Je bent er helemaal klaar voor: je planning ging vlotjes en je bent klaar om de toegangsdeuren van je eventlocatie open te gooien voor je eerste bezoekers. Alles lijkt onder controle. Je teamleden lopen rond met een glimlach op hun gezicht, de vrijwilligers zijn goed voorbereid. Je leveranciers hebben hun deel van het werk perfect uitgevoerd. Toch ben je superzenuwachtig. Dat is normaal.
De meeste artikels die je leest in de vakpers gaan over hoe plannen, promoten en managen van je evenement, maar slechts weinigen focussen op hoe je de dag zelf succesvol doorkomt.
Het planningsgedeelte is natuurlijk essentieel, maar het is niet de enige factor die je uiteindelijke resultaat bepaalt. De manier waarop je je event zelf aanpakt, kan die perfecte planning helaas doorkruisen. De manier waarop je je event managet is even belangrijk als de voorbereiding die je ervoor treft.
Bijvoorbeeld, je hebt een uitgebreid kaartje, maar je gasten vinden de juiste vergaderzaal maar niet. Of wat gebeurt er wanneer sommige aanwezigen geen zitplaats kregen toegewezen omdat de hostessen te traag door de ruimte manoeuvreren? Wat als de micro's van de sprekers plots niet meer werken en je moet de openingssessie verlaten?
Zoals je kunt zien, allerlei dingen kunnen misgaan tijdens een evenement, en hoe hard je ook gewerkt hebt aan de voorbereiding, soms geldt de wet van Murphy. Onvoorzienbare dingen gebeuren, dus raak er maar gewoon aan. Maar als het onvoorziene gebeurt, wat kun je dan doen om snel te reageren en de situatie om te buigen? Hier is een pre-evenement must-read lijst van aanbevelingen die er voor zorgen dat je evenement goed verloopt:
Creëer verschillende WhatsApp groepen voor je teams
Deze tip is bijzonder belangrijk wanneer je op een grote locatie zit, zoals bij beurzen, megafestivals of tentoonstellingen. Een goede manier om met elkaar in contact te blijven zijn online groepen, zoals WhatsApp. Je kunt ook kiezen voor draagbare zendontvangers, maar daar zijn risico’s aan verbonden. Niet al je teamleden weten hoe ze werken, en wanneer je veel verschillende mensen tegelijkertijd op je kanaal hebt zoals audiovisuele krachten, cateraars, vrijwilligers, bezoekersassistenten, enz. kan er verwarring ontstaan.
Online groepen voor de verschillende teams werken veel beter, omdat iedereen perfect weet hoe te moet texten. Maak de regels over het chatten op voorhand wel duidelijk, grappen en grollen ontstaan snel en leiden af van waar het echt om moet gaan. Stel duidelijk dat deze kanalen enkel mogen gebruikt worden voor dringende zaken of wanneer er urgent contact nodig is.
Zorg dat niet alles van jou afhangt
Je bent wel de evenementencoördinator, maar dat wil nog niet zeggen dat alle verantwoordelijkheden op jouw schouders moeten rusten. Anderen kunnen ook bijdragen, en op deze manier geraak je ook niet betrokken bij issues die de teams perfect zelf kunnen oplossen. Leer te delegeren! Vertrouw je collega’s. Brief iedereen over het belang van verantwoordelijkheden opnemen en het vinden van snelle oplossingen. Het doet er niet toe of het met je of zonder je is, het is jouw job om ervoor te zorgen dat alles op rolletjes loopt.
Praat met je team op voorhand over potentiële problemen tijdens het evenement
Plan een korte meeting net voor de start van je evenement. Brief je team over mogelijke uitdagingen die ze kunnen tegenkomen tijdens het gebeuren. Geef aan waar ze zorgvuldig aandacht voor moeten hebben en verduidelijk de onderverdelingen van deze uitdagingen.
Bijvoorbeeld, je weet dat sommige sprekers van de luchthaven arriveren slechts enkele momenten voordat ze het podium op moeten. Praat over wat hun aankomst kan vertragen (bijvoorbeeld de vlucht is verlaat of er staat een file onderweg). Spreek dan af wat er moet gebeuren als dit scenario zich voordoet. Zorg er ook voor dat je teamleden vragen kunnen stellen en beantwoordt ze dan zo uitgebreid mogelijk.
Zorg voor een verantwoordelijke voor elke afdeling
Elk aspect van je evenement moet een verantwoordelijke hebben, iemand die de problemen opneemt en ook oplost. Of het nu het audiovisueel gedeelte is, de catering, de check-in, … verdeel deze verantwoordelijkheden. Het zorgt ervoor dat de uitvoering vlotter verloopt.
Creëer een gepersonaliseerd schema voor je vrijwilligers
Een goedgeolied evenement vraagt een goedgeorganiseerde vrijwilligerswerking. Elke individuele persoon moet zijn taken en zijn werkschema kennen. Je hebt dus niet alleen een verantwoordelijke nodig voor de vrijwilligers, je moet hen ook een gepersonaliseerd programma geven dat hen toelaat om gemakkelijk hun weg te vinden in de eventomgeving.
In het kort
Het is stresserend, maar het is ook onvergetelijk, de dag van je evenement. Het is het eindresultaat van maanden van hard werken en plannen. Jouw laatste loodje is voor een puntgave uitvoering te zorgen. Je moet elke on-site uitdaging tackelen. Maar met de juiste voorbereiding en noodzakelijke hulp, ben je in staat om ook deze laatste challenge succesvol aan te pakken. Veel succes!
