Geef toe: mensen met elkaar in contact brengen en het over belangrijke onderwerpen laten hebben tijdens je event is vaak een uitdaging. Je moet niet alleen voor een prikkelende omgeving zorgen en motiverende instructies geven, maar ook mogelijkheden bieden om 'het ijs te breken' en mensen aan te moedigen om samen te werken. Je kunt jezelf een aardige hoofdpijn besparen door de juiste format te kiezen.
Als het je doel is om bezoekers met elkaar te laten praten en oplossingen voor belangrijke problemen te vinden (zoals de klimaatcrisis, onderwijs, politiek, technologie of zelfs economische kwesties) dan is het World Café de beste keuze!
Volgens Juanita Brown en David Isaacs: "The World Café brengt ons terug naar een wereld die we vergeten zijn, namelijk een wereld waar mensen van nature samenkomen omdat we graag samen willen zijn. Een wereld waar we het eeuwenoude proces van een goed gesprek kunnen waarderen, waar we niet bang zijn om te praten over de meest belangrijke zaken."
Verwerk de World Café-methode in je event, of plan een losse World Café-sessie en motiveer mensen om hun kennis, gedachten en ideeën over de belangrijkste zaken te delen.
Volgens de officiële website van de World Café methode: "World Café kan aangepast worden om op allerlei behoeften aan te sluiten. Details vanuit context, aantallen, doelstellingen, locatie en andere omstandigheden worden verwerkt in de unieke uitnodiging, het unieke ontwerp en de verschillende vraagstellingen voor ieder evenement”.
Wanneer je een World Café-sessie plant, zet dan vijf (of minder) ronde (café-achtige) tafels neer. Zorg ervoor dat iedere tafel een papieren tafelkleed of kladblok heeft, waarop mensen hun ideeën kunnen schrijven. Plan ten minste drie gespreksrondes in.
Voordat de eerste ronde begint, introduceer je een hoofdkwestie of probleem waar de deelnemers over kunnen nadenken. Voorafgaand aan iedere ronde, stel je een vraag over die kwestie die deelnemers kunnen beantwoorden en waar ze over kunnen discussiëren. Nadat de eerste ronde voorbij is, vraag je één persoon om te blijven zitten (de 'tafelheer' of 'information keeper') en de rest gaat aan een andere tafel zitten.
Nadat alle drie rondes voltooid zijn, keert iedereen terug naar hun oorspronkelijke tafel en voegen ze de bevindingen samen die ze hebben opgedaan tijdens het 'reizen' langs andere tafels. Vraag na een paar minuten iedere tafel om hun voornaamste bevindingen of oplossingen te delen.
Om een sterke World Café-dynamiek te ontwerpen en te runnen, moet je je aan de volgende tips houden:
Tip 1. Vind een goede moderator die begrijpt hoe deze dynamiek werkt
De gastheer van het evenement is degene die de volledige controle over deze dynamiek heeft. Denk daarom goed na over wie je hiervoor kiest. Kies iemand uit die goed de World Café-dynamiek begrijpt. Hij of zij moet eveneens een goede kennis hebben van het onderwerp, om inhoudelijke vragen van bezoekers te kunnen beantwoorden.
Tip 2. Bied een fijne omgeving
Zoals wordt aangegeven op het officiële portaal van de World Café Method, is het ontzettend belangrijk om "een 'speciale' omgeving te creëren, die lijkt op een café (d.w.z. kleine ronde tafels met geblokte of witte linnen tafelkleden, beschrijfbaar tafelkleed, gekleurde pennen, een vaasje met bloemen, en indien nodig een object dat dient als 'praatstok')." Deze sfeer kan zorgen voor een relaxte sfeer waarin mensen gemakkelijk hun gedachten en ideeën kunnen uitwisselen.
Tip 3. Zorg voor een strikt programma en een goede manier om de rondes te beëindigen
Laat de rondes niet te lang duren. Iedere ronde mag niet langer dan 20 minuten duren. Laat daarna iedere ronde aflopen met een specifiek geluid. Dat kan de moderator zijn die aankondigt dat er van tafel gewisseld moet worden, maar je kan ook een bepaald geluid afspelen.
Tip 4. Zoek goede achtergrondmuziek uit
De achtergrondmuziek kan ervoor zorgen dat je gasten zich ontspannen en hun creativiteit uiten. Zorg er wel voor dat het geluid niet te hard staat, zodat de deelnemers elkaar goed kunnen verstaan en niet afgeleid raken.
Tip 5. Ontwerp een betekenisvolle wrap-up-sessie
Zoals wordt aangegeven op het officiële platform van de World Café-methode, worden deelnemers na het voltooien van alle rondes "aangemoedigd om inzichten en andere bevindingen uit hun gesprekken te delen met de rest van de grote groep". Een goede wrap-up-sessie helpt je bezoekers om hun ideeën te combineren en het eens te worden over de belangrijkste oplossingen en antwoorden uit de besproken kwestie(s).
Conclusie
World Café-sessies zijn eenvoudig, maar helpen mensen wel om verrassende oplossingen voor verschillende problemen te vinden. Het is een sterke intellectuele oefening, maar ook een zeer efficiënte methode (zeker voor bedrijven of instellingen) om bepaalde kwesties te verbeteren. Verken het vermogen van je bezoekers en moedig ze aan om nieuwe ideeën of oplossingen te bedenken, terwijl ze discussiëren en samenwerken in een aangename café-achtige omgeving.
