Er is één ding dat alle goede eventmanagers met elkaar gemeen hebben: ze weten hoe ze hun omgeving kunnen gebruiken. En sommige eventprofessionals hebben meer geluk dan anderen, omdat hun omgeving meer mogelijkheden biedt, een groter aantal bezoekers aantrekt, en een krachtiger economisch en cultureel ecosysteem heeft, wat de ontwikkeling van de evenementensector bevordert.
Het klinkt oneerlijk, maar de waarheid is dat het succesniveau van jouw evenementen erg afhangt van de stedelijke omgeving. Zoals onderzoekers Greg Richards en Robert Palmer aangeven: "de moderne stad heeft hoogstwaarschijnlijk een groot en gevarieerd evenementprogramma met een gemengde evenementeneconomie, gerund door zowel de stad zelf als een groot aantal andere belanghebbenden."
"Het wonen in ontwikkelde gebieden heeft natuurlijk grote voordelen, zeker als het op de evenementensector aankomt!", zul je misschien denken. En je hebt gelijk, alhoewel het runnen van beurzen, vergaderingen of festivals in steden met evenementen iets anders is dan hetzelfde doen in 'eventful cities'. Volgens Richards en Palmer is het verschil tussen steden met evenementen en 'eventful cities' uit te leggen aan de hand van een aantal afwijkende eigenschappen."
"Steden met evenementen concentreren zich op competitie, hebben een sectorale aanpak en ontwikkelen zich als locaties voor evenementen. 'Eventful cities', daarentegen, concentreren zich op samenwerking met de belanghebbenden in de evenementensector, hebben een holistische aanpak en staan bekend om hun capaciteit om nieuwe evenementen te genereren. Zoals Richards en Palmer benadrukken, hangt de ontwikkeling van 'eventful cities' af van "de strategische coherentie van evenementen, wat doorgaans leidt tot de ontwikkeling van een evenementstrategie en vaak tot de creatie van een organisatorische structuur om eventprogramma's te helpen coördineren."
De onderzoekers voegen daaraan toe: "succesvolle 'eventful cities' zijn meestal diegenen die hun evenementen niet alleen hebben gebruikt om fysieke ruimte te creëren, maar ook om die ruimten op te vullen met levendige sociale en culturele interactie."
Dat is allemaal leuk en aardig, maar hoe kan het jou als eventprofessional beïnvloeden? Als je weet hoe je gebruik kunt maken van de situatie, kan het runnen van events in 'eventful cities' je toegang geven tot veel middelen en voordelen. Hier zijn een aantal ideeën over hoe je je voordeel kunt halen uit 'eventful cities', wanneer je je volgende evenement plant:
Idee #1. Het benutten van een krachtige evenementeninfrastructuur
Met het toenemende aantal evenementen, moeten 'eventful cities' nieuwe infrastructuren ontwikkelen. Van de uitbreiding en creatie van eventlocaties tot het verbeteren van vliegvelden (nieuwe internationale vluchten), zijn de overheden van 'eventful cities' gebeurt bewust aan het bouwen aan infrastructurele faciliteiten om de productie van evenementen aan te moedigen. Dit zorgt er vervolgens voor dat je meer middelen hebt op 'mee te knutselen' wanneer je je evenementen organiseert.
Idee #2. Activeer omwonenden
Zoals Richards en Palmer aangeven, zijn, als het aankomt op evenementen, "omwonenden rondom het gebied waar een eventprogramma plaatsvindt niet alleen belangrijk als publiek, maar ook als initiatiefnemers en als een onmisbare bron van duurzaamheid voor de meeste evenementen." De rijkdom in 'eventful cities' ligt in de verantwoordelijke betrekking en actieve deelname van deze nieuwe groep belanghebbenden in de evenementensector; de omwonenden.
Idee #3. Een succesvolle aanvraag voor een internationaal evenement indiene
Als je ooit voor de uitdaging komt te staan een aanvraag voor een internationaal evenement te moeten indienen, zul je ieder mogelijk comité kunnen gebruiken. Een stad waar veel gebeurt heeft allerlei 'goodies' die je kunt gebruiken in de aanvraag. Op die manier ben je één stap dichter bij het krijgen van de toelating voor je internationaal evenement.
Idee #4. Zet je stad op de kaart
Heb je je ooit afgevraagd hoe het zou zijn om een directe invloed uit te oefenen op het leven in de stad waar je je evenementen organiseert? Zoals Richards en Palmer opmerken, focussen 'eventful cities' zich op het ontwikkelen van "een geïntegreerde aanpak van de relatie tussen de stad en diens evenementen, wat de voordelen van het eventprogramma in zijn geheel maximaliseert." Als het dus je bedoeling is om een verschil te maken, kun je bijdragen aan de lopende ontwikkeling van je stad door waardevolle evenementen te produceren en te organiseren.
Idee #5. Houd rekening met gelijktijdige evenementen
Een belangrijk aspect van het nadenken over wanneer je evenementen plant is je bewust zijn van andere dingen die in de stad gebeuren tijdens je evenement. Gelijktijdige evenementen kunnen vaak een uitdaging zijn, gezien het toenemende aantal internationale bezoekers die accommodatie nodig hebben, wat betekent dat het moeilijker wordt om een hotelkamer of een vliegkaartje te bemachtigen. Het goede aan 'eventful cities' is dat de meeste van deze evenementen voorafgaand vastgesteld zijn. Dus je kunt het Congresbureau van de stad vragen om een lijst met geplande evenementen voor de komende maanden of het komende jaar, en je vervolgstappen van daaruit bepalen.
Conclusie
Door je omgeving te begrijpen en gebruiken, zul je betere evenementen kunnen plannen en organiseren, die afgestemd zijn op de economische en culturele belangen van de stedelijke omgeving. Als je weet hoe je de situatie optimaal kunt benutten, en hoe je de voordelen die 'eventful cities' gebeurt kunnen bieden visualiseert, zal je de vaardigheden hebben om over de logistieke kanalen te navigeren en een betere eventprofessional te worden.
