SMMP is één van de hotste en meest besproken trends in de sector. Maar wat is SMMP nu echt? Weet je hoe je het gebruikt? Hoe kun je er je event efficiënter mee maken? Hoe is het geëvolueerd in 2015?
Maak je geen zorgen. Wij kunnen je alles vertellen over SMMP en hoe het programma de manier hoe je je events evalueert kan veranderen. SMMP staat voor Strategic Meetings Management Program. Met andere woorden: ROI (return on investment) van je evenement. Veel eventprofessionals die al een tijdje meegaan, weten dat het niet gemakkelijk is om zich ook nog eens met statistieken en processen bezig te houden. Je komt erachter dat geweldige evenementen worden gemaakt met bloed, zweet, tranen, stress en passie; niet met maten. Wij eventplanners worden gedreven door creativiteit, niet door getalletjes. Maar zonder de getalletjes zouden we echter niet succesvolle evenementen kunnen blijven organiseren.
Het wordt tijd dat planners gaan inzien dat SMMP je dwingt om je ROI te meten (kosten, omzet, winstgevendheid, productiviteit). Saai, maar het is belangrijk in de huidige economie. Het dwingt ons om processen door te voeren en wanneer alles 80% onder controle is, wordt het veel gemakkelijker om op onverwachte gebeurtenissen te reageren (in plaats van de geplande 20%). Het dwingt ons om dieper te duiken in alle aspecten waar een event uit bestaat.
Bekijk het zo: gebruik je een klaptelefoon of een Mac Classic? We hopen het niet. We hopen dat je mee bent gegaan in de digitale revolutie! Dat gezegd, misschien wordt het tijd dat je 2015 SMMP probeert. Met andere woorden: dat je ROI leert kennen.
Wat is het doel van SMMP?
Eigenlijk draait het om het afbreken van alle meetbare aspecten van evenementen om ze te verbeteren. Het is het meest toepasselijk op grote ondernemingen groepen, vaak bedrijven, die A) met een budget moeten omgaan en B) een groot aantal events moeten organiseren. Bij event management komt een leveringsketen kijken, maar ook logistiek, marketing investering, reizen en accommodatie, verkoopeffectiviteit en nog veel meer. Voor een eventplanner zijn het een boel zaken om zich mee bezig te houden. Voor een groot bedrijf zal de investering zich opdelen in meerdere verantwoordelijkheden, taken en lichamen - waardoor de beoefening ontzettend uitdagend wordt als het gaat om de prestaties verbeteren (winstgevendheid begrijpen, kosten versus omzet, en de kosten van teamproductiviteit).
SMMP vertelt je niets over de inhoud, de spreker, de kleuren, de smaak van het eten of de lelijkheid/schoonheid van de locatie - vrijwel niets over de bezoekerservaring. Het vertelt je over de gemiddelde kosten per bezoeker, het helpt je om honderden evenementen te beheersen vanuit een budgetperspectief, het helpt je de workflow te besturen en om de accommodatie en reiskosten beter te beheren.
Vanuit een economisch oogpunt is het geweldig. Allereerst betekent het ruimte voor verbetering in veel gevallen, want laten we eerlijk zijn: een paar nullen besparen onderaan de balans vinden we allemaal fijn. Ten tweede helpt het je om je gemeenschap beter te bedienen met meer controle over je leveranciers en hoe je proces wordt uitgevoerd.
Maar wat SMMP niet behandelt is de ware bezoekerservaring, de uiteindelijke return on investment waar je merk van profiteert. Nog belangrijker: de meeste CMO's kunnen maar moeilijk begrijpen hoe ze hun evenementenkanaal volledige kunnen opmeten en optimaliseren.
Het klassieke SMMP gebied:
- Meeting Design: logistiek, kosten, workflows, doelen
- Budget: begroten, besparen, kosten per leverancier - per meeting - per bezoeker
- Strategic Sourcing: hotel, locaties, vliegtickets, vervoer
- Aankoopproces: standaardcontracten en dienstovereenkomstenbeheer
- Corporate Meetings Kalender: communicatie, tracking locations and participants/groups within the company
- Zakenproces: acceptatieregels, workflows
- Meetings en bezoekersmanagement: bezoekersregistratie, reis- en accommodatiekosten, PNR's (passenger name records)
- Kostenvergoeden: specifieke eventkosten aan budgetcodes verbinden
- Meten en evalueren
In 2015 is het voor grote evenementenbureaus belangrijk om aankoopgericht te zijn op één voorwaarde: SMMP moet vertaald worden naar P&L management, waar evenementen een onderneming worden binnen het bedrijf dat een product oplevert. Het is geen schande om evenementen als producten te zien. Geeft Apple geen geweldig gevoel bij hun merk? Levert Nike niet geweldige ervaringen met hun producten?
Opnieuw: het gaat erom dat een event als product zien oké is, zolang de kwaliteit er maar is. SMMP is niet het kwaad; het moet gebalanceerd worden met wat een event succesvol maakt: de inhoud, de interactie, de emotie, de ervaring. Dit komt tegen een prijs, leidt gewoonlijk tot succes en dan tot ROI.
