Komt dit je bekend voor? Alles om je heen lijkt in duigen te vallen en je hebt geen flauw idee wat je eerst moet doen. Je moet meerdere telefoontjes plegen en tegelijkertijd dringende e-mails beantwoorden. Je hebt maar weinig tijd, maar de stapel onopgeloste to do's blijft groeien. Je blijft later op, slaapt steeds minder, omdat je alsmaar op bent, bikkelend aan de taken waar je overdag geen tijd voor had. Je voelt alsof je op het randje staat en vraagt je - voor de zoveelste keer - af waarom je in godsnaam een eventplanner bent geworden.
Dit is geen nieuw verhaal. We weten bijna allemaal wel hoe kostbaar tijd is wanneer je een evenement plant. Soms loop je tegen tijdgerelateerde uitdagingen aan vanwege last-minute wijzigingen. Meestal zit het euvel echter in slecht management. Het is zo gemakkelijk om achter te raken op schema omdat we de neiging hebben om te optimistisch te zijn over de tijd die bepaalde taken kost.
De planning fallacy-theorie ('planning fallacy' betekent 'planningsdrogreden') verklaart waarom we zo moeilijk kunnen inschatten hoe lang iets zal duren. Zoals wetenschappelijk onderwijzer Julia Galef uitlegt, onderschatten we systematisch de hoeveelheid tijd die we nodig hebben voor een bepaald project. We kunnen gemakkelijk inschatten hoe lang het duurt om naar het werk te komen, of hoe lang het ons kost om te koken. Als het volgens Galef echter aankomt op een complex project waar meerdere stappen bij komen kijken, is het bijna onmogelijk om precies te weten hoe lang het zal duren.
Volgens auteur en ondernemer Kevin Van der Straeten: "aangezien een evenement wordt beperkt door tijd en middelen, en het resultaat een erg specifiek eindproduct is, kan je het organiseren ervan logischerwijs als een project beschouwen."
Daarom volgt hier een stappenlijst om een stressvrije tijdlijn op te zetten voor je volgende evenement:
Stap 1. Ontwerp een actieplan voor je evenement
Zoals bij ieder teamproject vereist het plannen van een evenement helder management. Daarom is het zo belangrijk om een uitgebreid document op te stellen dat iedere stap beschrijft die jij en je team moeten nemen. Om het uitgebreider en gebruikersvriendelijker te maken, kan je dit actieplan indelen door middel van verschillende concepten. Je kan het bijvoorbeeld opdelen tot programma, bezoekers en sprekers, audiovisueel, marketing en promotie, website, etc. Door alle taken op te schrijven die bij je evenement komen kijken, en door specifiek iemand aan te wijzen voor iedere taak, zul je de hoeveelheid werk dat nodig is voor een succesvolle planning kunnen visualiseren.
Stap 2. Schat de tijd in die je nodig hebt voor iedere taak
Alhoewel het niet volledig nauwkeurig kan zijn, aangezien bepaalde taken afhangen van derden, is het verstandig om een tijd in te schatten voor iedere stap. Hoeveel tijd kost het je bijvoorbeeld om het eventprogramma op te zetten? Of binnen hoeveel dagen denk je dat je de eventwebsite klaar en in de lucht hebt? Schrijf de tijdsduur voor iedere taak op en maak een gedetailleerd plan over hoe je het werk zal verdelen, met het oog op de tijd die je hebt.
Stap 3. Stem je deadlines af met de eventleveranciers
Als je werkt met eventleveranciers is het belangrijk om de tijdlijn met ze af te stemmen. Laten we zeggen dat je bijvoorbeeld een eventbrochure met het programma wil afdrukken. Je hebt het ontwerp uitbesteed aan een freelancer en het afdrukken aan een andere leverancier. Zoals je begrijpt kan het afdrukken even duren, zeker als er technische problemen optreden met het vectorieel bestand.
Daarom moet je met de freelancer de exacte opleveringsdatum afspreken. Dan kan je met het printbedrijf afspreken hoeveel tijd het kost om een specifiek aantal brochures af te drukken. Zorg dat je altijd van de eventleveranciers weet hoeveel tijd ze nodig hebben om bepaalde taken uit te voeren. Hiermee voorkom je onaangename verrassingen.
Stap 4. Hou rekening met mogelijke vertragingen
Je hebt geen volledige controle over de werklast. Je bent afhankelijk van andere mensen of eventleveranciers, die nodige zaken soms te laat kunnen leveren (of die niet op tijd op je e-mails reageren). Daarom is het bij het planningsproces belangrijk om je bewust te zijn van mogelijke vertragingen.
Stap 5. Evalueer de planning met je eventteam
Vraag zodra je je eventplanning hebt ontworpen altijd aan je werknemers of teamleden of ze vinden dat het gehele project haalbaar is. Zij zijn immers degenen die verantwoordelijk zullen zijn voor het volbrengen van de taken die je in het plan hebt opgeschreven. Daarnaast hebben zij misschien een beter idee hoe lang het duurt om bepaalde handelingen uit te voeren.
Call-to-action
Systematisch en gedetailleerd plannen is de sleutel tot een stressvrije planning. Zorg daarom dat je een efficiënt planningsproces opzet en dat je rekening houdt met de tijdsduur en vertragingen die bij plannings- en marketingtaken komen kijken. Daarnaast moet je altijd de verantwoordelijkheid houden voor het verloop van de planning. Als sommige taken niet op tijd af komen, moet je soms net wat extra moeite, tijd of middelen erin steken om te zorgen dat je er toch komt.
