Een goede uitnodiging moet opvallen, verleiden, knallen, … Overtuig je doelgroep met rationele en emotionele argumenten. Waarom zouden zij naar het evenement komen? Wie kun je met wat overtuigen?
Sommige gasten komen alleen als er mogelijkheden zijn om te netwerken, anderen zijn weer erg gevoelig voor presentaties van autoriteiten. Speel ook in op emoties. Dit kan en mag als je het op de juiste manier doet. Ken je doelgroep! Wellicht ziet de uitnodiging voor zaakvoerders er anders uit dan die voor verkopers. Let er op dat vorm, stijl, toon, taal en kleur passen bij je doelgroep.
TIP: Een korte en duidelijke boodschap werkt altijd! Dus niet te veel tekst. Benadruk de datum en de locatie als eyecatchers.
Leg niet alleen de nadruk op het evenement zelf. Zeg je genodigden waarom zij onmisbaar zijn voor je evenement. Je gasten moeten zich belangrijk voelen. Dit hoef je niet expliciet te doen. Geef subtiele hints en maak je event exclusief.
Creativiteit en originaliteit beginnen al bij de enveloppe. Een prachtige uitnodiging hoort niet thuis in een saaie, onpersoonlijke envelop. Ben je uit op enkele genodigden met een erg drukke agenda? Stuur een vooraankondiging of een teaser. Zo kunnen zij alvast een
gaatje vrijhouden voor je evenement. Je kunt ervoor kiezen om de save-the-dateboodschap te versturen per mail. Gebruik wel steeds dezelfde stijl en opmaak. Alle communicatie-uitingen moeten meteen visueel gelinkt kunnen worden aan het evenement!
TIP: Voor sommige evenementen kan het helpen de gastenlijst op de website van je evenement te publiceren om een hogere respons te krijgen. Bepaalde gasten zullen immers alleen maar komen wanneer ook andere belangrijke relaties of hun concurrenten aanwezig zijn.
Onmisbare informatie
De hoeveelheid informatie op je uitnodiging hangt af van je evenement. Sommige informatie is echter zo essentieel dat die niet mag ontbreken:
- Wie? Wie organiseert het evenement? Wie ontvangt een uitnodiging? Welk publiek mag je verwachten (business, pers …)?
- Wat? Wat mogen de gasten verwachten? Wat staat er op het programma? Tenzij dit nog een verrassing moet blijven natuurlijk … Probeer de nieuwsgierigheid in ieder geval te prikkelen.
- Waar? Op welke locatie worden de gasten verwacht? Hoe kom je er en waar kun je parkeren? Voeg een plannetje en een duidelijke routebeschrijving vanuit verschillend richtingen toe.
- Wanneer? Op welke datum vindt het evenement plaats? Wanneer worden de gasten verwacht? Is er een sluitingsuur voorzien?
- Waarom? Wat is de aanleiding van het evenement?
- Respons Hoe schrijf je jezelf in? Wat is de laatste inschrijvingsdatum? Waar kunnen genodigden terecht met vragen (telefoonnummer, e-mailadres, contactpersoon)?
Gebeurt er iets afwijkends? Verwacht je iets extra’s van je gasten? Vergeet dat dan niet te vermelden op de uitnodiging.
- Worden partner en/of kinderen wel/niet uitgenodigd?
- Is een bepaald soort kledij of stijl gewenst? Wat is de dresscode?
- Ben je persoonlijk uitgenodigd of mag je de uitnodiging doorgeven aan een collega of (zaken)partner?
- Inschrijvingskosten, voorwaarden …
Wil je dat je genodigden een seintje geven of ze al dan niet aanwezig zullen zijn? Vermeld dat dan duidelijk op de uitnodiging. Ook al is het een beleefdheidsvorm te reageren op een invitatie, niet iedereen zal dat doen. Je kunt je voorkeur aangeven door middel van onderstaande afkortingen, maar houd er rekening mee dat sommige doelgroepen er misschien niet vertrouwd mee zijn. In dat geval schrijf je je verzoek best voluit.
- RSVP (Répondez, s’il vous plaît). Hiermee verzoek je je gasten te reageren op de uitnodiging, om aan te geven dat ze wel/niet aanwezig zullen zijn. Je kunt ook de afkorting AAUB (Antwoord alstublieft) gebruiken als synoniem voor RSVP.
- Regrets only. Dit plaats je op de uitnodiging wanneer je van je genodigden een reactie verwacht wanneer zij niet ingaan op de invitatie.
- RFSVP (Response favorable s’il vous plaît). Deze afkorting gebruik je wanneer je, alleen wanneer genodigden jouw uitnodiging aanvaarden, om een bevestiging vraagt. Als alternatief kun je ook VGA (Verzoek gunstig antwoord) gebruiken.
Goed dat hier de onmisbare vragen worden besproken. Ben zelf ook van mening dat deze vragen op een goede manier verpakt moeten worden, zodat het de aandacht van de genodigde trekt. Daarnaast vind ik het ook altijd goed om het thema zo goed mogelijk terug te laten komen in de uitnodiging.