Organiseer je een evenement, dan geldt de uitdrukking 'the sky is the limit', vaak niet voor het budget. Dat is zeker het geval als je evenementen organiseert voor non-profit organisaties. Hoe kan je productiekosten drukken en het maximum uit een budget te halen?
We geven hier 6 ideeën.
1. Wees loyaal met je leveranciers
Maak afspraken op lange termijn met je eventleveranciers en gebruik de duur van de termijn om kortingen te onderhandelen. Als je een klant aanbrengt die jaarlijks een evenement organiseert, onderhandel dan van in het begin over de prijszetting van het eerste jaar, tweede jaar, derde jaar.
2. Maak het evenement korter
Denk goed na of gasten zullen blijven hangen na je event of niet. De timing van je event is hier belangrijk. Als je iets organiseert voor het avondeten en je serveert geen avondmaaltijd dan blijven weinigen hangen. Ook als je een ontbijtevenement organiseert, dan verdwijnen de meesten al snel na het evenement naar hun werk. Boek dus zeker niet meer tijd dan je nodig acht. Je evenement onnodig verlengen, praat je best uit het hoofd van je opdrachtgever. Je betaalt er alleen maar extra kosten voor.
3. Gebruik de waarde van social media
Social media spelen een belangrijke rol in de waarde van een evenement. Organisaties en bedrijven, die mensen willen betrekken bij hun activiteiten of merk, verbinden zich graag met evenementen die een maatschappelijke waarde hebben en waar social media een belangrijke plaats innemen. Daarom zijn bedrijven bereid om geld neer te tellen om op het event aanwezig te zijn, in ruil voor toegang tot contactgegevens of social media accounts van de deelnemers. Maak daar handig gebruik van en je vult je budget aan met deze extra inkomsten. Let wel op de privacy wetgeving! Je hebt hier toestemming van je gasten voor nodig.
4. Schrap de goodiebags en cadeaus
Voel je niet verplicht om cadeautjes te geven. Tenzij je iets spectaculairs hebt of iets gratis aangeboden krijgt van een sponsor, is een cadeau echt niet nodig. Hier kan je dus veel op besparen.
5. Durf te vragen
Durf onderhandelen over tarieven en pakketprijzen. Vraag wat je doen om een prijs te doen zakken. Vraag dat aan al je leveranciers, van je cateraar tot je ontwerper en maak hen tot bondgenoot. Wat kunnen we anders doen om een interessantere prijs te krijgen?
6. Gebruik de middelen van de opdrachtgever
Zoek de nodige resources bij je opdrachtgever. Communiceer duidelijk over wat je nodig hebt. Kan het personeel van je opdrachtgever bijspringen? Heeft hij in zijn netwerk helpende handen? Of extra budget? Of heeft hij of één van zijn relaties misschien ergens gratis materiaal ter beschikking?
