Je ziet ze liggen blinken aan het onthaal van elk event: de fraai uitgestalde maar verder nutteloze naambadges zonder drager. De 'No show' (wel aanmelden, niet komen) als één der grootste hedendaagse frustraties van menig meetingplanner of eventorganisator.
Eventplanners investeren al die tijd en moeite in de realisatie van een prachtig event of een interessant seminarie en vervolgens komt een aanzienlijk deel van de ingeschrevenen gewoon niet opdagen! Ook de bedrijven die zelf af en toe een klantenevenement organiseren kunnen er over meepraten.
Door de onnodige maar vermijdbare verspilling van energie, grondstoffen, voeding, mankracht, capaciteit, middelen en tutti quanti is dit een alles behalve duurzaam maar eerder asociaal fenomeen. En mijn hart bloedt hevig als ik maar even denk aan de mensen die enkel de wachtlijst haalden omdat de meeting 'volzet' was…
Toch vreemd dat een dergelijk manco - in deze tijden van 'constant real time connectivity' en een overvloed aan beschikbare communicatiemedia - zo een grote proporties aanneemt. Hoe komt het toch dat mensen zich inschrijven voor een activiteit en dan onaangekondigd wegblijven? Is dat slordigheid? Kwade wil? Pover timemanagement? Procrastinatie? Slechte manieren? Gebrek aan empathie en respect? Welke psycholoog (of psychiater?) wil zich eens over dit typisch first world problem buigen?
De betere organisator beseft intussen dat je het no-show-percentage wel wat kan beperken door een goed uitgekiende communicatie en een even alerte inschrijvingsprocedure. Op eventplanner.be /.nl en het wereldwijde web circuleren talrijke tips om no-show te verminderen. Het gaat om consistente communicatie, de zorg voor een sterke database, de contactname vooraf, de één op één bevestiging, de dwingende reminders over de uitschrijfmogelijkheid, de sms van de dag voordien enz…
De inschrijvingsmodaliteiten mogen voor mijn part zelfs uitmonden in een soort reglement dat elke wannabe-deelnemer moet afvinken. Vergelijk het met de gebruiksrechten die je moet aanvaarden bij de online aankoop van software of apps. Wie dan onaangekondigd verstek geeft aanvaardt zonder discussie de voorziene sanctie(s).
Soms kan de organisator een voorschot of een borg vragen. Het bewijs van betaling geldt dan als inschrijvingsbewijs en wie tijdig aanwezig is krijgt de som snel terug gestort. Voor gratis events waarvoor een grote belangstelling verwacht wordt kan dit een goede techniek zijn. Maar je moet het vooraf goed uitleggen.
Of je kan een financiële compensatieregeling voorzien voor verstekgevers die zich niet tijdig afmeldden. Dat ziet er misschien niet zo "sympathiek" uit maar als dit efficiënt en transparant aanpakt kom je er wel mee weg. Stuur achteraf de rekening voor de "verspilling" die hun afwezigheid heeft veroorzaakt en doneer het bedrag desnoods aan een goed doel. Je kan er zelfs de weblink naar het sectorinitiatief Don't Spoil The Party aan toevoegen. Straf filmpje!
We zijn echt op een punt aanbeland dat elke organisator de drempelvrees moet overwinnen om genodigden die niet kwamen opdagen daar achteraf op een beleefde wijze op aan te spreken. Laat de hostesses of onthaalverantwoordelijken de namen van de schuldigen apart noteren. Wie vaak events organiseert kan een zwarte lijst overwegen om zo de notoire no-show-recidivisten definitief uit te sluiten.
In een professionele context van bijvoorbeeld (gratis) opleidingen tijdens de werkuren kan je de CEO of werkgever van de afwezige achteraf een berichtje sturen: met de laconieke boodschap dat de betrokkene weliswaar ingeschreven was maar onaangekondigd weg bleef. Je kan zogezegd ongerust polsen of dit tot de bedrijfspolicy behoort… en of de afwezige intussen al terug boven water gekomen is...
We mogen niet berusten. Er is meer sensibilisatie nodig. En nog meer en betere ideeën om dit wangedrag te sanctioneren! Waarom zou de evenmentenbranche zelf geen wedstrijd inrichten voor het beste idee om die vermaledijde no shows eens en voor altijd een definitief halt toe te roepen?
Het probleem is duidelijk te omlijnen en het raakt een hele boel relevante bedrijfsdomeinen: financiën, operations, compliance, CRM, bedrijfscultuur, HR, communicatiestrategie, duurzaamheid, public relations, reputatiemanagement… Een creatieve sessie op een teambuilding of een heuse hackaton van creativo's moet daar zeker weg mee kunnen. Je maakt me niet wijs dat onze geniale wetenschappers, onze knappe ingenieurs, onze pientere studenten of onze immer disruptieve startupondernemers niet in staat zijn om zo'n simpel probleem op te lossen met een procedure, een overtuigingstechniek of eender welke app!
