Wat als je evenement uit elkaar valt?

Heb je ooit in één van deze twee situaties gestaan? Vierentwintig uur voordat je evenement start, kom je erachter dat er een staking is onder luchtverkeersleiders en dat de sprekers je evenement niet kunnen halen. Of, je hebt alles zo goed mogelijk voorbereid, maar wanneer het evenement begint besef je dat de band niet op is komen dagen.

 

Dit zijn slechts twee voorbeelden van de meervoudige crisissituaties die je evenement kunnen verpesten. En het maakt niet uit of je nou een beginneling bent of een ervaren eventmanager, rare dingen gebeuren wanneer je ze het minst verwacht. Wat kun je dan doen? Wees creatief.

 

Luister eens goed. Ik weet wat je denkt als het aankomt op creativiteit. Je ziet het als iets onhaalbaars. Wanneer ik sprak met andere eventmanagers, luidde een gevleugelde uitspraak: "ik ben niet creatief, maar ik ben goed in logistiek". Dit komt doordat we het woord 'creativiteit' verkeerd gebruiken en we bang zijn om het te zien als een alledaags middel dat we kunnen inzetten om oplossingen voor problemen te vinden.

 

Een onderzoek wijst uit dat slechts 1 op de 4 mensen voelt dat ze volledig gebruik maken van hun creatieve potentieel. Iedereen wil creatief zijn, maar niet iedereen gelooft dat hij of zij dat kan, vooral onder druk. Dit is niet verrassend. Twee grote misvattingen laten creativiteit lijken als iets onhaalbaars:

 

Misvatting #1: alleen mensen met speciale vaardigheden kunnen creatief zijn.

Misvatting #2: je kunt niet creatief zijn tijdens een crisis.

 

Zoals psycholoog Edward de Bono aangeeft, creativiteit is niet een talent, maar eerder een vaardigheid die je kunt oefenen en ontwikkelen. Je brein is niet ontworpen om creativiteit in zijn processen te gebruiken, maar als je een nieuwe stressvolle situatie tegenkomt, kun je komen met een andere aanpak.

 

Volgens een onderzoek dat werd uitgebracht in Harvard Business Review, kunnen een gevoel van urgentie en het concentratievermogen mensen op een positieve manier uitdagen, wat bijdraagt aan de ontwikkeling van hun creativiteit. Dus hoe kun je een creatieve mentaliteit ontwikkelen die je kunt gebruiken wanneer een evenement uit elkaar dreigt te vallen?

 

Hier zijn wat ideeën om je te helpen.

 

 

1. Beheers de informatie

Je kan niet creatief zijn als je gegevens negeert. Je moet alles weten over het evenement dat je organiseert. Dit helpt je om een globale visie te ontwikkelen en verbanden te leggen wanneer nodig. In zijn boek 'Serious Creativity: How to be creative under pressure and turn ideas into action', benadrukt De Bono dat hoe meer informatie we hebben, hoe beter ons creatieve brein werkt. Dus als je snel wilt handelen en creativiteit wilt inzetten om zich voordoende uitdagingen op je evenement op te lossen, moet je informatie beheersen.

 

Snelle tips voor #EventProfs:

• Voordat het evenement begint, controleer je of je alle contactgegevens hebt van je dienstverleners, zodat je ze gemakkelijk kunt bereiken, indien nodig.
• Zorg ervoor dat er iemand in je team is die ook alle details rondom het evenement kent, zodat je informatie waar je niet zeker van bent kunt bevestigen of dubbelchecken.
• Houd alles opgeslagen in een klein, draagbaar notitieblokje en raadpleeg je aantekeningen wanneer nodig.

 

 

2. Oefen je brein in het vinden van ongebruikelijke oplossingen

Duik niet gelijk op het slagveld (lees: evenement) met de gedachte dat creatieve ideeën zich zomaar zullen presenteren in je brein zonder voorgaande training of oefening. Op dezelfde manier waarop je traint om je spieren in vorm en gezond te houden, moet je het brein trainen om ongebruikelijke doch adequate oplossingen te vinden onder druk. Ten eerste moet je leren om je focus te verscherpen. Wanneer je het vermogen hebt om je aandacht te verschuiven om kwesties een voor een aan te pakken, kun je gemakkelijker met creatieve oplossingen komen. Ten tweede moet je je brein uitdagen door dagelijkse taken op een andere manier proberen aan te pakken, zoals bijvoorbeeld een andere route vanaf je werk naar huis te nemen. En ten derde moet je een gevoel voor nieuwsgierigheid ontwikkelen. Elizabeth Gilbert, de schrijver van 'Big Magic: Creative Living beyond Fear', gelooft dat nieuwsgierigheid veel krachtiger is dan inspiratie en dat het mensen drijft tot het vinden van creatieve oplossingen.

 

Snelle tips voor #EventProfs:

• Om beter te leren focussen, gebruik je de Pomodoro-techniek. Je werkt twintig minuten zonder dat andere afleidingen je aandacht grijpen en rust daarna vijf minuten. Deze cyclus herhaal je vier keer, waarna je een pauze van vijftien minuten neemt.
• Daag je brein uit door te brainstormen en met zoveel mogelijk creatieve ideeën te komen. Je stelt een doel vast, zoals hoe je bijvoorbeeld het netwerken tijdens je evenement kunt verbeteren, en daarna zet je tien of vijftien verschillende ideeën op een rijtje die je zou kunnen toepassen.

 

 

3. Gebruik laterale denktechnieken

Volgens Edward de Bono gaat lateraal denken om het oplossen van problemen met behulp van onorthodoxe, ongebruikelijke en ogenschijnlijk onlogische methoden. De schrijver benadrukt dat lateraal denken dient om concepten en denkbeelden te veranderen, wat ook leidt tot het ontstaan van nieuwe creatieve ideeën.

 

Snelle tips voor #EventProfs:

• Wanneer het lijkt alsof er geen oplossingen zijn, zet je wilskracht en moeite in om eens na te denken en nieuwe alternatieven te 'ontwerpen' op basis van de informatie die je al hebt.
• Als je nieuwe ideeën wilt vinden, focus je op dingen die anderen over het hoofd zien.
• Wees niet bang om je brein uit te dagen door je traditionele denkpatronen te doorbreken. Negeer de voor de hand liggende oplossingen en beweeg richting een nieuw idee.
• Leer om te werken met concepten en om ideeën te halen uit zaken die niet direct verband houden met jouw evenement.

 

 

4. Ontspan en ga de uitdaging aan

Een eventmanager zijn is al een stressvolle baan, dus het ervaren van nog meer stress vanwege een nieuw probleem zal je niet helpen in het ontwikkelen van een creatieve mentaliteit. Hoewel het moeilijk is om te ontspannen wanneer je onder druk staat, moet je weten dat slechts een kleine verandering aan je denkwijze je creativiteit kan los doen barsten.

 

Snelle tips voor #EventProfs:

• Wanneer je je gestrest voelt, haal je een paar keer diep adem. Focus op de manier waarop je ademt en probeer deze regelmatig te krijgen.
• Ontspan je spieren en laat de spanning los.
• Zelfs wanneer je je onder druk gezet voelt door de tijd en de urgentie van het probleem, neem je een paar seconden om te bedaren en het probleem te begrijpen.

 

 

5. Snelle brainstormsessie met je team

Alhoewel jij de baas bent over je evenement, is je team er om je te helpen. En wat kan nu krachtiger zijn dan een paar geesten die samenwerken om een probleem op te lossen? Het goede aan teamwork is dat iemand een belangrijk stukje informatie kan hebben waar jij niet van afweet. Samenwerken als team zal de kans vergroten dat je een creatieve oplossing vindt die je evenement kan redden!

 

Snelle tips voor #EventProfs:

• Investeer tijd en middelen in team-building-activiteiten. Dit zal niet alleen de werkdynamiek van je team versterken, maar het zal ook gezamenlijk vertrouwen ontwikkelen als het tijd is om crisismomenten het hoofd te bieden.
• Stel een crisisprotocol op dat jou en je team helpt om inspanningen te coördineren om nieuwe oplossingen te vinden wanneer onverwachte uitdagingen zich voordoen.

 

 

Conclusie

Het succes van jouw evenement hangt af van hoe goed jij onverwachte situaties kunt beheersen. Een creatieve aanpak geeft je de nodige middelen om de uitdagingen vóór, tijdens of na je evenement op te lossen. Creatief zijn onder druk is niet een 'standaardeigenschap' of een 'gave' die alleen de speciale figuren hebben. Je kan jouw creativiteit trainen en ontwikkelen. Durf je het aan om een poging te wagen?