Ben jij al eens tot de conclusie gekomen dat je tijd gestoken hebt in iets dat niemand anders interesseert? Hoe pijnlijk is het niet te beseffen dat al jouw inspanningen voor niets waren?
Dat gebeurt wanneer je de fase van ideevalidatie overslaat. Dat is zowel van toepassing bij een leuk hobbyprojectje als bij een heus businessplan. En dus ook in de evenementenbranche.
Gezien het enorme aanbod van evenementen (telt iemand deze wel eens?) is het zeer moeilijk met een volledig nieuw, creatief en authentiek idee op de proppen te komen. Op dezelfde manier dat je een businessvoorstel of een boekvoorstel valideert, moet je ook je evenementidee valideren.
Maar laat het ons stap voor stap aanpakken. Wat is een eventidee? Of het nu het onderwerp, de keynote speaker, de format of de locatie is, een eventidee moet elk aspect bevatten dat je conferentie, concert of seminarie een aantrekkelijke ervaring maakt voor je klanten, sponsors en gasten.
Zal je idee werken? Zullen mensen geïnteresseerd zijn om je event bij te wonen? Zullen de sponsors bereid zijn om (mee) te betalen omdat ze een interessant potentieel zien? Zullen klanten je volgen? Wanneer je je eventidee valideert, dan moet je duidelijke antwoorden hebben op deze vragen.
Hier zijn 5 stappen waarmee je je eventidee kan valideren:
Stap 1: bouw een oplossingsgericht verhaal voordat je je eventidee gaat valideren
Begin met het begin: hoe druk je je eventidee uit? Om je te helpen de kern van je event duidelijk te krijgen, begin bij het oplijsten van de doelstellingen. Waarom wil je dit event organiseren? Dit kan bijvoorbeeld zijn het verhogen van je merkbekendheid, meer leads bekomen of meer geld verdienen. Dit zijn echter goede interne redenen.
Om een sterk eventidee te bekomen, moet je breder denken.
Welke problemen zal je event oplossen? Waarom gaan je bezoekerspersona’s aandacht besteden aan je event en zich registreren? Wat zullen ze exact gaan ervaren. Deze vragen zullen je helpen een narratief te ontwikkelen van je event, die het je gemakkelijker zal maken om de validatie in een begrijpelijke vorm te gieten.
Stap 2: spreek met verschillende stakeholders
Meestal zijn verschillende partijen betrokken: klanten, providers, sponsors en bezoekers. Hun ervaringen maken of breken het succes van jouw evenement.
Maak een lijst van stakeholders, contacteer hen, en presenteer je idee. Vraag hen feedback te geven. Vinden zij jouw ideeën aantrekkelijk genoeg? Lost het een brandend probleem op? Is het leefbaar? Zal het een voldoende groot publiek aantrekken?
Stap 3: let op de emotionele reacties
Zoals eerder gezegd, om je evenementidee te valideren, moet je praten met anderen en luisteren naar wat zij ervan vinden. Naast hun rationele argumenten, moet je ook letten op hun emotionele argumenten. Zeggen ze: “Ja, ik denk wel dat dit kan werken, …” of “Hell, yes! Ik wil nu stante pede betrokken worden!” Uit deze twee verschillende reacties kan je een duidelijke conclusie trekken. Deze reacties maken voor een groot stuk duidelijk hoe attractief je eventidee is.
Stap 4: doe een experiment
Laten we veronderstellen dat je een driedaagse conferentie wil organiseren over mobiele bankdiensten. Het is het eerste van deze soort in jouw stad. Je wil wel zeker zijn dat mensen geïnteresseerd zijn om dit soort event bij te wonen.
In plaats van je op deze mega-opdracht te gooien, zet een stapje terug en organiseer bijvoorbeeld een korte workshop of een avondactiviteit rond het thema. Zo kan je ervaren of er vraag is naar dit onderwerp.
Stap 5: check de concurrentie
Het feit dat er concurrentie is op de markt, wil ook zeggen dat er een markt is!
Check daarom wat die concurrenten doen. Zijn het evenementen die altijd over hetzelfde thema gaan? Zijn ze succesvol? Hebben ze een interessant publiek? Het plan is niet om je concurrenten te kopiëren, maar om te bekijken wat zij juist doen, zodat je kan zien wat werkt en wat niet werkt.
In het kort
Een event plannen vraagt veel tijd, inspanningen en resources. Je kan het je niet permitteren om iets te doen waar je niet van zeker van bent dat het gaat werken. Daarom is je eventidee valideren je eerste to do. Zorg dat je proactief bent en bouw een verhaal. Vraag stakeholders om hun feedback en hou hun emotionele reacties in het oog. Doe kleine experimenten en zorg dat je kritisch bent over de resultaten. Ten slotte, kijk wat je concurrenten doen, niet om hen te kopiëren, maar om te bestuderen wat werkt en wat niet. Met deze simpele stappen maak jij een krachtig eventplan! Veel succes!
