Lang leve de berg aan to do's bij het organiseren van events! Stap één is alvast het opzetten van vlekkeloze logistieke procedures die ervoor zorgen dat je gasten een op maat gemaakte ervaring hebben die gericht is op echte interactie.
Of zoals Joe Goldblatt, professor bij de Queen Margaret Universiteit in Edinburgh, het stelt: "Een event moet de deelnemers empoweren om zinvolle verbindingen te maken tijdens de gedeelde activiteiten."
Als eventprofessional benut je daarom best het potentieel van een goed seating plan. Je verbetert er niet alleen deelnemerservaring door, de manier waarop je je eventsite indeelt, heeft grote impact op hoe je deelnemers met elkaar interageren.
Bij het creëren van een efficiënte 'zitplaats-lay-out' moet je rekening houden met deze aspecten: de locatie voorzien van zitplaatsen (of tafels), de afstand tussen de deelnemers onderling en tussen hen en de vipgasten vastleggen, en ten slotte, de strategische positie van relevante influencers bepalen.
Om al deze aspecten te managen, hebben we een reeks tips voor je opgelijst. Met deze tips ontwerp je een seating plan dat deelnemersinteractie verzekert.
Tip 1: kies de juiste format voor interactie
Afhankelijk van je doelstellingen en het type bezoekers, bepaal je best een specifiek seating plan. Wat verwacht je exact van de deelnemersinteractie tijdens je event? Wil je bereiken dat je deelnemers interageren met de industry influencers wanneer deze hun mening en expertise delen? Of wil verbinding creëren tijdens co-creatieve activiteiten?
Van open landschappen en ronde tafels, tot 1-to-1's in glazen ruimtes en groepsworkshops, er bestaan verschillende interactieformats. Als je mensen wilt helpen om te connecteren, dan kan je hen bijeenbrengen in kleine discussiegroepen waar je hen dan vraagt in gesprek te gaan. Als je deelnemers wilt mengen, zorg dan voor een seating plan die dat mogelijk maakt. En, wanneer je collaboratie en informele conversaties op gang wilt krijgen, ga dan voor een halve maan opstelling (half-moon layout).
Tip 2: bepaal het aantal deelnemers per groep/tafel
Als je kiest voor een ronde tafel of halve maan opstelling, dan moet je exact weten hoeveel deelnemers je per groep/tafel zet. Nicholas C. Romano en Jay F. Nunamaker stellen in hun onderzoeksrapport ‘Meeting Analysis: Findings from Research and Practice’ dit: “Het aantal deelnemers per tafel heeft een grote invloed op hoe goed ze met elkaar interageren. Bijvoorbeeld, als je wenst dat de deelnemers problemen oplossen en beslissingen nemen, dan mag je niet meer dan vijf participanten aan de tafel hebben. Als je meer betrokkenheid wilt creëren via een probleemidentificatie, dan is het aangeraden grotere tafels met meer deelnemers te organiseren.” Volgens de onderzoekers zet je dan best tien deelnemers samen.
Tip 3: mix de tafelgroepen
Wanneer je een ronde tafel concept kiest, dan is het belangrijk wie naast wie zit. Voor een optimale interactie moet je je deelnemers mixen en ervoor zorgen dat ze niet naast mensen komen te zitten die ze al kennen. Je kan dit realiseren door voor het event de zitplaatsen vast te leggen, of tijdens het event mensen te motiveren om op te staan en van zitplaats te veranderen.
Om controle te houden over je interactieformat, beslis je zelf best wie waar gaat zitten. Anders kiezen mensen toch voor de gemakkelijkste oplossing, namelijk, naast iemand gaan zitten die ze al kennen.
Tip 4: zorg voor 'goesting' door boeiende activiteiten
Om mensen met elkaar te laten interageren, is en goede zitplaats lay-out belangrijk maar niet voldoende. Je organiseert best ook een reeks leuke activiteiten. Zo voelen deelnemers zich meer op hun gemak en breekt het ijs.
Die co-creatieve dynamiek zal deelnemers helpen zich te verbinden met anderen. Van grappige activiteiten ('herken het liedje'), wellness-activiteiten (zoals groepsmeditatie) tot improvisatietheater, er bestaan een eindeloos aantal plezierige en creatieve activiteiten die interactie tussen deelnemers stimuleert. Ter info, improvisatietheater is een co-creatieve activiteit die je kan gebruiken wanneer je event over storytelling gaat. Je kan groepen vormen van vijf deelnemers waarbij je iedereen vraagt een verhaal te vertellen in exact één woord. Een persoon start de eerste zin met een woord, daarop bouwt de volgende persoon verder, enzovoort. Dit moet verschillende keren herhaald worden. Misschien eindigt de groep wel met een gek, niet logisch verhaal, maar het is een plezierige activiteit die voor verbinding zorgt.
Tip 5: transformeer je event in een echte conversatie-ervaring
Zelfs al voorzie jij het perfecte interactieformat, dan nog kunnen deelnemers zich wat verlegen of gereserveerd opstellen. Niet vergeten dat netwerken voor sommige mensen een stressvolle activiteit is. De meeste mensen houden wel van wat losse, plezierige interactie, maar wanneer het meer persoonlijk wordt, klappen ze dicht. Om ze te helpen deze vervelende momenten te voorkomen, moet je trachten hen zo verbaal mogelijk te laten zijn door hen genoeg redenen te geven om te spreken. Een moderator kan bijvoorbeeld een reeks vragen stellen en mensen aanmoedigen om te praten met de persoon naast hen of met iedereen aan de tafel.
De moderator kan aan de deelnemers vragen wat hun verwachtingen zijn van het evenement, wat hen gemotiveerd heeft om te komen, wat ze denken dat de grootste uitdagingen van de sector zijn, enz.
Besluit
Het geheim van een succesvol seating plan heeft niet alleen te maken met hoe je je locatie ontwerpt (venue design). Je interactieformat is zeer belangrijk om je gasten tot actie aan te zetten en daarnaast is het ook goed om een aantal subtiliteiten te begrijpen die dit faciliteren. Hoeveel vierkante meter je nodig hebt voor je zaalopstelling ontdek je hier.
Zorg ervoor dat je goed weet op welke basis je je deelnemers wilt laten interageren. Je bent best voorzichtig met het identificeren van de verwachtingen van je gasten en bij het positioneren van de belangrijke influencers aan de tafels. Afgezien van dat, verwacht niet dat het seating plan de heilige graal is. Je zal je deelnemers ‘goesting’ moeten laten krijgen door co-creatieve activiteiten en communicatie-oefeningen om zo iedereen bij het geheel te betrekken. Succes ermee!
