Je kent ze en je vreest ze. Het maakt niet uit hoe goed je je eventbeleving hebt ontworpen, er zullen altijd een paar bezoekers zijn die je 'die' blik geven. De blik die zegt dat ze compleet ontevreden en ongelukkig zijn, en dat ze niet kunnen wachten om de locatie te verlaten.
Ze zien eruit alsof ze een gaatje laten vullen bij de tandarts, niet alsof ze op een evenement zijn. Je denkt dat er iets mis is met je evenement, aangezien het je niet lukt om ze te laten deelnemen aan de groepsdynamiek of de netwerksessie. Je probeert uit te vogelen wat je verkeerd hebt gedaan, terwijl je zenuwachtig wordt en begint te twijfelen aan je vaardigheden als eventprofessional. Maar maak je geen zorgen: je hebt werkelijk een waardevolle beleving opgezet.
Die mensen die niet lijken te genieten van het evenement staan bekend als 'aarzelende bezoekers' en het is niet compleet hun schuld dat ze niet tevreden zijn... Maar het is evenmin de jouwe. Zoals het verslag 2018 Global Meetings and Events Forecast, uitgegeven door American Express, aangeeft: "aarzelende bezoekers kunnen zich overweldigd voelen door de beleving en de sociale eisen van evenementen. Ze kletsen misschien niet zo gemakkelijk en voelen zich ongemakkelijk bij het socializen met mensen die ze niet kennen. Hoogstwaarschijnlijk bezoeken ze het evenement omdat ze voelen dat dat moet, om persoonlijke of professionele redenen."
Aarzelende bezoekers zullen zich ongemakkelijk voelen bij alleen al het idee van het bezoeken van een evenement. Er zijn echter een paar tips die je kan gebruiken om ze zich meer op hun gemak te laten voelen in de eventomgeving.
Tip 1. Laat jouw bezoekers de baas zijn van hun eigen belevingen
Wat aarzelende bezoekers het meest haten is de controle kwijt zijn. Ze weten niet wat ze moeten verwachten en kampen met veel onzekerheid, dus deze gasten zullen altijd op hun hoede zijn. Ze zullen bovendien niet van hun beleving kunnen genieten, aangezien ze voortdurend hun omgeving aan het evalueren zijn.
Om te voorkomen dat dit gebeurt, geef je de aarzelende bezoekers de volledige controle over hun aanwezigheid op het evenement. Zorg dat iedere dynamiek, eventgerelateerd spel en activiteit optioneel is. Je kan ze ook hun eigen programma laten ontwerpen en de sessies laten kiezen die hen het meest comfortabel laten voelen.
Door de kracht te hebben om hun eigen eventactiviteiten te kiezen en zich niet gedwongen te voelen om deel te nemen, zullen je aarzelende bezoekers minder stress ervaren en zullen ze meer geneigd zijn om deel te nemen.
Tip 2. Zet hybride evenementen op
Het is echt zo eenvoudig als het klinkt. Niets voelt veiliger voor aarzelende bezoekers dan het bezoeken van een evenement vanuit het comfort van hun kantoor of thuis. Natuurlijk moet je zorgen dat er genoeg interactie-opties zijn voor je hybride evenement, zodat ze zich op digitale wijze kunnen mengen met de eventomgeving en de sprekers. De mogelijkheid om een virtuele gast te zijn, bespaart je aarzelende bezoekers echter behoorlijk wat stress.
Tip 3. Bied ruimte voor ontspanning
Als je de eventlocatie inricht, zorg dan voor ruimtes waar aarzelende gasten kunnen pauzeren en rusten. Aangezien bijna alle aarzelende bezoekers introvert zijn, zullen ze zeker weten een rustig hoekje nodig hebben waar ze kunnen ontspannen en hun batterijen kunnen opladen. Zorg dus dat ze deze kleine maar erg belangrijke ontspanning hebben.
Tip 4. Ontwerp 'vriendelijke' netwerksessies
Hoe kan je je aarzelende bezoekers zich nog nerveuzer en ongemakkelijker laten voelen? Door ze te laten praten met vreemden tijdens een netwerksessie of koffiepauze. Netwerken is geen gemakkelijke taak, zelfs niet voor de meest ervaren en extraverte gasten, maar voor aarzelende bezoekers kan het een marteling zijn.
Dus martel je introverte gasten niet, maar denk eens na over een ander soort netwerksessie. Je kan bijvoorbeeld een B2B-matchmakingdynamiek plannen, waarbij de bezoekers bepalen wie ze willen ontmoeten en ze de controle hebben om de ontmoeting zelf op te zetten. Hierdoor verklein je de onzekerheidsfactor aanzienlijk en help je je aarzelende bezoekers comfortabeler te voelen bij het netwerken.
Tip 5. Focus op het bieden van échte waarde
Zorg dat je aarzelende bezoekers van jouw evenement genieten door te zorgen dat het hun 'pijn' waard is. Met andere woorden: transformeer het congres, de beurs of seminar tot een relevant platform voor kennisoverdracht. Bied verfrissende inzichten en baseer je sessie op waardevolle data, die van extreme waarde kan zijn voor jouw aarzelende gasten.
Conclusie
Als je je volgende evenement ontwerpt, onthoud dan dat je altijd een paar aarzelende bezoekers zal hebben, wat of hoe je ook plant. Wind je er niet over op, maar concentreer je op het ontwerpen van een optimale beleving voor hen (en voor de rest van de eventbezoekers), door voor een veilige en comfortabele omgeving te zorgen.
