Je evenement is pas over meer dan zes maanden... Zat tijd om alles te doen zonder in paniek te raken over deadlines of onverwachte uitdagingen. Alles lijkt onder controle, toch?
Kijk maar eens naar je planning en zeg dat nog eens. Weet je nog wat er de vorige keer gebeurde? Je had maanden de tijd voor het organiseren van je evenement en toch presteerde je het om de eventbrochures niet op tijd te drukken. Het was bovendien moeilijk om een goede eventlocatie te vinden. Weet je nog steeds niet hoe dit allemaal kon? De harde is dat hoe vakkundig of vindingrijk je ook bent, je altijd het risico loopt om het plannen van je evenementen te saboteren. En de reden heeft niets te maken met jouw professionele vaardigheden.
Volgens de bekende psycholoog Daniel Kahneman hebben de meeste planners een sterk optimistische kijk, en zien ze hun doelstellingen als "haalbaarder dan ze waarschijnlijk zijn". De Engelse term 'planning fallacy' of 'planningsmisvatting' werd in 1979 bedacht door Daniel Kahneman en Amos Tversky, en betekent het onvermogen van mensen om hun hoeveelheid werk juist in te schatten. Iedere keer dat je begint met het plannen van een nieuw evenement, vertoon je weer die (te) optimistische instelling die met een gevaarlijke zelfverzekerdheid komt.
Deze overmoedigheid kan catastrofale gevolgen hebben, wat je toekomstige evenement kan verpesten. En dit is waarom:
Reden #1. Je onderschat de tijd en moeite die je taken vereisen
Hoe vaak dacht je dat het opstellen van de bezoekerslijst maar een paar uur zou duren? En hoe vaak dacht je dat het uitkiezen van de juiste eventcateraar eenvoudig was?
Zoals het onderzoek An Economic Model of the Planning Fallacy aangaaft: "mensen hebben de neiging om de hoeveelheid werk rond taken te onderschatten. Als gevolg krijgen ze hun taken later af dan verwacht, of moeten ze erg veel werk op het laatste moment doen." Je vergeet bovendien je vorige ervaringen van toen je een zelfde hoeveelheid tijd en moeite stak in verschillende logistieke uitdagingen.
Onderzoekers Michael M. Roy en Nicholas Christenfeld merken op dat mensen bij het plannen van een nieuw project alleen denken aan de positieve resultaten. Ze vergeten (en negeren dus ook) de moeilijkheden in het verleden. Dus laten we eerlijk zijn: is jouw eventplanningsschema betrouwbaar genoeg? Of moet je een aantal deadlines aanpassen om ervoor te zorgen dat je genoeg tijd hebt voor bepaalde zaken?
EventProf Tip: van tijd tot tijd maken we allemaal onrealistische inschattingen over de tijd en moeite die sommige taken kosten. Deze mentaliteit kan echter schadelijk zijn als het gaat om het plannen van evenementen. Wij organisatoren werken altijd volgens een strak schema, dus we moeten zo nauwkeurig mogelijke inschattingen maken.
Probeer de volgende keer dat je je to-do-lijst opstelt, om wat tijd te reserveren voor onvoltooide taken. Wees ervan bewust dat je neigt te onderschatten hoeveel tijd deze taken kosten. Wees dus niet te optimistisch over de tijdsplanning, maar stel iets minder enthousiaste deadlines vast. Vraag ook aan je team of ze de planning willen evalueren en feedback geven.
Reden #2. Je houdt geen rekening met de complexiteit van de taak
Laten we zeggen dat je voor het volgende evenement een korte netwerksessie wilt organiseren, waar je gasten één-op-één-gesprekken kunnen hebben. Gemakkelijk! Je neemt de bezoekerslijst en je stuurt ze een mail waarin je ze vraagt om hun netwerkvoorkeuren. Vervolgens deel je ze op in categorieën en plan je de ontmoetingen voor iedere bezoeker afzonderlijk in.
Dit zou niet meer dan een dag moeten kosten, denk je. Dan zit je voor de computer, open je de bezoekerslijst, en... Na slechts een paar uurtjes besef je dat deze taak dagen gaat kosten, maar het is te laat om nog te stoppen. Er zit niets anders op dan nachtenlang doorwerken en andere prangende logistiek kwesties laten liggen.
EventProf Tip: evalueer iedere te volbrengen taak zorgvuldig (zeker als het iets nieuws is). Schrijf alle stappen op die je moet nemen om de taak te volbrengen. Visualiseer het proces en schat de moeilijkheidsgraad ervan in. Als je meer taken moet of wil toevoegen, vraag jezelf dan af of je het erbij kunt hebben. Wees compleet eerlijk tegen jezelf en neem niet meer hooi op je vork dan je aankan. Anders loop je het risico om aan andere belangrijke logistieke aspecten voorbij te gaan en tijd te verspillen aan onnodige, complexe taken.
Reden #3. Je hebt de neiging om voortgangsobstakels te negeren
Je was er zeker van dat je vrijdag alle keynote-speakers kon bevestigen. Je wist eveneens zeker dat je volgende week de gedrukte versie van het eventprogramma zou ontvangen. Na een paar telefoontjes en e-mails begon je echter te beseffen dat je geluk had als je de brochures een dag voor het evenement zou hebben. Je kwam er bovendien achter dat de luchtverkeersleiders een staking hadden, waardoor een aantal van je sprekers of gasten niet komen opdagen. Zoals Daniel Kahneman aangeeft: "mensen hebben de illusie dat ze de controle hebben. Ze onderschatten de obstakels enorm". Dit zorgt ervoor dat je maar moeilijk de mogelijke problemen kunt voorzien die je werk kunnen vertragen of die je succes kunnen saboteren.
EventProf Tip: je kan niet alle slechte dingen voorspellen die foutgaan wanneer je je evenement plant. Wees echter klaar om snel te reageren en om alternatieve oplossingen te vinden in het geval dat iets onverwachts zich voordoet. Oefen om op de meest waarschijnlijke obstakels te anticiperen en besef dat er altijd iets fout kan gaan.
Conclusie
Planningsmisvattingen zijn geen groot gevaar als je je ervan bewust bent. Houd bij het plannen van je volgende evenement rekening met de mogelijke vertragingen en verkeerde inschattingen qua tijd en moeite. Zorg dat je op de hoogte bent van de obstakels waar je tegenaan kunt lopen. Houd dit in gedachten en stel een realistische planning op, waardoor je jezelf meer tijd gunt om het werk te doen.
