Hier is iets wat we door de jaren heen over evenementen hebben geleerd: bezoekers geven niet om perfectie. Ze geven niet om perfecte locaties, Q&A-sessies, catering, networking of technische ondersteuning. Mensen geven om wat ze voelen tijdens een evenement. Dat is alles. Punt uit.
Zoals Aaron Walter, auteur van het boek Designing for Emotions aangeeft: "mensen vergeven tekortkomingen, volgen jouw aanwijzingen op en loven je als je ze beloont met positieve emoties."
Hij benadrukt ook dat emotioneel ontwerp het vermogen heeft om mensen te veranderen in fanatiekelingen die bereid zijn om hun positieve ervaringen met anderen te delen. Walter geeft aan dat emotionele ervaringen de ervaringen zijn die een indruk achterlaten op het langetermijngeheugen.
Als je je bezoekers fijn en comfortabel kunt laten voelen op je evenement, dan ben je een winnaar. Zo niet, dan moet je het nog eens proberen. Mensen zullen zich niet herinneren wat ze aten tijdens het cocktaildiner, maar ze herinneren zich wel hoe de avond over het algemeen aanvoelde. Het hele idee van betekenisvolle en krachtige evenementen plannen draait om het opwekken van positieve emoties. Als evenementmanager is het jouw verantwoordelijkheid om de nadruk te leggen op emotioneel ontwerp en op hoe je je evenement beter dan de vorige kunt maken.
Hacks over het gebruik van emotioneel ontwerp op je volgende evenement
- Emotioneel ontwerptip #1: focus op de beleving die je wilt creëren
Afgezien van een eventmanager, ben je een belevingsontwerper. Begin met het in kaart brengen van de emoties waarvan je wilt dat de bezoekers ze tijdens je volgende evenement beleven. Wil je dat ze zich geëngageerd voelen of creatiever? Of misschien is het je doel om ze zich ontspannen of kalm te laten voelen? Jouw logistieke beslissingen zullen afhangen van de emoties waar je de focus op legt.
Als je bijvoorbeeld een koffiepauze inplant tussen twee intense sessies, zullen bezoekers zich moe en slaperig voelen. Als je daarentegen besluit om een verrassingselement (zoals een onverwacht optreden, fysieke of virtuele incentives, een bekende gast, etc.) te introduceren, zal je het energiepeil en de mate van interesse van je publiek verhogen.
- Emotioneel ontwerptip #2: pas strategieën toe om de bezoekers te engageren
Voor eventmanagers is het altijd een uitdaging om bezoekers te engageren. Engagement betekent participatie, en participatie betekent onderdompeling. Als bezoekers actief worden betrokken, zullen zij zich sterker en gemotiveerder voelen om hun best te doen en het meeste uit het evenement te krijgen.
Er zijn meerdere strategieën om bezoekers te engageren: live enquêtes, lange Q&A-sessie, creatieve workshopactiviteiten, vragen van de moderator, ijsbrekeractiviteiten, serious games, verassingsquizzen, etc. Engageer jouw bezoekers zo veel mogelijk. Ze zijn niet naar jouw evenement gekomen om passieve luisteraars te zijn.
- Emotioneel ontwerptip #3: introduceer leuke activiteiten
Neem plezier serieus. Zoals wetenschapper Ben Fincham aangeeft in The Sociology of Fun, worden "plezier en blijdschap vaak met elkaar geassocieerd, waarbij het één een bijproduct is van het ander." De auteur benadrukt dat plezier de kracht heeft om belevingen en herinneringen te bepalen, en om momenten te voeden met positiviteit, goede relaties te onderhouden en om het leven te bevorderen. Als je geeft om je bezoekers, zorg je ervoor dat ze van je evenementen genieten door plezierige activiteiten in te zetten.
- Emotioneel ontwerptip #4: zorg voor voldoende omstandigheden waarin goed genetwerkt kan worden
Networking-belevingen kunnen soms stressvol zijn, zeker voor de introvertere bezoekers. Verlegen mensen voelen zich gegeneerd en weten niet hoe ze het ijs moeten breken. Goede netwerkomstandigheden, zoals leuke activiteiten, knusse ruimtes, rustige muziek en een ontspannen omgeving zullen mensen motiveren om uit hun comfortzone te komen en hun grenzen te verleggen.
Voor de netwerksessie ontwerp je een omgeving waarin mensen zich goed voelen en zichzelf zullen vermaken. Als je dat doet, zullen bezoekers een verhoogd zelfvertrouwen hebben en hun zelfkritische kant zal zich koest houden. Ze zullen zich zelfverzekerder voelen en gemakkelijker praten met anderen.
- Emotioneel ontwerptip #5: moedig de bezoekers aan om het evenement mee te helpen creëren
Betrek je bezoekers zoveel mogelijk. Maak ze een onderdeel van de evenementbeleving. Bied ze alle mogelijkheid om te beslissen welke onderwerpen tijdens het evenement besproken zullen worden, of welke vragen voor de spreker het belangrijkst zijn. Geef ze alternatieven en opties. Bijvoorbeeld door ze te laten bepalen welke workshops of sessies ze liever zouden bezoeken. Zo zullen de bezoekers zich voelen alsof ze van directe invloed zijn geweest op het ontwerpen van hun beleving.
Conclusie
Evenementen draaien om emoties. De emoties die bezoekers ervaren zijn een duidelijk blijk van jouw vermogen om succesvolle evenementen te plannen. Houd in gedachten dat je niet alleen een eventmanager bent, maar ook een belevingsontwerper. Als je gaat beginnen op je volgende evenement op te zetten, moet je jezelf vragen welke emoties je wilt dat je evenement genereert. Pas dan alle logistieke aspecten eropaan om de gewenste emotionele impact te creëren.
