De zoektocht naar sponsors is een belastende taak bij het organiseren van een evenement. Vaak kan je het namelijk wel vergeten zonder hun financiële steun. Jammer genoeg is deze zoektocht erg tijdrovend.
Daarom zien we binnen de evenementensector een evolutie van sponsor- naar partnerships, die beide partijen ten goede komen. Met een planningsprogramma, zoals Yesplan, kan je makkelijk alle informatie over sponsors en partners op één plek beschikbaar stellen aan je hele team.
Maak heldere afspraken en communiceer over doelstellingen
Zo weet iedereen goed wat er van hem verwacht wordt. Neem dit op in je planning, zodat je makkelijk kan opvolgen hoe ver je team staat en hier een overzicht van naar je partner kan sturen. Stel: je gaat een partnership aan met een hotel dat jouw artiesten ontvangt - met software kan je snel een overzicht krijgen van de verwachte gasten. Zo weet je hotel hoeveel kamers je nodig hebt.
Wees eerlijk
Zorg dat je partner weet wat hij kan verwachten van je evenement. Als je planningssoftware gebruikt die boekhoud- en ticketingsoftware aan de planning koppelt, kan je heel gemakkelijk je financiële en bezoekerscijfers inzichtelijk maken voor je partner. Je partner zal je eerlijkheid op prijs stellen en in de toekomst sneller bereid zijn om opnieuw samen te werken.
Maak gebruik van je ervaringen uit het verleden
Bij partnerships is het gebruikelijk dat ze over een langere tijdsspanne lopen. Houd dus in je planningssoftware goed de historiek bij van je ervaringen met een bepaalde partij. Zo weet je bijvoorbeeld waar je rekening mee dient te houden, wie je zeker moet uitnodigen op een evenement en kan je je ervaring delen met teamgenoten. Ook bij nieuwe partnerships kan je leren uit deze ervaringen met vroegere sponsors en partners.
Denk verder dan financieel
Een sponsor is in de eerste plaats iemand die financiële steun kan bieden bij een evenement. Echter, niet elke partnership hoeft zich in een financiële sponsoring te uiten. Kijk in jouw planningssoftware naar welke uitgaven en kosten je voorzien hebt. Misschien kan je tegenpartij deze makkelijk voor jou dragen, zonder dat dit voor hem een extra kost is. Typische voorbeelden hiervan zijn mediapartnerships of het leveren van de inhoud voor goodiebags.
Houd het doel voor ogen
Vergeet niet dat het uiteindelijke doel van de partnership is om de bezoekerservaring te verbeteren. Als dit bereikt wordt, zullen beide partijen de partnership als voordelig ervaren, en zullen ze graag opnieuw samenwerken.
