Heb je je ooit afgevraagd of de traditionele congressen of evenementen wel goed werken? Je kan natuurlijk een gaaf evenement organiseren, voor een interessante programmering zorgen en bekende sprekers uitnodigen... Maar is dat wel genoeg?
Denk je dat je het volledige potentieel benut dat een congres of een evenement kan genereren? Of heb je het gevoel dat je misschien meer kan doen? Als je er niet in geïnteresseerd bent om je niveau te verhogen of een betere eventplanner te worden, stop dan hier. Maar als je twijfels hebt of je vraagtekens wilt zetten bij het traditionele congresformat, dan is dit artikel voor jou bedoeld.
Dus wat is er mis met het welbekende congresformat? Het snelle antwoord luidt: alles!
Voordat het congres of het evenement wordt gepland is er geen inschatting van de verwachtingen, geen diepgaande informatieprocessen, geen inhoudsanalyse en geen ontwerpproces. Juist ja: zonder een geschikt congresontwerp, zal jouw evenement minder impact hebben en is er een kans dat het niet voldoet aan de verwachtingen van je deelnemers.
"Hoe werkt Meeting Design precies?" vraag je je misschien af. Zoals wordt uitgelegd in de video hieronder: "de congresontwerper begint door aandachtig te luisteren naar de eventeigenaar, de persoon met het budget, en de verwachtingen voor het evenement. Daarna interviewt de ontwerper toekomstige deelnemers, analyseert hij de eventinhoud en beoordeelt hij de organisatiestrategie. Met die input begint de ontwerper een beter evenement te brouwen, hij produceert een ontwerp. Het ontwerp neemt de vorm aan van een script dat uitlegt hoe de inhoud van het evenement wordt verwerkt, door wie en in welke formats”.
Aan de andere kant geven Karl Danskin en Lenny Lind aan in hun boek Virtuous Meetings: Technology + Design for High Engagement in Large Groups: "het allerbelangrijkste is dat ieder congresontwerp een luide, duidelijke en eenduidige communicatie is. Er is geen neutraal ontwerp, geen ontwerp dat niets communiceert”.
Met het oog daarop volgen hier een aantal stappen die je meteen kunt toepassen als je meer wilt leren over congresontwerp en het verbeteren van de algemene eventbeleving van jouw gasten:
Tip #1. Ontwikkel een aanpak waarin de deelnemer centraal staat
Je plant en runt evenementen voor je bezoekers. Alle moeite die je doet is om je gasten te prikkelen, te verbazen en te activeren. Daarom is het jouw doelstelling om de beste manieren te zoeken om publieksparticipatie aan te moedigen. Volgens Danskin en Lind is de deelnemergerichte aanpak "een manier om te focussen op de waarde van iedere persoon binnen een groter systeem" en "de deelnemers te helpen bijdragen aan het succes van het geheel". Om dit te doen, moet je je focussen op het ontwerpen van de beleving van je bezoekers door ervan op de hoogte te zijn hoe ze zich voelen, reageren of gedragen tijdens je evenement.
Tip #2. Activeer kleine groepjes binnen grote groepen
Meeting Design gaat minder om het plannen van een evenement en meer over het leveren van een krachtige en activerende omgeving. Een efficiënte manier om dit te doen is door kleine groepsinteractie aan te moedigen. Om mensen te helpen meer betrokken te raken, kun je gaan voor een rondetafelindeling, om kleine groepjes binnen de setting van een grote groep te creëren. Vervolgens moet je voor een aantal gelegenheden zorgen (door vragen te stellen of door onderwerpen te presenteren) waardoor mensen in gesprek raken.
Tip #3. Stimuleer bezoekers om hun kennis te delen
Alhoewel mensen naar evenementen gaan om meer te leren over hun vakgebieden, hebben ze zelf ook waardevolle informatie voor de rest van het publiek. Daarom moet je hen de context bieden waarmee ze hun kennis met anderen delen. Dit kun je doen door je bezoekers verschillende vragen te stellen of door een teamworksessie in te plannen, waarin je gasten kunnen praten en hun gedachten over bepaalde onderwerpen kunnen delen.
Tip #4. Denk goed na over de eventinrichting
Ruimte is alles. Het vormt de stemming, het gedrag en de reacties van je bezoekers. Bovendien kan het de communicatiedynamiek bepalen. Zoals hiervoor werd vermeld, moedigt een rondetafelindeling mensen aan om met elkaar in gesprek te gaan en betrokkener te raken. Een theaterformat, daarentegen, biedt een minder sociale en interactieve vibe. Hiermee zorg je dus voor een passiever gedrag tijdens het evenement.
Tip #5. Zorg voor professionele gastheer
Jouw congresontwerp is misschien perfect, maar zonder een goede moderator fo dagvoorzitter kan het evenement alsnog mislukken. Je hebt iemand nodig om het gedrag van je bezoekers te coördineren, iemand die behendig van de ene activiteit naar de andere hupt, die een hogere mate van betrokkenheid teweegbrengt en die een positieve houding weet te behouden. Alleen een professionele gastheer kan je daarbij helpen, dus kies hem of haar zorgvuldig uit.
Conclusie
Congresontwerp gaat minder over logistiek en meer over beleving. Zoals Danskin en Lind benadrukken: het belangrijkste aan het ontwerpen van congressen is om mensen te activeren en te motiveren. Moedig groepen aan om zich meer als teams te voelen, en help ze om risico's te nemen en middelen te vinden waar ze verder mee komen. Daarom is de mensgerichte aanpak cruciaal als je een evenement plant en runt dat gebaseerd is op de principes van congresontwerp. Denk na over de verwachtingen, behoeften en gevoelens die je bezoekers mogelijk ervaren, en bied een geweldig evenement waarop ze de kracht van hun gedeelde kennis ten volste kunnen benutten.
