Heb je je ooit moeten haasten om een vlucht te pakken op een groot vliegveld met vele verdiepingen, checkpoints en gates? Hoe voelde je je? Waarschijnlijk was je gestrest en paniekerig. De kans is echter groot dat je wel de vlucht hebt gehaald.
Wat hielp je navigeren door die eindeloze rijen en menigten? Misschien was je op een gebruikersvriendelijk vliegveld met gemakkelijk te begrijpen borden en aanwijzingen. Je kunt deze situatie natuurlijk niet vergelijken met de manier waarop je gasten zich voelen als ze je eventlocatie of de juiste workshopzalen niet kunnen vinden. Hun ervaring is echter wel vergelijkbaar, aangezien het er volledig van afhangt hoe goed je de verkeersstromen dirigeert door een begrijpelijke plattegrond te bieden met de specifieke details en de nodige uitleg.
Zoals Anton Shone en Bryn Parry aangeven in hun boek Successful Event Management: A Practical Handbook: "een belangrijk deel van het proces van informatie bieden aan het publiek voor een grootschalig of outdoor event, zal waarschijnlijk de voorbereiding van een maquette of plattegrond van de locatie zijn."
En volgens Julia Rutherford Silvers: "een overzichtelijke plattegrond zorgt ervoor dat een persoon zijn of haar weg kan vinden in de macro-omgeving van de eventlocatie. Ook helpt de plattegrond bij het vaststellen van de hiërarchie aan voorzieningen en belangrijke plekken."
Als je echter een gemakkelijk te begrijpen eventplattegrond wil bieden, moet je je aan een paar basisregels houden. De belangrijkste worden hieronder uitgelegd.
Regel #1: Geef alle belangrijke plekken aan
Het maakt niet uit of het nu gaat om seminarzalen of de wc's; het is jouw verantwoordelijkheid om duidelijkheid te scheppen over alle ruimten. Als je dat niet doet, reken dan maar dat je tijdens je evenement met onverwachte vragen van je gasten te maken krijgt. Zal je de tijd hebben om uit te leggen waar de liften zijn? Of zou het eenvoudiger zijn om ze gewoon een uitgebreide en begrijpelijke kaart te bieden die alle mogelijke belangrijke plekken weergeeft? Het antwoord is voor de hand liggend.
Regel #2: Voeg foto's toe aan de locaties
Laten we als voorbeeld een grootschalig academisch evenement nemen dat gehouden wordt op verschillende campussen of universiteitsgebouwen. Om ervoor te zorgen dat je gasten niet verdwalen, kun je een paar foto's in de plattegrond toevoegen als visueel referentiepunt, zoals een foto van de bibliotheek of het auditorium. Dit kun je doen door de genummerde foto's achter op de kaart toe te voegen.
Regel #3: Noteer de snelste en gemakkelijke weg(en)
In sommige gevallen, als je een grootschalig evenement aan het organiseren bent, kan het handig blijven om de route van het ene gebouw naar het andere te noteren. Dit kun je doen door stippellijnen op de kaart te zetten.
Regel #4: Gebruik verschillende kleuren of tekens voor verschillende types locaties
Zoals Julia Rutherford Silvers aangeeft: "het vermogen van een persoon om correct (of handig) te navigeren wordt versterkt wanneer je 'visuele magneten' creëert of sneak previews biedt van gebieden of activiteiten verderop." De schrijver merkt verder op: "dit kan je doen door te 'storytellen' op borden, door duidelijke herkenningspunten te gebruiken of door de ruimte zo in te delen dat er aanlokkelijke zichtlijnen ontstaan". Met dat op het oog is het belangrijk om dezelfde kleurcodes op de plattegrond te gebruiken, om je bezoekers gemakkelijker door de eventruimte te laten navigeren. Dit zorgt ook voor eenduidigheid.
Regel #5. Bied aanvullende uitleg (indien nodig)
Laten we bijvoorbeeld zeggen dat nadat de beurs voorbij is, je een stadsrondleiding na de lunch hebt gepland voor je bezoekers. De locatie verzorgt echter geen lunch, wat betekent dat je gasten de locatie moeten verlaten om dichtbij zijnde restaurants of cafés te vinden. De kans is groot dat niet alle bezoekers naar hetzelfde restaurant of café zullen gaan dus zullen ze verschillende kanten opgaan. Om ervoor te zorgen dat iedereen op hetzelfde punt terugkomt na de lunch om de rondleiding te beginnen, is het handig (naast het aan te kondigen tijdens de beurs) om een verzamelplaats op de kaart te noteren, evenals een verzameltijd en een beschrijving van de activiteit.
Call-to-action
Wanneer je de plattegrond van de kaart aan het maken bent, vraag jezelf dan eens af wat de belangrijke plekken zijn. Zorg dat je de ruimtes voor verschillende dynamieken of activiteiten vermeldt, evenals (nood)uitgangen, faciliteiten, cateringzones, etc. Zet alles op de kaart wat je bezoekers moeten weten. Overweeg om foto's toe te voegen, evenals wegen, herkenningspunten of andere details die de plattegrond begrijpelijker maken. Gebruik tot slot een samenhangende en consistente kleurcode om de ruimtelijke indeling te vereenvoudigen voor je bezoekers.
Ik wil voor een evenement een plattegrond maken