Hoe haal je alles uit je evenement wat erin zit? Al eerder schreef ik over wat de ROI van een event is, een van de meest gestelde vragen aan ons. Er zijn veel tools beschikbaar die je helpen het optimale uit je event te halen en daardoor direct een bijdrage leveren aan het resultaat.
We gaan bij een evenement immers voor de hoogste ROI. Ik deel graag zeven voorbeelden:
1. Datatools
LinkedIn is een onmisbare tool bij het zoeken naar de juiste contacten. Segmenteer eerst je doelgroep en maak vervolgens met je team een wishlist van het type organisaties dat je wilt bereiken. Wij werken met een handige online database tool, waarin méér dan 2,5 miljoen B2B-contacten te vinden zijn. Je hebt de mogelijkheid steeds nieuwe selecties te maken en doelgroepgegevens voor je campagnes te downloaden. In verband met collectief gebruik worden data in deze tool continu geüpdatet. Zo hoef je niet elke keer een nieuwe database in te kopen - een dynamische database in abonnementsvorm dus.
2. E-mailtools
Een goede e-mailtool stelt je in staat met één druk op de knop een grote hoeveelheid gepersonaliseerde e-mails te versturen, omdat de naam met aanhef worden samengevoegd. Ook ontdubbelt zo'n systeem e-mailadressen in je bestand, houdt het unsubscribers direct bij en is te zien of je mail wordt geopend, welke links de ontvanger aanklikt, etc. Je monitort zo het effect van je mailing en kunt bijvoorbeeld bepalen wanneer je reminders stuurt.
3. Registratietool
Bezoekersregistratie moet eenvoudig zijn. Daarom werken wij met een eventregistratietool. Deze bestaat uit diverse templates voor (micro)websites, waarmee je voor elk event een bijpassende vorm kunt kiezen. Hierin zit een inschrijfmodule met allerlei invulvelden en een mogelijkheid tot het sturen van een automatische e-mailbevestiging. Verder hebben alle teammembers 24/7 toegang tot aanmeldingen. En er is een goede backoffice, zodat je gegevens in het systeem eenvoudig kunt aanpassen en je altijd een up-to-date Excel-lijst uit het systeem kunt downloaden.
4. Mobiele-sitetool
Mensen willen informatie steeds meer bekijken op het tijdstip dat het hen uitkomt. Daarom ontwikkelen we altijd een mobiele site voor het evenement. Zo kan de doelgroep ook informatie vinden en zich aanmelden via smartphone en tablet.
5. Websiteleads-tools
Hoe mooi zou het zijn als je weet wie er op je website is geweest en naar welke pagina's hij heeft gekeken? De tool Websiteleads biedt uitkomst. Als je een mailing hebt gedaan, is via dit systeem de gemailde persoon te linken aan zijn eventuele websitebezoek. En dat is handig als je een hele lijst met prospects moet bellen.
6. Social-monitoringtools
Social-monitoringtools helpen je bij het uitbreiden van je netwerk. Als je je social-kanalen duidelijk communiceert, ben je makkelijk te volgen. Want wellicht is iemand op dit moment niet in de gelegenheid om naar je evenement te komen, maar wil hij wel meer weten naar aanleiding van de uitnodiging die hij heeft ontvangen of omdat hij jou zelf online heeft gevonden. Ook dat kan een lead zijn.
7. SMS-tool
Zet SMS-tools in om bijvoorbeeld een dag van tevoren nog eens de parkeerinfo te sms'en. Of stuur een alert als de sessie begint waarvoor de bezoeker zich heeft ingeschreven. Kortom, maak het je doelgroep zo makkelijk mogelijk. Tips en tools zijn er in overvloed en kunnen je helpen meer uit je evenement te halen. Maar vergeet daarbij nooit het belangrijkste aspect: persoonlijke benadering. Persoonlijke mails van je eigen medewerkers en nabellen zijn van niet te onderschatten waarde.
