Wat maakt een eventteam anders dan andere teams? Is het de hoge werkdruk? De hoeveelheid taken? Het constante belang van creatief denken en een probleemoplossende instelling?
In de meeste gevallen is het verschil tussen een eventteam en andere teams het feit dat een eventteam snel moet handelen. En dat terwijl het zich met meerdere taken tegelijkertijd bezigt. Bedenk je maar eens: van e-mailcampagnes tot cateringgerelateerde beslissingen; je team moet bijna alles weten en doen. Om die reden is het een van jouw verantwoordelijkheden als eventcoördinator om je altijd bewust te zijn van het welzijn van je teamleden> Ook moet je zorgen dat ze gemotiveerd blijven om hun best te doen. Hoe doe je dat? De volgende tips zullen je er zeker bij helpen:
Tip 1. Moedig een authentieke emotionele cultuur aan
In 2015 overleed de echtgenoot van Facebook COO Sheryl Sandberg onverwachts. Volgens Time Magazine stortte Sandberg vaak bijna in tijdens vergaderingen en vond ze het moeilijk om weer aan het werk te gaan. Haar ervaring veranderde echter de manier waarop Facebook zijn medewerkers behandelde.
Volgens een artikel van INC introduceerde Sandberg beleidsmaatregelen zoals "tot wel 20 dagen betaald verlof om te rouwen om een gezinslid", "tot wel zes weken betaald verlof om voor een ziek familielid te zorgen", of "drie dagen om te zorgen voor een familielid met een kortstondige ziekte". Met andere woorden: Sandberg introduceerde begrippen als empathie, emotionele cultuur en medeleven op de werkplek.
Zorg daarom voor een veilige omgeving voor je eventteam. Werk aan een krachtige emotionele cultuur en toon medeleven wanneer nodig. Laat je teamleden weten dat als er iets onverwachts gebeurt, ze ermee om kunnen gaan zonder dat ze bang zijn hun baan te verliezen. Hierdoor voelen ze zich veilig en ook dankbaar om deel uit te mogen maken van een medelevend en begripvol team.
Tip 2. Zorg voor kennisoverdacht binnen je team
Jij vindt het misschien niet nodig (vooral als je werkt met topprofessionals), maar los van operationele vergaderingen moet je zorgen voor een goede manier waarop kennis wordt overgedragen. Stel je voor dat er maar één persoon is in je team die weet hoe je meerdere uitnodigingsmails verstuurt. Wat als die persoon een paar weken werk mist vanwege een ziekte, vakantie of zakenreis? Wat doe je dan? Je moet ervoor zorgen dat minimaal twee mensen in je team weten hoe ze dezelfde taak moeten uitvoeren. Op die manier zorgen die kennisoverdachtssessies er niet alleen voor dat iedereen elkaars werk begrijpt, maar ook dat ze leren om die taken uit te voeren wanneer nodig.
Tip 3. Zorg ervoor dat je team genoeg tijd heeft om te rusten en te herstellen
Als je een werkelijk efficiënt team wil, zorg dan voor een goede work-/life-balance. Laat je team bijvoorbeeld niet werken tijdens het weekend (behalve wanneer er een evenement in het weekend is). Probeer ook geen e-mails of nieuwe opdrachten te versturen tijdens het weekend. Laat iedereen weten dat er tijd is om te werken, maar ook om te herstellen.
Tip 4. Hou het welzijn van je team in de gaten
Het is misschien verleidelijk om de opdrachtgever voorop te stellen, maar dit is niet altijd even verstandig. Laten we zeggen dat je klant heeft besloten dat zij of hij een grote wijziging wil aanbrengen aan het eventprogramma dat je al naar de printafdeling hebt gestuurd (met de aanvankelijke instemming van de opdrachtgever). Om deze wijziging door te voeren moet je het afdrukproces stopzetten, de gevraagde last-minute-wijzigingen toepassen, wachten op de feedback en bevestiging van de opdrachtgever, onderhandelen met de printdiensten, etc.
Dit betekent een nieuw takenpakket dat onverwachts op het bord van je teamlid valt, die de leiding heeft over ontwerp. Wat doe je dan? In plaats van paniekerig naar het bureau van dat teamlid te hollen en haar of hem de nieuwe taak toe te wijzen, vraag je jezelf liever af met welke andere belangrijke taken deze persoon bezig is. Zal hij of zij om kunnen gaan met de tijdsdruk? Zal dit meer druk op zijn of haar werk zetten? Je opdrachtgever was immers degene die niet eerder om deze wijziging vroeg, tijdens de ontwerpfase.
Dus in plaats van iets te eisen van de persoon die verantwoordelijk is voor het ontwerp, kun je beter vragen of er nog tijd voor is en of het haalbaar is. Laat dat teamlid de hoeveelheid opgestapeld werk inschatten en beslissen wat het beste is. Er kunnen natuurlijk extreme situaties zijn waar het niet onderhandelbaar is (als er bijvoorbeeld last-minute een wijziging qua sprekers is). Denk echter altijd aan het welzijn van je team en laat hen beslissen of ze het aankunnen of niet.
Tip 5. Delegeer taken op verstandige wijze
Verdeel taken gelijkmatig. Bombardeer niet iemand met een hoop opdrachten, alleen maar omdat hij of zij het aankan. Zorg er ook voor dat andere teamleden niet met lege handen komen te zitten. Er is niets ergers dan je suf staren op je computerscherm, terwijl je je kapot verveelt. Het kan bovendien dat teamlid het gevoel geven dat je hem of haar niet vertrouwt met het werk, of dat je denkt dat hij of zij niet bekwaam is. Help je teamleden om hun werkelijke potentieel naar buiten te halen, terwijl je zorgt voor een gelijkmatige werkverdeling.
Conclusie
Zorgen voor een gezonde emotionele balans op de werkvloer helpt je eventteam om zich beter te concentreren en om beter te presteren. Een veilige werkomgeving zal altijd de reden zijn waarom je teamleden hun best doen om verschillende opdrachten uit te voeren. Zorg voor ruimte voor medeleven, empathie, welzijn, kennisoverdracht en rust. Wees een echte leider en hou je team tevreden.
