Zoek je partners om je evenement te sponsoren? Dan stel je best een overtuigend sponsordossier samen.
Dit betekent dat de partners een goed beeld van je evenement krijgen én dat ze overtuigd zijn van de meerwaarde om te sponsoren. Hieronder vind je 5 manieren om je sponsordossier te pimpen.
1. Vertel je verhaal
Elk evenement heeft een verhaal. Vertel hoe het evenement ontstaan is, welke evolutie het gekend heeft, ... Je kan dit bij voorkeur aan het begin van je dossier doen. Zo trigger je sponsors om meer te lezen en kan je hen nadien overhalen.
2. Drop je gastenlijst in een word cloud
Een sponsorpakket bevat vaak een lijst van aanwezige gasten. Potentiële sponsors hebben echter vaak de tijd niet om de lijst te overlopen. Je kan hun aandacht trekken door bijvoorbeeld een word cloud te maken. Dit is een visuele presentatie van de data in je lijst. Bij voorkeur neem je de functietitels van je gasten en vergroot je de titels die het meest voorkomen. Zo ziet je partner in één oogopslag welk publiek hij/zij zal bereiken.
Een handige tool om je word cloud te maken is Wordle.
3. Toon de logo’s van aanwezige bedrijven
Net zoals de gastenlijst, kan je ook de aanwezige bedrijven visueel voorstellen. Gebruik hun logo’s om een overzicht te creëren. Als je een groot aantal bedrijven hebt, maak je best een selectie. Dit kan je doen op basis van het formaat (rechthoekig of vierkant) zodat het geheel mooi oogt of je kan kiezen om één of meerdere types van klanten uit te lichten.
Let wel op, het is niet altijd een goede zet om enkel de grootste of bekendste klanten te vermelden. Hierdoor voelen sommige kleinere bedrijven zich minder aangesproken. Het is aan te raden om een mix van verschillende bedrijven te nemen of zelfs een overzicht op maat van de potentiële partner uit te werken.
4. Vergelijk je pakketten in een tabel
Als je werkt met verschillende pakketten, kan je ze weergeven in een tabel. Op die manier, hou je het geheel overzichtelijk en ziet de sponsor dadelijk welke opties er zijn. Idealiter, kiest hij/zij voor de duurste optie gezien de hoogste waarde vaak bovenaan staat.
Om inspiratie op te doen voor de lay-out van je tabel, kan je online software raadplegen.
5. Bied extra opties aan
In de tabel kan je ook extra opties vermelden. Door iets meer te bieden dan enkel de pakketten, voeg je waarde toe die potentiële partners over de streep kunnen trekken of hen aanzet om meer te investeren.
Conclusie
Je sponsordossier moet je evenement verkopen en de partner overtuigen om geld te investeren. Het is één van de belangrijkste documenten die een eventplanner opstelt. Doe het met aandacht en creativiteit!
Bron: Inspired by EventManagerBlog.com
