Tegenwoordig heb je als planner veel digitale oplossingen tot je beschikking. Die kunnen de werklast qua logistiek en eventmarketing van je schouders nemen, wat leidt tot betere resultaten. Er is een grote hoeveelheid eventmanagementsoftware en apps die ontworpen zijn om aan de behoeften van iedere professional te voldoen. Het gebruik van eventtechnologie wordt geleidelijk aan een garantie voor succesvolle resultaten en een positieve ROI.
Eventtechnologiebedrijven worden steeds beter in het leveren van de nodige tools die planners kunnen gebruiken om offline en offline betrokkenheid te creëren. Daarnaast helpt toegang tot waardevolle oplossingen eventprofessionals om gepersonaliseerde belevingen op te zetten voor verschillende doelgroepen, terwijl het ook de potentiële generatiekloof tussen hun bezoekers verkleint. Het is slechts een kwestie van tijd voordat alle planners deze digitale oplossingen volledig omarmen, om hun logistieke en marketinguitdagingen op te lossen.
Totdat het zover is, is het echter belangrijk om de discrepantie aan te geven tussen de niet te stoppen opmars van eventtechnologie en het gebrek aan kennis over de tools die nog bestaat. Zoals eventtechnologie-expert Corbin Ball aangeeft: "het is een van de uitdagingen voor eventplanners om de waterval aan informatie die op ze afkomt te filteren zodat ze de juiste keuzes kunnen maken". Vaak begrijpen planners niet het echte potentieel van eventtechnologie en gebruiken ze het voor de verkeerde redenen.
Hierdoor benutten ze niet de echte waarde van digitaal plannen en marketingplatforms, wat leidt tot frustratie en ongeloof. Om te voorkomen dat dit gebeurt, geven we je hier een lijst met de verkeerde redenen die professionals moeten vermijden wanneer ze besluiten eventtechnologie in te zetten bij het planningsproces:
Verkeerde reden #1: Zoeken naar eenvoudige oplossen
Natuurlijk wil je overtollige en vervelende logistieke procedures automatiseren, dat is logisch. Het is echter belangrijk om je te bedenken dat eventtechnologie zoveel meer voor je kan betekenen... Als je eventsoftwareplatforms of apps alleen voor digitaliseringsdoeleinden hebt gebruikt, is het gemakkelijk om het ware potentieel van deze tools in te zien en te gebruiken.
Zelfs de meest matige eventtechnologie kan logistieke taken automatiseren. Het is echter belangrijk om een strategische visie te ontwikkelen van wat je op grootschalige wijze wil verbeteren en opschalen, vóórdat je een digitale oplossing voor je evenementen uitkiest.
Je kunt bijvoorbeeld zoeken naar iets dat naast de logistieke functie ook zorgt voor een volledige automatisering van je marketing en attendee journey, met gebruiksvriendelijke B2B-platforms en automatische facturering. Neem één stap voorwaarts, analyseer wat je werkelijk nodig hebt (afgezien van een tool waarmee je automatisch de bezoekerslijst update) en ga voor iets waarmee je daadwerkelijk de efficiëntie van je team verhoogt.
Verkeerde reden #2: Je wil de trends van de sector bijbenen
Dit is altijd een slecht idee. Trends komen en gaan, maar jij blijft achter met dezelfde planning- en marketingproblemen. Het probleem hierbij is dat je geen eventmanagementplatform of app koopt om concrete uitdagingen op te lossen en de ROI van je evenement te verhogen. Nee, je doet het omdat iedereen het doet. Daardoor zul je niet duidelijk hebben op welke wijze deze digitale tools daadwerkelijk je workflow kunnen vergroten.
Verkeerde reden #3: Geloven dat je hiermee meer bezoekers trekt naar je evenement
Het maakt mensen niets uit als ze het eventprogramma kunnen zien op een app in plaats van op een gedrukte folder. Daardoor zullen ze echt niet sneller zich aanmelden. Als je meer mensen naar je evenement wil trekken, moet je krachtige marketingstrategieën inzetten. Natuurlijk kan eventtechnologie je zeker helpen om verschillende promotietechnieken in te zetten, maar je moet begrijpen dat een eventmanagementplatform of app op zichzelf geen garantie is voor een hoger bezoekersaantal.
Verkeerde reden #4: Een 'betere' professional worden
Laten we dit even duidelijk maken: als je eventtechnologie gebruikt, betekent dat niet automatisch dat je een succesvollere planner wordt. Het kan zeker je vaardigheden versterken, maar het is absoluut geen vereiste. Er zijn genoeg incompetente organisatoren die de nieuwste eventtechnologie gebruiken en er zijn net zo goed ontzettend veel geweldige professionals die fantastische evenementen kunnen plannen en runnen met eenvoudige digitale middelen.
Verkeerde reden #5: De beleving van je bezoeker 'verstoren'
Het is geen geheim dat mobiele eventapps en -platforms een hogere mate aan betrokkenheid bij je bezoekers beloven, evenals meer interactie tussen je gasten en het evenement zelf. Eventtechnologie introduceerde bovendien gamificatie, dat je kan inzetten om de beleving van de bezoekers te 'disrupten'. Daar is niks mis mee, maar als gamificatie je enige reden is om een eventapp of -platform te kopen, laat het dan maar zitten. Gamificatie is niet gewoon maar weer een leuk hebbedingetje. Integendeel; het is een complex concept dat maar weinig planners begrijpen. Voordat je besluit je event te gamificeren moet je een helder idee hebben wat je ervan verwacht en hoe je ermee het gedrag van je bezoekers wil veranderen.
Call-to-action
Voordat je besluit welk eventmanagementplatform of app je in gaat zetten, zet je de eventplanning- en marketingonderdelen die je wil verbeteren op papier. Vraag jezelf af wat je nodig hebt en op welke wijze eventtechnologie je kan helpen om ontzettende waarde voor je bezoekers (en teamleden) te creëren. Analyseer op zorgvuldige wijze je motieven, ontwerp een strategische visie op je gewenste planningsworkflow en ga dan pas op zoek naar een digitale tool die op je behoeften aansluit.
