Op hybride evenementen is zowel een live als een online publiek aanwezig. Die online kijkers zitten ver weg, alleen achter hun scherm, met alle mogelijke afleidingen binnen handbereik. Je moet dus heel wat uit de kast halen om de aandacht van deze virtuele deelnemers vast te houden tijdens het livestreamen van je evenement.
Houd je rekening met deze 7 essentiële elementen, dan lukt dat gegarandeerd.
1. Goed begonnen, half gewonnen
Een grondige voorbereiding is cruciaal bij hybride evenementen. Technisch kan er altijd iets mis gaan. Daarom wordt alles best goed op voorhand getest: slides, video’s, live streaming, connecties,. Duidelijke deadlines voor het opleveren van materiaal en respect voor deze deadlines zijn dan ook een must. Last minute wijzigingen vormen altijd een risico. En niets is zo dodelijk voor de aandacht van een online kijker, als een technische storing.
2. Bereid je spreker voor
Ook je spreker is best goed gebrieft. Informeer hem over de technische aspecten van het live streamen. Waar houdt hij best rekening mee? Wat kan hij verwachten? Hoe reageert hij best bij technische problemen? Hoe communiceer je met hem? Waar staan de camera's? Op welke manier gaat hij daar mee om? Al deze facetten praat je grondig door. En geef je spreker tijd om te wennen. Voorzie eventueel enkele repetities.
3. Modereren is 'key'
Een goede moderator zorgt voor de interactie tussen de spreker, het live publiek en de online deelnemers. In het beste geval heb je er twee: een online facilitator en een live gastheer. Elk met zijn eigen rol en verantwoordelijkheid en zijn specifieke briefing. En ze zijn ook best goed op elkaar ingespeeld zodat de ‘online gastheer’ vragen en reacties van het virtuele publiek kan brengen in de ‘live’ sessie.
4. Betrek het online publiek
Vraag spreker en moderator zich ook rechtstreeks naar het online publiek te richten om het te verwelkomen. Laat hen daarbij recht in de camera kijken. De gastheer vertelt ook hoeveel online kijkers er zijn. En uit welke landen of streken ze komen.
5. Vul de pauzes op
Niets zo vervelend als zitten kijken naar een lege vergaderzaal. Voorzie daarom extra content voor de online bezoekers tijdens de koffie- en lunchpauzes. Reportages, korte interviews, gesprekken in de marge of achter de schermen van het event, ...
6. Respecteer de timing
Online kijkers loggen soms enkel in voor een specifiek item of een welbepaalde spreker. Zorg dus dat de timing 100% gerespecteerd wordt.
7. Interactie verloopt anders
Stel je vragen aan je publiek, houd er dan rekening mee dat op de antwoorden van de online kijkers wat vertraging kan zitten, vergeleken met de directe antwoorden van het live publiek. Online kijkers zitten meestal ook alleen voor hun scherm. Onderlinge discussies zoals bij een live publiek, kunnen dus niet. Je kan de kijkers wel vragen via sociale media te reageren. Een poll, een stemming of vragen stellen kan uiteraard wel mits je over de juiste tools beschikt zoals een specifieke webpagina of de eventapp.
