Hoe weldoordacht stel jij je registratieformulier op? Zoek je een generieke template en dan snel 'knippen en plakken'? Of net het tegenovergestelde, bestudeer je elk stukje data dat je wil verzamelen en bouw je zelf een compleet nieuw registratieformulier?
Eén ding is zeker: je verliest waardevolle inzichten als je geen aandacht besteedt aan de informatie die je van je gasten verwerft. Die data kunnen immers impact hebben op hoe je je event organiseert. Bijvoorbeeld, de afwezigheid van een simpel ‘kies een antwoord’veld kan ervoor zorgen dat je voor gigantische cateringuitdagingen komt te staan. Je weet namelijk niet hoeveel vegetarische gerechten je moet voorzien. Wanneer je geen vragenveld toevoegt, kun je je gasten niet segmenteren en ze een meer persoonlijke benadering bieden.
Wanneer je bezoekers zich registreren via een formulier, beschik je over een unieke opportuniteit om al deze logistieke informatie te verzamelen en te structureren. Het maakt je verdere planningswerk een stuk gemakkelijker! Daarom is het belangrijk om op voorhand stil te staan en een krachtig, doch niet te lang, registratieformulier op te stellen.
Hoe pak je dat aan? Hier is een lijst met informatie die je kunt gebruiken vooraleer je begint je registratieformulier op te maken:
1. Aangepaste vragen
Wanneer je gasten zich registreren, wil je ze kwalificeren. De juiste vragen aangepast aan de context helpen je om hen beter te begrijpen. Bijvoorbeeld, je kunt vragen naar hun functie en naar welke opbrengst hun start-up voortbrengt. Dat geeft je een breder zicht op hun profiel en zal je helpen om hen correct te segmenteren.
2. Eventuele beperkingen
Om je evenement echt toegankelijk te maken, moet je rekening houden met de eventuele beperkingen van je gasten. Los van fysieke handicaps, ontdek je zo dat sommigen visuele of auditieve beperkingen hebben. Anderen lijden dan weer aan vermoeidheid (door een hersenletsel) of hebben beperkte communicatieve skills. Hou rekening met al deze beperkingen en voorzie oplossingen. Vraag aan deze gasten of ze alleen komen of samen met een begeleider en of ze on-site hulp nodig hebben. Zo ontdek je bijvoorbeeld de nood dat iemand heeft om met hun rolstoel naar de juiste plek gereden te worden, of dat je een vertaler voor doven en slechthorenden moet voorzien.
3. Voedingsvoorkeuren
Als je koffiepauzes, lunch en/of diner voorziet, vraag je best naar de voedingsvoorkeuren van je deelnemers. Sommigen van je gasten kunnen vegetariërs zijn, lijden aan lactose-intolerantie of een notenallergie. Deze vraag stellen, zal vervelende incidenten voorkomen en geeft je gasten ook een gevoel van echt welkom te zijn.
4. Deelname aan sociale activiteiten
Soms is het activiteitenprogramma niet verplicht. Maar het is sowieso een slecht idee om het aantal gasten dat wil deelnemen aan een activiteit, pas te ontdekken op de dag zelf. Wees slim en vraag er op het registratieformulier naar. Als er verschillende activiteiten doorgaan op hetzelfde moment, dan kun je verschillende velden creëren zodat mensen kunnen aanduiden welke activiteit het beste bij hen past.
5. Netwerkinteresses
Wanneer je enkel koffiepauzes aanbiedt tijdens je event, dan moet je niet naar de netwerkinteresses vragen. Maar wanneer je speciale b2b één-op-één meetings organiseert met je gasten, dan zorg je best dat vraag en aanbod matchen. Daarom heb je informatie nodig over wat je bezoekers te bieden hebben of naar wat zij op zoek zijn tijdens je evenement. Vraag ernaar op het registratieformulier.
6. Aanwezigheid
Als je een meerdaags evenement organiseert, dan is het logisch dat je rekening houdt met de beschikbaarheid van je gasten door hen te laten aanduiden welke dagen ze komen. Deze gegevens zijn cruciaal om de flow van gasten te managen en alle andere details die afhankelijk zijn van het aantal bezoekers.
7. Reisondersteuning
Als je evenement internationaal is en veel van je gasten moeten reizen, vergeet dan je deelnemers niet die gegevens nodig hebben om een visum aan te vragen. In plaats van dat zij jou lastigvallen met e-mails, voorzie op het registratieformulier een button waar deze gasten speciale reisassistentie kunnen aanvragen. Laat hen daarbij aangeven welke documenten ze nodig hebben voor hun visum, en automatiseer de feedback door hen de gevraagde papieren te sturen. Dit bespaart je heel wat tijd (en e-mails).
8. Ondersteuning voor verblijf
Hetzelfde geldt voor het verblijf. De meeste van je gasten zullen zelf wel een hotel vinden, maar sommigen hebben hulp nodig. Zelfs met zoiets simpels als een aanbeveling help je hen verder. Bied hen de kans om hulp te vragen via je registratieformulier. En dan, net zoals met de reisassistentie uit het vorige punt, stuur hen automatisch een lijst met leuke plekken om te verblijven zodat ze er eentje kunnen kiezen dat bij hen past.
In het kort
Denk goed na voordat je aan je registratieformulier begint. Bijvoorbeeld, je kunt aan je gasten vragen hoe ze met de sociale media omgaan of wat hun T-shirt maat is. De details die op je registratieformulier moeten komen zijn afhankelijk van welk doel je wil bereiken. Het doel van dit artikel was vooral duidelijk te maken hoe belangrijk het is om een compleet registratieformulier te ontwikkelen, zodat je logistiek daarna vlot verloopt. Veel succes!
