Wat maakt een event onvergetelijk? Het kaliber van de sprekers? De catering? Of misschien is het de merkervaring die je serveert?
Al deze elementen zijn natuurlijk belangrijk. Maar ze vormen niet de kern van een buitengewoon event. Wat een evenement écht onderscheid is de creatieve productie die tot unieke ervaringen en gevoelens bij je deelnemers leidt. Maar wat is een creatieve productie?
Als je een event organiseert, is de logistiek maar de helft van het werk. De creatieve productie is de andere helft. Het houdt het ervaringsdesign in, dat vooral gefocust is op wat je bezoekers zien, voelen en denken. Het is het ‘sprookjesgedeelte’ van het event, hetgene wat het bijwonen speciaal maakt. Om een goede productie te bekomen die je gasten echt zal ontroeren, heb je een goed ontwikkeld concept nodig.
Volgens Kevin Van der Straeten moet een sterk concept de verbeelding van de targetgroep bespelen: "het prikkelt hun fantasie, en verkent een zone van onzekerheid die zich situeert tussen nieuwsgierigheid en verwarring. Een graduele opbouw van spanning en opwinding verzekert een blijvend effect."
Hoe ontwerp je nu een creatief eventconcept dat leidt tot een adembenemende productie? Hier zijn een aantal suggesties:
#1 Maak gebruik van een innovatief design
Een echt creatief eventconcept combineert altijd een probleemoplossende en creatieve oplossingen en ontwerp. Nieuw meubilair, een nieuwe ruimtelijke indeling of een adembenemende dynamiek die cocreatie en interactie genereert, zijn allemaal elementen van een innovatief design.
Ga bijvoorbeeld met deze vraag aan de slag: hoe laat ik mijn deelnemers samen een probleem oplossen? Ga dan op zoek naar creatieve oplossingen die spel, interactieve content en live-polls enzovoort omvatten. De kern van een innovatief design is het zoeken naar verschillende benaderingen om dezelfde oude uitdagingen op te lossen.
#2 Ga voor een geïntegreerde aanpak
Wanneer je een creatief concept ontwerpt, hou dan rekening met het hele traject van de deelnemerservaring. Dat begint bij de uitnodiging die ze ontvangen en het registratieproces. Hoe gaan je toekomstige deelnemers reageren wanneer ze op de eventwebsite komen? Zullen ze opgewonden geraken en willen deelnemen? Hoe zal hun eerste indruk van de eventlocatie zijn? Hoe gemakkelijk was de check-in procedure? Welke zijn waardevolle extra’s die hun ervaringen onvergetelijk zullen maken?
Een eventconcept moet al deze elementen bevatten. Ze maken de productie inspirerend voor je gasten.
#3 Ontwikkel een duidelijk thema
Waar draait je event eigenlijk rond? Kevin Van der Straeten zegt hierover: "om de doelstelling van je event te versterken, kun je werken met een centraal thema of story line. Deze verbindt de verschillende elementen in het eventprogramma. Het neemt tijd en vraagt creativiteit om een origineel thema te bedenken. Maar het is zeker de inspanning waard."
Kleinere thema-elementen kunnen een groot verschil maken - ze zullen je zeker doen opvallen in de menigte van andere evenementen. Dus wanneer je een creatief eventconcept ontwikkelt, vraag jezelf af wat het belangrijkste verhaal is dat je gaat vertellen en hoe je wil dat je gasten zich voelen.
Bijvoorbeeld, als je evenement gaat over cruisetoerisme, dan kun je maritieme decoraties en kleuren gebruiken om je locatie in te richten. Je gasten zullen dit opmerken en onthouden.
#4 Maak het podium zo aantrekkelijk mogelijk
Waar gaat de aandacht van een deelnemer meestal naartoe doorheen het hele event (los van zijn gsm)? Het podium!
Het is de plek waar je sprekers hun kennis en inzichten delen. Alle ogen zullen dus op het podium gericht zijn. In de plaats van een klassieke versie, kun je eens voor iets creatiefs gaan en een nieuwe format proberen.
Bijvoorbeeld, een ronde tafel in een boksring. Of interview de sprekers wanneer ze op een schommelstoel zitten. Deze ongewone settings zullen de interacties tussen sprekers en aanwezigen veranderen en een andere omkadering voorzien voor kennisdeling en discussies.
#5 Voorzie een overrompelende beleving voor je deelnemers
Er is niets waardevoller dan je gasten in een flow brengen. Dit moment, volgens psychologen is het de meeslepende beleving als mensen zo geëngageerd zijn in een activiteit en er zo van genieten, dat ze niet meer voelen dat de tijd voorttikt. Iets waar mensen heel erg veel van houden, is spelletjes spelen.
Dus ben je op zoek naar buitengewonere resultaten bij het co-creëren, includeer dan spelletjes in je creatief event concept.
Het creëert interactie, een hoger aanwezigheidsengagement en groepswerk. Het verdiept de kennis over het onderwerp en zorgt voor betere conversaties wanneer mensen ondergedompeld zijn in een plezierige activiteit.
In het kort
Creatieve event conceptualisatie en creatieve productie maken events fenomenaal. Ze vormen de kern van een goed gepland event. Vlotte logistiek en een topdesign zijn cruciaal. Maar het hart en het echte karakter van een event ligt in de creatieve details. Die zorgen ervoor dat je gasten zichzelf voor een aantal uren vergeten en genieten van de verschillende ervaringen samen met andere mensen. Veel succes!
