Wat is er saaier dan een spreker die met een monotone stem gewoon zijn papier afleest en niet eens naar het publiek kijkt? Iemand die actief kan deelnemen aan een conferentie leert meer en interageert beter.
Wat er gebeurt met je bezoeker is eigenlijk belangrijker dan de activiteiten op het podium. Daarom moet je er voor zorgen dat je deelnemers voldoende tools hebben waardoor ze kunnen participeren. Het gaat voor alle duidelijkheid niet over korte live-polls of leuke quizjes die die de aandacht van het publiek even trekken. Het gaat over een conferentie organiseren waar echte participatie mogelijk is. Een evenement dat is ontworpen als een omgeving dat deelnemersengagement verhoogt en interactie stimuleert met de geleerde content en de andere gasten.
Een participatieve conferentie veronderstelt ook een switch van kennistransfer naar co-creatie van kennis. Deelnemers zijn geen passieve ontvangers meer. Zij nemen nu actief deel als leraars en gedachten-generators met als uiteindelijk doel het gehele publiek te verrijken.
De conferentiedeelnemers zijn bereid om zich te commiteren te interageren met anderen en samen een co-creatieve leerervaring te creëren. Als deze specifieke elementen je aanspreken, dan wil je misschien wel de volgende stap zetten en leren hoe een echte participatieve conferentie te plannen en te organiseren:
Stap 1: moedig peer-to-peer leerinteracties aan
Een van de belangrijkste redenen waarom mensen naar conferenties gaan, is om te netwerken en om te communiceren met anderen. Hier kun je als organisator handig gebruik van maken en de interactie sturen in de richting van leren.
Bijvoorbeeld, tijdens paneldiscussies vraag je de moderator om groepen te creëren en tijdblokken te voorzien waardoor de groepen kunnen discussiëren. De moderator kan ook de aanwezigen aanmoedigen om hun ervaringen te delen en hun takeaways te presenteren.
Tip 2: modereer de interactie tussen de deelnemers
Leren van sprekers is geweldig, maar waarom ook niet gebruik maken van de kennis die in de groep zit? Wanneer je een participatieve conferentie wil organiseren, dan moet je voldoende tijd voorzien zodat mensen met elkaar en met de sprekers kunnen praten.
Om chaos te vermijden, moet je er voor zorgen dat de persoon die de sessie leidt, duidelijke moderatietechnieken tijdens de bezoekersinteracties gebruikt. Ga je mensen in groep laten discussiëren? Ga je die groepen mixen voor verschillende taken? Ga je jezelf limiteren en bezoekers afkoppelen?
Om een hoog niveau van conversatiedynamiek te bereiken, moet je al deze aspecten voor oog houden en specifieke moderatie- en interactieregels voor iedereen ontwerpen.
Stap 3: empower je bezoekers om beslissingen te nemen
Een ander aspect waar je rekening mee moet houden tijdens het ontwerpen van een participatieve conferentie, is dat je je bezoekers zelf beslissingen nemen. Ze beslissen welke workshops ze willen volgen en over welke topics ze willen debatteren. Bijvoorbeeld, als jij een plenaire sessie en een ronde tafel set-up hebt, dan kun je verschillende discussiepunten toewijzen aan de verschillende tafels. Dat laat de bezoekers toe om zelf beslissen aan welke tafel ze zich zetten en in welke conversatie ze zich engageren.
Stap 4: nodig sprekers uit die interactieve speeches geven
Er moet een constante conversatie mogelijk zijn tussen de sprekers en het publiek. Vraag je panelleden om hun speeches te concentreren rond deze interacties. Bijvoorbeeld, je geeft je sprekers een tijdslijn en je laat hen weten hoe lang hun presentaties mogen duren. Maar je meldt hen ook hoeveel pauzes ze moeten inbouwen tijdens de presentaties om het publiek vragen te (laten) stellen.
Dit zorgt ervoor dat de bezoekers een actieve rol nemen en de sessie als het ware co-creëren met hun bedenkingen over de verschillende onderwerpen.
Stap 5: bouw een ‘life-learning’ mindset in
‘We zijn hier om te leren, iedereen heeft het recht om gehoord te worden.’ Dit moet het mantra zijn van je participatieve conferentie. Mensen zullen zich soms onthouden van interactie in discussies, omdat ze denken dat ze onvoldoende kennis hebben over het onderwerp of angst hebben iets stoms te zeggen.
Om dit te vermijden, moet de moderator iedereen aanmoedigen, hen laten weten dat alle stemmen belangrijk zijn en dat ze anderen zelfs ontgrieven door zich niet vrijuit uit te drukken en volledig te participeren in de interactie.
In het kort
Participatie komt niet vanzelf. Als eventprofessional weet je dat het jouw verantwoordelijkheid is om deelnemers te helpen zich te engageren en te interageren tijdens de sessies. Maar geen nood: door de juiste strategiën en praktijken toe te passen, ben je in staat om een veilige omgeving te creëren waar iedereen kan participeren. Zo help je de deelnemers van kennis transfer te evolueren naar kennis co-creatie. Veel succes!
