Het geweldige aan eventmanager zijn is dat we, afgezien van de pijnlijke logistieke kwesties en de slapeloze nachten, we ook de kans krijgen om unieke belevingen te ontwerpen voor onze internationale gasten.
Wat is er nou mooier dan het in elkaar zetten van speciale hospitality-pakketten voor je bezoekers, waardoor hun reis en accommodatie zo plezierig mogelijk zijn? En wat is er belangrijker voor iemand die werkelijk een succesvol evenement wil runnen?
Zoals Julia Rutherford Silvers in haar boek Professional Event Coordination opmerkt: "De manier waarop ieder individu wordt behandeld zal bepalen hoe succesvol het evenement is, aangezien die individuele belevingen samen de gemeenschappelijke beleving vormen die het publiek geniet of verdraagt."
Silvers gaat verder door te benadrukken dat "de professionele eventcoördinator de evenementbeleving van drempel tot drempel moet bekijken, en dat hij moet zekerstellen dat de ervaring van de klant voldoet aan zijn verwachtingen (en dat hij deze zelfs overschrijdt)." En wat kan er nou efficiënter zijn dan het smeden van een goed hospitality-plan om ervoor te zorgen dat je bezoekers zich verwelkomd en begeleid voelen tijdens het gehele evenement?
Maar laten we beginnen door vast te stellen wat een hospitality-plan is. Volgens het woordenboek betekent hospitality, in het Nederlands gastvrijheid, "de vriendelijke en gulle ontvangst en vermaak van gasten, bezoekers of vreemden". Daarom omvat een hospitality-plan een aantal bewuste acties om de gasten te helpen om gemakkelijk en plezierig te navigeren door de beleving van het elders zijn. Onder welke omstandigheden moet je denken aan het opzetten van een hospitality-plan voor je bezoekers? Wanneer je te maken hebt met internationale gasten. Natuurlijk, als je evenement zich richt op lokale bezoekers, moet je ook deze gastvrijheidspraktijken in acht nemen, maar niet zo uitvoerig.
Dus wat zijn de stappen om een uitstekend gastvrijheidsplan voor je bezoekers op te zetten?
Stap #1. Bied reizen zonder zorgen en onmiddellijke accommodatie
Zie je internationale bezoekers alsof het vrienden van je zijn die je op komen zoeken. Zou je niet willen dat ze alle nodige informatie hebben om de reis te vergemakkelijken? Zoals Julia Rutherford Silvers aangeeft: "gasten uit de buurt hebben slechts simpele aanwijzingen nodig. Reizigers hebben uitvoerige instructies nodig, over allerlei zaken, van routeplanning tot culturele gebruiken van het gastland." Om dit te doen, moet je je gasten van alle nodige informatie voorzien om te reizen. Publiceer de informatie op je evenementenwebsite en moedig bezoekers aan om te vragen om details als ze meer hulp nodig hebben. Vergeet ook niet dat sommige van de bezoekers je kunnen vragen om officiële documentatie. Ze zullen het misschien nodig hebben om een visa aan te vragen.
Zorg er ook voor dat je gemakkelijk vervoer regelt van het vliegveld naar het hotel. Je hebt meerdere opties. Je kunt de bezoekers inlichten over de taxitarieven en de dienstregeling van de bus. Je kan ook taxi's sturen voor de sprekers. Nog een alternatief is om een shuttlebus-service op te zetten voor de bezoekers. Voor de accommodatie kun je een lijst met hotels vlakbij de evenementlocatie aanbieden. Vergeet niet om de tarieven aan te geven, evenals hoe bezoekers kamers kunnen boeken. Natuurlijk is het tegenwoordig gemakkelijk om een hotel te vinden en te boeken, maar het is nog steeds een goed gebruik om voor je bezoekers te zorgen en ze misschien kortingen aan te bieden als ze in het hotel verblijven dat jij aanbiedt (je kan een overeenkomst sluiten met het hotel).
Een andere optie is om een geheel hotel voor je gasten te boeken. Doorgaans vinden in middelgrote of grote steden meerdere evenementen tegelijkertijd plaats, waardoor het moeilijk kan zijn voor de bezoekers om een kamer te vinden. Als je een heel hotel boekt, zorg je ervoor dat je gasten sowieso een plek hebben om te slapen.
Stap #2. Steek een sterk sociaal programma in elkaar
Eén van de voordelen van het bezoeken van internationale evenementen is de mogelijkheid om nieuw voedsel uit te proberen en nieuwe plekken te bezoeken. Beroof je gasten niet van deze momenten. Volgens Tony Rogers "moet het sociale programma ervoor zorgen dat de gasten informeel mengen en netwerken (voor velen is dit vaak het belangrijkste deel van het evenement), maar ook om iets te van de bestemming waar de conferentie wordt gehouden te beleven."
Met andere woorden: je moet een krachtig sociaal programma ontwerpen dat verschillende activiteiten bevat die je bezoekers helpen om werkelijk hun nieuwe omgeving te beleven. Je kunt bijvoorbeeld een gastronomische rondleiding in de oude stad organiseren, of een speciale cocktailavond opzetten in de hal van een bekend museum. Zoals Rogers opmerkt: sociale programma's zijn "een ideale kans voor organisatoren om iets bijzonders en memorabels toe te voegen aan een evenement", dus zorg ervoor dat je goed uitgekozen belevingen uitzoekt.
Stap #3. Houd een open en vriendelijke communicatie
De beleving van jouw internationale bezoekers begint met de eerste e-mail of notificatie die ze ontvangen van de eventplanners. Zorg ervoor dat deze communicatie vriendelijk is en voldoende hun behoeften aanspreekt. Soms kan de hoeveelheid verzoeken van bezoekers overweldigend zijn, maar je mag niet vergeten dat het jouw verantwoordelijkheid is om ervoor te zorgen dat ze alle informatie ontvangen die ze nodig hebben. Wees vriendelijk tegen je gasten van het begin tot het einde van het evenement. Dit zal een positieve impact hebben op de bezoekers en hun beleving aanzienlijk versterken.
Conclusie
Wij eventplanners kunnen nog weleens verdwaald raken in de dagelijkse taken en logistieke uitdagingen. Maar laten we niet vergeten om een vriendelijk en warm hospitality-plan op te zetten waardoor de bezoekers een positieve eventbeleving krijgen. Zorg eerst voor de basiszaken, zoals reizen en accommodatie. Bied alle informatie die je bezoekers nodig kunnen hebben. Ontwerp ten tweede een krachtig en cultureel rijk sociaal programma om je bezoekers te betrekken bij lokale gebruiken. En vergeet tot slot niet te lachen en een vriendelijke relatie op te bouwen met de gasten. Maak hun beleving werkelijk uniek.
