Iedereen is het er over eens dat personeel een zeer belangrijke factor is op een evenement. Zij zijn het eerste contactpunt tussen de bezoekers en de organisatie. Gemotiveerd personeel dat het evenement belichaamt is dan ook belangrijk.
In praktijk zien we echter dat organisatoren het moeilijk hebben om tijdelijk personeel op evenementen te motiveren en van hen een levend reclamebord te maken voor hun evenement.
Selecteer het juiste personeel
Elk persoon heeft zijn of haar talenten. Het is als organisator een kunst om de juiste persoon op de juiste plaats in te plannen. Veel organisatoren willen de planning zelf zoveel mogelijk beheersen. Deze omvat verschillende functies (horeca, logistiek, ...), niveaus (leiding, uitvoerend, ...) en statuten (vrijwilliger, professional, ...). Gezien de diversiteit van de planningen is het aan te raden om personeel een grote vrijheid te geven in welke job ze graag willen uitvoeren. Zo leg je de basis voor een gemotiveerde crew.
Investeer in je personeel
Het kapitaal van goed personeel is van onschatbare waarde voor evenementen. Organisatoren vergeten dat de medewerkers hun evenement mee tot een succes moeten maken. Samen timmeren aan dat succesverhaal begint met het personeel te trainen. Inzetten op trainingen, briefings en coaches zorgt ervoor dat men de functie-inhoud kent en dat iedereen weet wat er verwacht wordt. Op deze manier kan het personeel hun motivatie en talent daadwerkelijk ten volle benutten.
Creëer een band
Personeel betrekken bij het verhaal van het evenement levert meer op dan men op het eerste zicht zou denken. Betrokkenheid is het geheime ingrediënt dat zorgt voor motivatie bij het personeel. Geef hen inspraak, zowel bij de voorbereidingen als bij de evaluatie. Zorg ervoor dat het verhaal van het evenement duidelijk en meermaals wordt overgebracht. Dompel hen onder in het verhaal en werk uitsluitend met personeel dat zich kan vinden in dit verhaal.
Zorg voor de juiste faciliteiten
Het is als organisator aan te raden om ervoor te zorgen dat de mensen die voor je werken zich goed voelen. Traditioneel denkt men dat het voldoende is om catering te voorzien. Het kan echter veel verder gaan: parkeerplaatsen, slaapplaats, het nodige werkmateriaal, persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM), enzovoort. Deze faciliteiten voorzien volstaat echter niet, er moet helder over gecommuniceerd worden en ze moeten vlot toegankelijk zijn voor het personeel. Op deze manier zorg je ervoor dat het personeel zich goed voelt en spontaan met een glimlach aan de slag gaat, want ... enkel een oprechte glimlach werkt!
