Bij To The Point Events creëren ze al 16 jaar spraakmakende events. Vanuit deze ervaring deelt het evenementenbureau graag '10 stappen' die je moet zetten om tot het perfecte event te komen.
Het 10-stappenplan van To The Point Events:
1. Vertrek van de 'Why'! Wat wil je bereiken? Wat is het doel van je event? Waarom wil je het event creëren. Wat is de ROO van je event? Verbinding speelt daarbij vaak een centrale rol.
2. Welk type Event? Met welk soort evenement kan je die doelstellingen het best bereiken? Voor je medewerkers: een personeelsfeest, een familiedag, een opendeurdag, een incentive of een teambuilding. Voor klanten: een bedrijfsfeest, een training, een (hybride) congres of een beurs. Een event hoeft ook niet altijd
een 'one-shot' te zijn, maar maakt vaak deel uit van een ruimer communicatietraject.
3. Wie wil je uitnodigen? Wie is jouw doelgroep: Klanten, medewerkers (met partner?), stakeholders? Een tip: de gemiddelde stelregel is dat 60% van je genodigden komen.
4. Welk budget heb je voor ogen? Wat is de ROI die je verwacht? Hoe ga je zorgen dat je budget niet ontspoort? Altijd interessant om een spare te voorzien voor onverwachte kosten. Een professionele registratie (evt via een tool) en een korte opvolging kan helpen om verrassingen (bv inzake cateringkosten) te vermijden.
5. Kies een locatie en een datum. De regio, de gewenste capaciteit, het verhaal, de sfeer, het speelt allemaal mee bij de keuze. Bij TTPE zeggen ze altijd "Als je een datum en een locatie hebt, kan je een event (beginnen) creëren."
6. Wat is de scope? Bepaal welke elementen (sprekers, presentaties, entertainment, activaties) voor jou essentieel zijn in het programma van je event. Wat past het beste met jouw bedrijfsDNA? In functie van het beschikbare budget moet je ook verstandige keuzes maken en de juiste prioriteiten stellen. Zorg voor een
authentieke beleving, dat is wat de gasten achteraf zullen onthouden.
7. Maak een stappenplan en teken een plan (meten is weten). Een gedetailleerd stappenplan met harde deadlines helpt om op een gecontroleerde manier naar het gewenste resultaat toe te werken. Bouw daarbij ook tussentijdse budgetcontroles in zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
8. In aanloop naar het event vertaal je alles in een draaiboek om niks aan het toeval over te laten. Bepaal de verantwoordelijkheden en wijs die toe aan professionals of waar mogelijk aan vrijwilligers. Maak heldere afspraken met alle betrokken partners: catering, logistiek, audiovisuele diensten, etc. Geef zeker voldoende aandacht aan de veiligheid (indien nodig beveiliging) en de sustainability van je event. Denk ook aan ogenschijnlijke details als een goede parking organisatie en verzorgde toiletten voor een optimale beleving van de gasten.
9. Vergeet zelf niet te genieten en evalueer achteraf grondig want "alles kan altijd beter". Feedback is altijd een cadeau! Zo kan je het volgende event nog beter maken.
10. Wil je geïnspireerd en ontzorgd worden? Bel team To The Point Events! Als architect en bouwheer van jouw event gaan zij samen met jou alles tussen dromen en doen realiseren.
Ter inspiratie vind je hieronder de nieuwe corporate video van To The Point Events met een impressie van hun zeer gevarieerde events: bedrijfsevenementen, family days, teambuildings, hybride congressen & beurzen op maat, MICE en special events.
Heb je een idee, een droom en wil je de haalbaarheid checken? Neem contact op met team TTPE! Zij denken en voelen mee en helpen je graag verder met veel passie.
Ik wil graag van jullie leren 😎