Heb je je ooit afgevraagd wat de voornaamste reden is dat bezoekers naar je evenementen komen? Van unieke ervaringen tot de netwerkmogelijkheden; er zijn waarschijnlijk een paar uiteenlopende antwoorden.
Er is echter één ding dat kan bepalen of mensen wel of niet naar een evenement komen: de kwaliteit van de inhoud. Volgens een onderzoek uit 2017 uitgevoerd door The Experience Institute geeft 92% van alle generaties aan dat onderwijs belangrijk is, of dat onderwijs nu plaatsvindt op een school of op de vloer van een evenement.
Met andere woorden: de voornaamste reden dat mensen evenementen bezoeken is kennisoverdracht. Voordat ze bepalen of ze wel of niet naar een evenement gaan, zullen ze het programma bekijken, en met name de onderwerpen die worden behandeld tijdens het evenement.
Ze vormen ook hun mening over de sprekers die je hebt uitgenodigd en proberen te bepalen hoeveel 'kennis' die sprekers ze kunnen bieden.
Jouw gasten geven veel om de kwaliteit van de eventcontent. Ze willen zoveel leren als ze kunnen en proberen nieuwe inzichten of oplossingen voor hun professionele twijfels te vinden. Bovendien, volgens hetzelfde onderzoek: "91% van alle generaties koesteren het verlangen of sterke neiging om hun persoonlijke of professionele onderwijs voort te zetten als volwassen leerlingen, met zowel Gen Y Millenials en Gen X'ers bovenaan met 95%”.
Als je in het verleden niet te veel aandacht hebt besteed aan het onderwijsonderdeel van je evenementen, wordt het tijd om daar iets aan te doen. Het is jouw verantwoordelijkheid om op grondige wijze de inhoudelijke dynamiek te plannen en om krachtige kennissessies te plannen voor je gasten. Dit is hoe je het doet:
Tip 1. Vraag experts én bezoekers
Als planner ben je waarschijnlijk bekend met het runnen van evenementen in verschillende sectoren. Het is echter altijd uitdagend om een aantrekkelijk programma te ontwerpen, zeker in een sector die je niet erg goed kent. Daarom moet je vertrouwen op professionele hulp. Er zijn normaal gesproken speciale comités die de structuur en onderwerpen van iedere kennissessie bepalen. Maar als je een evenement moet plannen zonder enige hulp, is het belangrijk om experts in te schakelen (of de opdrachtgevers die je hebben benaderd om het evenement te plannen) en om zoveel mogelijk te leren over de zaken die het delen en het discussiëren waard zijn.
Het is ook belangrijk om je bezoekers en hun interesses te kennen. Je zou dubbel zo hard je best kunnen doen en een enquête kunnen houden (voorafgaand aan het evenement) om hun verwachtingen over de inhoud vast te stellen.
Tip 2. Bouw kennissessies rondom één leidraad
Je schrijft ook geen blogpost over van alles en nog wat. Het is ook niet verstandig om een evenement te plannen over meerdere onderwerpen. Je kunt wel kennissessies opzetten waar de bezoekers aspecten en deelonderwerpen van het hoofdtopic diepgaand kunnen verkennen.
Er moet dus een leidraad (een enkel hoofdthema) zijn die het gehele narratief van je evenement vormt. Als je bijvoorbeeld een congres over Bitcoin plant, kan je geen sessie houden over het verzorgen van katten. Maar je kan wel een kennisdynamiek plannen over CryptoKitties ('s werelds eerste game die gebouwd is op blockchaintechnologie).
Tip 3. Zoek interessante sprekers die boeien
Dit onderdeel is cruciaal. Los van een krachtig eventprogramma, zullen je bezoekers ook op zoek zijn naar waardevolle sprekers die thought leaders zijn en die iets betekenisvols te vertellen hebben. Daarnaast zouden deze sprekers iets nieuws moeten toevoegen en waardevolle inzichten bieden, waarmee de bezoekers hun kennis en vaardigheden kunnen vergroten.
Tip 4. Wissel kennissessies af
Als je je bezoekers vermoeit met alleen kennis telkens op dezelfde manier gebracht, loop je het risico dat hun leervaardigheid zal afnemen (en ze zich kapot zullen vervelen). Plan daarom een gevarieerd evenement met verschillende sessieformats waarmee je gasten gefocust blijven, zoveel mogelijk kennis opnemen en verschillende soorten betrokkenheid met de eventcontent ervaren.
Tip 5. Help je bezoekers hun kennis testen
Een goede manier om de informatieoverdracht tijdens de evenementen te bevorderen is om de bezoekers een quiz te laten doen. Om het leuker te maken, kan je een gezonde competitie opzetten tussen je gasten door ze vragen over de eventinhoud te laten beantwoorden via een mobiele app. Om hun betrokkenheid te bevorderen, kun je degenen die meer punten scoren belonen met wat leuke geschenken. Hiermee help je je gasten de inzichten die ze hebben opgedaan tijdens het evenement te onthouden, waarbij je de nadruk legt op de belangrijkste leerpunten.
Conclusie
De belangrijkste onderdelen die zullen bepalen of mensen naar je evenement komen zijn de kwaliteit van je sprekers en de waarde van je inhoud. Je gehele evenement moet ontworpen zijn rond de overdracht van inzichten. De inhoud van de kennissessies bepaalt het succes dat je behaalt met het plannen van het evenement.
