Het is niet altijd even gemakkelijk om gewoonten te doorbreken. Zodra mensen weten wat het beste werkt en routines ontwikkelen, wordt het moeilijk open te staan voor nieuwe tools.
Dit is steeds meer het geval voor eventprofessionals en hun teams, die het misschien moeilijk zullen vinden om de doorlopende ontwikkeling van digitale oplossingen en hun complexiteit bij te benen. Zoals Deanna Ting, hospitality editor bij Skift, aangeeft: "technologie kan ontzettend in je voordeel werken, maar het kan ook lastig zijn als het aankomt op het organiseren en uitvoeren van een evenement." De snelle ontwikkeling van plannings- en eventmarketingplatforms vormt vaak een bron van problemen voor professionals.
Mensen zouden ten eerste liever de logistieke processen handmatig uitvoeren (omdat ze dat gewend zijn) dan alles te automatiseren. Ten tweede moet men bij nieuwe eventtechnologie leren hoe de nieuwe tools werken en hoe je ze het beste kan gebruiken. Tot slot zal het gebrek aan expertise over de correcte integratie van een managementplatform of planningsapp in de workflow zeker zorgen voor frustraties.
Geen wonder dat het inzetten van nieuwe eventtechnologie uitdagend kan zijn voor zoveel mensen, en je team is zeker geen uitzondering. Daarom is het belangrijk om te weten hoe je de mensen die onder je werken kan overtuigen om eventtechnologie te verwelkomen, wat hun werklast zal verlichten en hun productiviteit zal verhogen. Dat doe je zo:
Stap 1. Breng de uitdagingen waar je team mee kampt bij het plannen van een evenement in kaart
Plan een personeelsvergadering in met je werknemers of teamleden en bespreek de uitdagingen waar ze dagelijks mee worstelen. Vraag ze over de oplossingen die ze hebben geprobeerd toe te passen, en de resultaten die ze hebben behaald. Als de problemen blijven voortbestaan, omdat je team geen effectieve oplossingen kon vinden, breng dan de negatieve invloed die deze problemen hebben op de ROI van het evenement in kaart. Analyseer en bespreek vervolgens voor je team de winsten die je kan behalen als je de problemen waar iedereen mee kampt kan wegnemen.
Stap 2. Presenteer de voordelen van een geautomatiseerd systeem
Als je het hebt over de voordelen van eventtechnologie, praat dan over de tijd en moeite die het scheelt. Leg aan je werknemers of teamleden uit hoe een digitaal systeem de workflow kan versnellen en onoplosbare uitdagingen kan wegnemen.
Laten we bijvoorbeeld eens zeggen dat iemand verantwoordelijk is voor het handmatig verzamelen van de netwerkvoorkeuren van de bezoekers. Wat als een eventmanagementplatform of app dat automatisch kan doen door gasten hun eigen informatie te laten invullen, over wat ze te bieden hebben of wat ze zoeken op de netwerksessie? Zorg dat je team begrijpt dat de automatisering van bepaalde processen en verantwoordelijkheden tijd vrij maakt voor andere taken.
Stap 3. Communiceer de noodzaak voor groei en innovatie
Het is belangrijk om de algemene visie en doelstelling die je bureau of bedrijf heeft aan te geven. Als je gaat voor groei en duurzame innovatie, zorg dan dat je de bedrijfscommunicatie versterkt op basis van deze twee concepten. Dit zal je werknemers of teamleden voorbereiden op veranderingen.
Stap 4. Zet een leerzame boot camp op voor je team
Mensen hebben vaak een terughoudende houding tegenover technologie omdat ze nieuwe vaardigheden moeten ontwikkelen om op efficiënte wijze de digitale omgeving te verkennen. Dit kan overweldigend werken, zeker wanneer je een voortdurend groeiende lijst met eventplanningstaken hebt. Daarom kan het verstandig zijn om leerzame boot camps voor je team te organiseren. Op deze manier begeleid je mensen in het proces van nieuwe vaardigheden ontwerpen, en voelen zij zich minder bedreigd door nieuwe eventtechnologie die ze onder de knie moeten krijgen.
Stap 5. Betrek je teamleden meer bij de besluitvorming
De mening van je team is belangrijk. Mensen kunnen waardevolle inzichten bieden over de behoeften en de valkuilen die ze hebben bij het plannen van een evenement. Deze informatie kan vervolgens doorslaggevend zijn bij het kiezen welke eventmanagementsoftware of app je moet kopen. Daarnaast verander je je teamleden in actieve vertegenwoordigers die zich betrokken voelen bij het maken van de beste keuze. Alleen al het mogen meebeslissen zal ze bewuster maken van de bijbehorende gevolgen en de behoefte om te groeien.
Call-to-action
Als je weerstand van je team krijgt tegen het inzetten van eventtechnologie, moet je weten dat er een gat zit in je bedrijfscommunicatie. Als je wil dat je team de digitale oplossingen accepteert, begin je door naar ze te luisteren. Wat zijn hun uitdagingen, en nog belangrijker, wat zijn hun angsten?
Communiceer dan nauwkeurig de toegevoegde waarde van deze eventtechnologie en de voordelen die je team hieruit boekt. Zorg dat ze betrokken worden bij de besluitvorming door altijd hun behoeften in kaart te brengen. Wees eerlijk over je groeivisie, en verander dit potentiële conflict in een kans om werkverbanden juist te versterken.
