Het doel van elk evenement is de bezoekers een overgetelijke ervaring en positieve merkbeleving bezorgen. Daarbij is een evenement pas geslaagd wanneer je gast naar huis gaat en de boodschap die je wilde overbrengen, daadwerkelijk heeft begrepen.
Om deelnemers te overtuigen van jouw content is er nood aan een krachtige storyline, met een fantasierijk plot, die elke gast op het evenement weet mee te slepen. "Om tot een krachtige storyline te komen, moet eerst voldoende worden nagedacht over mogelijke concepten die je content op een leuke manier naar voren kunnen brengen. Na die brainstormfase en nadat de keuze voor een bepaald concept werd gemaakt, is het tijd om na te denken over hoe je jouw content en storyline praktisch zal invullen", vertelt Michel Van Camp van New Balls Please.
In die opstartfase van het evenement is het belangrijk om steeds je content als basisprioriteit te nemen. Ga daarbij na wat nodig is om jouw kernboodschap over te brengen. Hebben we nood aan een presentator? Welke soort schermen geven het best de boodschap weer? Kiezen we voor een op maat gemaakte show met artiesten ter ondersteuning? Welke technici zijn in staat om special effects te integreren? Na die beslissingen kunnen andere praktische aspecten geleidelijk aan worden ingevuld.
Bij het kiezen voor personeel, locatie, catering, techniek, decor, ... vormt de storyline jouw leidraad. Probeer zoveel mogelijk de zintuigen van de bezoekers te prikkelen, zodat ze elk aspect van jouw story kunnen proeven, voelen, horen en zien. Op die manier creëer je een interactief verhaal dat nog lang blijft nazinderen bij de genodigden.
Op het einde van de opstartfase wordt beslist wat je zal doen, waar je het zal doen en met wie. Zo ben je goed voorbereid voor de uitrol van het evenement. Om alles in goede banen te leiden, is een gedetailleerd script dat het evenement van minuut tot minuut beschrijft, van cruciaal belang. Toch is een goed script niet altijd een garantie voor een goed verloop van je evenement. Om écht de show te kunnen stelen, is het noodzakelijk om je steeds te omringen met verschillende professionals, zoals: presentatoren, technici, artiesten, decorateurs, cateraars enz. Zij verhogen immers het kwaliteitsniveau van jouw evenement. Organiseer daarnaast verschillende repetitiemomenten met alle actoren om de verschillende stappen in het script te doorlopen. Enkel met die grondige voorbereiding slaag je erin om de bezoekers een onvergetelijke ervaring te bezorgen en op een overtuigende manier je boodschap over te brengen.
