Mensen verwachten altijd en overal toegang tot internet, dus ook op jouw evenement. Toch is dat niet vanzelfsprekend. Op veel evenementen is er nog steeds geen internettoegang, gaat het ontzettend traag of betaal je je blauw om een uurtje te kunnen surfen.
Dat is niet meer van deze tijd en draagt zeker niet bij tot de beleving die je je gasten wilt bieden.
Capaciteit?
Een van de belangrijkste uitdagingen is om de capaciteit, of bandbreedte, van je internetverbinding goed in te schatten. Om dat te kunnen doen, moet je in eerste instantie weten waarvoor je gasten de internetverbinding zullen gebruiken. Zijn het alleen maar congresbezoekers die wat mails willen checken? Of heb je een persruimte van waaruit journalisten live videobeelden willen doorsturen naar hun redactie? Twitter lijkt voor het heen en weer sturen van tekstberichtjes weinig bandbreedte nodig te hebben. Maar we voegen massaal foto’s en videootjes toe, wat opeens voor een heel ander verbruik zorgt. Naast het gebruik zul je moeten inschatten hoeveel bezoekers gebruik zullen maken van je netwerk. Dat hangt af van je doelgroep en van het aantal simultane gebruikers dat je zult moeten ondersteunen. Het gelijktijdig gebruik hangt weer samen met je programma. Heb je een stevige planning, dan is de kans groot dat iedereen gelijktijdig tijdens de pauze aan het internetten slaat en moet je met die piekbelasting rekening houden.
Om het concreter te maken, geef ik een eenvoudig rekenvoorbeeld. Stel, je organiseert een congres voor 100 deelnemers. Je verwacht dat 75 personen van je internetverbinding gebruik willen maken en dat 2/3 daarvan (ofwel 50 personen) tegelijkertijd online moet kunnen. Ga je uit van echt basis internetgebruik (en daar moet je al niet al te gek voor doen) dan zorg je voor bijvoorbeeld 1Mbit (megabit) per persoon downstream bandbreedte voor het downloaden van data en een 1/2 megabit upstream per persoon. Voor je 50 simultane online deelnemers heb je dan al snel 50Mbit downstream en 25 Mbit upstream nodig. Met een gemiddelde ADSL-verbinding die op veel locaties aanwezig is, kom je er dan al lang niet meer voor dit relatief kleine evenement wanneer je je gasten een aangename surfervaring wilt geven. Als je voor een locatie kunt kiezen die geïnvesteerd heeft in een glasvezelverbinding moet je op dit vlak niet langer twijfelen.
Wanneer bezoekers op je evenement vaak dezelfde pagina's bezoeken, bijvoorbeeld je eigen website met het programma van de dag, kun je door slim in te grijpen op je netwerk heel wat bandbreedte besparen. Door een proxyserver te laten installeren in je netwerk kun je lokaal gedurende een bepaalde tijd een kopie opslaan van pagina’s die door gebruikers worden opgevraagd. Als een andere bezoeker enkele minuten later dezelfde pagina met dezelfde foto’s opvraagt, moet je niet meer internet op, maar kun je die uit je lokale cache aanbieden.
Tot slot is niet alleen de internetlijn naar buiten bepalend voor de surfervaring. Ook de netwerkapparatuur die je lokaal gebruikt, is doorslaggevend. Een gemiddelde huis-, tuinen keukenrouter, die jammer genoeg ook op events opduikt, is vaak maar gebouwd om vijf simultane gebruikers draadloos te ondersteunen. Alleen professionele toestellen kunnen de capaciteit leveren die je voor je event nodig zult hebben. Doe dus beroep op een professional voor internet en wifi op evenementen!
