Dus jij denkt dat je wel een goed evenement kan runnen? Probeer er maar eens eentje op te zetten in het buitenland. Een andere taal, nieuwe werkdynamieken en onbegrijpelijke gebruiken... Probeer dat maar eens te regelen!
Zoals onderzoekers Nicole Ferdinand en Nigel Williams in hoofdstuk 'Event staging' uit het boek The Routledge Handbook of Events opmerken, verwachten mensen van eventmanagers dat ze een brede verzameling vaardigheden en rollen tegelijkertijd en moeiteloos kunnen bekleden, zoals ondernemer, technicus, projectmanager, kwaliteitsinspecteur, etc. Maar als je aan deze vereisten de context van het runnen van een succesvol evenement in een vreemd land toevoegt, dan verdriedubbel je de complexiteit van deze taken. Het plannen en beheren van evenementen in het buitenland kan een pittige ervaring zijn. En dit zijn de redenen:
Reden #1. Je hebt niet je ondersteuningssysteem
Waar is de technicus die je normaliter iedere vijf minuten opbelt om te vragen wanneer hij zijn apparatuur gaat installeren? Waar is de IT-professional die je zou bellen om te eisen dat hij met een onmiddellijke oplossing voor het Wi-Fi-probleem komt? Waar is het beveiligingsteam waar je zo vaak mee hebt gewerkt en wiens protocol je al bekend mee bent? Geen van deze relaties bestaan wanneer je een evenement in het buitenland organiseert.
Reden #2. Je bent niet bekend met de cultuur
Laten we zeggen dat je evenement begint op woensdag en je probeert je programma's afgedrukt te krijgen op dinsdagavond. Waar je geen rekening mee hebt gehouden is dat dinsdag een nationale vakantiedag is en dat alle bedrijven gesloten zullen zijn. Nu moet je wachten tot vlak voordat het evenement begint op woensdag morgen voordat je je programma's kunt laten afdrukken, waardoor je in een crisissituatie belandt.
Reden #3. Je kan niet duidelijk of snel communiceren
Je spreekt geen Hindi, Frans of Spaans, alhoewel je zakelijke Engels wel goed in orde is. Heb je ooit geprobeerd om een andere taal te spreken (zelfs wanneer je hem goed beheerst), wanneer je gestrest bent en probeert om je boodschap zo snel mogelijk over te brengen? Met andere woorden: je kunt gerust zeggen dat het runnen van een krachtig evenement in het buitenland zonder je hoofd te verliezen zo moeilijk kan zijn als het besturen van een ruimteschip.
Als je echter dapper genoeg bent en je hebt nog niet je vliegkaartje geannuleerd, wees dan niet bevreesd! De volgende stappen leggen alles uit wat je moet weten over het plannen van een succesvol evenement in het buitenland (waar mensen naartoe zullen willen gaan).
Stap #1. Maak jezelf bekend met de bestemming
Lees je een aantal weken voor je vlucht in over het land waar je het evenement gaat runnen. Maak een lijst met algemene vragen waar je rekening mee moet houden. Is dit land/deze stad veilig? Wat zijn de economische en politiek kwesties? Is er voldoende openbaar vervoer, en zo ja, hoe werkt dat dan? Wat zijn de gastronomische bijzonderheden van dit land? Zijn er religieuze aspecten die je evenement kunnen beïnvloeden? Als je bijvoorbeeld je evenement plant in Dubai tijdens Ramadan, dan zul je moeten evalueren wat voor impact dit kan hebben op je evenement.
Stap #2. Verken de evenementlocatie en de omgeving
Verspil niet je tijd wanneer je op je bestemming aankomt. Richt je meteen op het verkennen van de omgeving. Bekijk de evenementlocatie en de afstanden vanaf andere stedelijke locaties. Bepaal of de locatie gemakkelijk toegankelijk is en of bezoekers gebruik kunnen maken van het openbaar vervoer.
Stap #3. Analyseer de plaatselijke kaart van eventplanningsdiensten
Je kan geen evenement runnen zonder de hulp van meerdere leveranciers. Maak vóór de trip een lijst met lokale bedrijven die je in de volgende planningsaspecten kunnen bijstaan: audiovisuele diensten, catering, beveiliging, schoonmaak, visueel ontwerp, verhuur van evenementmateriaal, vertaaldiensten (indien noodzakelijk), etc. Neem contact met hen op en plan onlinebijeenkomsten in. Als je een akkoord bereikt, plan dan face-to-face-bijeenkomsten voor wanneer je aankomt op je bestemming. Het is altijd beter om alles op tijd voorbereid te hebben dan om wakker te worden op een vreemde plek zonder te weten wiens diensten je moet inschakelen.
Stap #4. Weet wie je bezoekers zijn
Het maakt niet uit of je een evenement bij je in de buurt plant of in het buitenland. Als je niet weet wat de behoeften en eigenschappen van je bezoekers zijn, zul je geen evenement kunnen organiseren waar ze van genieten. De vraag hier is of je publiek internationaal of lokaal is. Als je een evenement plant voor 'locals', wat zijn dan hun culturele gevoeligheden? Wat verwachten zij van jouw evenement? Wat is de toegevoegde waarde waar jij mee komt? Hoe kun je een evenement plannen dat de culturele aspecten overstijgt?
Stap #5. Bouw een goed lokaal professioneel netwerk
Je kunt geen evenement runnen in een ander land zonder de hulp van een lokaal team. Je hebt mensen nodig waar je op kunt rekenen. Omring jezelf met lokale planners of adviseurs die je zullen helpen om om te gaan met de planningsbijzonderheden van hun land. Vraag hen om hulp om erachter te komen hoe dingen werken. Neem contact op met toerismebureaus en werk samen met lokale organisaties.
Conclusie
Een evenement plannen in het buitenland kan meer dan uitdagend zijn, maar tegelijkertijd ook erg spannend. Je kweekt je professionele vaardigheden en doet nieuwe ervaringen op die je zelfverzekerdheid zullen versterken. Wees bewust en scherp in de stappen die je neemt wanneer je een evenement plant in het buitenland. Maar vergeet er ook niet van te genieten.
