vragen formuleert. Weet precies welk type informatie je nodig hebt van de bezoekers. Voordat je je formulier publiceert, vraag je je teamgenoten om het na te kijken en om feedback te leveren.
Stap 3: ontwerp een formulier dat de gebruiker die zich wil inschrijven 'herkent'
Dit aspect is een technische, maar het kan wel het bezoekersaantal beïnvloeden. Als je al wat basisinformatie hebt over de bezoeker, moet je hier niet nog eens om vragen. Dit is erg irritant voor de meeste mensen en zorgt voor een slechte eerste indruk. Als hij of zij klikt op de inschrijflink (direct in de uitnodigingsmail die je daarvoor hebt gestuurd), zorg dan dat het registratiesysteem de gebruiker herkent die zich wil inschrijven en dat de velden met de informatie die hij of zij al heeft opgegeven (de naam en het e-mailadres van de bezoeker) automatisch invult, zodat hij/zij slechts de informatie hoeft te controleren en het alleen maar hoeft aan te passen indien nodig.
Stap 4: maak het betalingsproces stressvrij
Sommige inschrijfformulieren maken het betalingsproces een regelrechte worsteling. Bied de mogelijkheid om voor het evenement te betalen met creditcard of PayPal. Vraag mensen niet om éérst te betalen, maar sla in plaats daarvan een pdf-document op met hun bevestigingsbon en sluit het bij aan hun inschrijfformulier (jazeker, er zijn evenementen die deze procedure vereisen). Maak het zo stressvrij mogelijk. Vergeet niet dat de bezoekers net zoals alle andere klanten zijn; ze willen dingen zo snel en pijnloos mogelijk doen.
Stap 5: werk 'real-time' met bezoekersgegevens
Eén van de grootste fouten is het opzetten van het inschrijfformulier om het vervolgens te vergeten. Het maakt niet uit of je alle informatie foutloos en prachtig gesorteerd in een Excel-spreadsheet aangeleverd krijgt. Je moet nog steeds 'real-time' met deze gegevens werken, wat betekent dat je dagelijks of wekelijks (dat hangt er vanaf) moet kijken hoeveel nieuwe bezoekers zich hebben ingeschreven, of ze de vragen begrepen en ze juist beantwoordden, of de eventlogistiek aangepast moet worden naar de nieuwe informatie, etc.
Conclusie
Een goed inschrijfformulier stelt niet alleen het bezoekersaantal vast, maar ook jouw werkstressniveau. Neem het serieus en ontwerp een grondig formulier. Probeer hem uit en kijk of anderen begrijpen hoe ze hem in moeten vullen. Wees bewust van de informatie die je nodig hebt van de bezoekers en hoe dit de logistiek van je evenement beïnvloedt. Zorg voor de technische aspecten van het inschrijfformulier. De gebruikersvriendelijkheid van het formulier zal je bezoekers een goede eerste indruk van het evenement geven. En vergeet niet je gegevens in de gaten te houden om te weten hoeveel bezoekers je zult ontvangen en wat voor informatie zij hebben opgegeven.
