Laat ik maar meteen met de deur in huis vallen: of beurzen nou hot of not zijn, daar zijn de meningen over verdeeld. Hoe je het ook wendt of keert, dit is anders voor elke markt en voor elk bedrijf. Een flinke investering is het in ieder geval wel - zowel in budget als in manuren.
Daarom ben ik van mening dat een beursdeelname een goeddoordachte keuze moeten zijn. En dus geen snel genomen beslissing. Het is serious business, want we praten over ROI en leads. Dus dan moet je er werk van maken ook. Ik laat graag zien hoe je jouw beursdeelname echt hot kunt maken en beloof je alvast: het gaat vooral om de voorbereiding.
Reken maar uit
Voor elk event is het zaak realistische doelstellingen te formuleren. Dat gaat verder dan een X aantal leads. Of X informatieverzoeken. Reken maar eens uit wat je effectief tijdens de openingsuren kan bereiken: X aantal standbemanning maal X aantal uren aanwezig (trek daar pauzes van af) maal het aantal gesprekken dat je per uur kunt voeren. Dan zie je al snel wat realistisch is en hoeveel kwalitatieve gesprekken je überhaupt kunt voeren. Maar ook hoeveel kwantitatieve leads je kunt halen en wat je daarvoor aan middelen moet inzetten.
De tweeminutenstrategie
De bezoekersdoelgroep indelen op type bezoekers helpt. Zo kan je direct inspelen op de situatie mits je dit van te voren goed hebt uitgedacht. Resultaat hiervan is dat je direct weet hoe je moet handelen en zo op de meest effectieve manier die beursuren doorkomt. Hier maak je van te voren afspraken over met je beursteam.
Een tweeminutenstrategie is een waardevol hulpmiddel. Het doel hiervan is meteen een schifting te maken en de bezoekers die niet relevant voor je zijn te laten gaan en de interessante direct door te speken aan de professionals in de stand. Dat doe je door de standbemanning handvaten te geven voor een openingsgesprek. Of dat nou een spel is, een beurspromoteam of een andere truc. Mijn voorkeur heeft een goed getraind beurspromoteam, waarmee je deze tweeminutenstrategie opzet. Je bereik wordt hierdoor groter en de gesprekken die hieruit voortkomen relevanter.
Een script per type bezoeker
Een kick-off waarin je de op de bezoekerstype gemaakte scripts en de scenario's met elkaar oefent is de sleutel tot succes. Zowel met standbemanning als met het beurspromoteam. Niemand hoeft dan meer die eerste beursuurtjes aan elkaar te wennen. Meteen vol aan de slag. En de aanpak en afspraken zijn op elkaar afgestemd.
Beyond the stand
Eerlijk is eerlijk, nog niet ieder bedrijf is klaar voor deze intensieve aanpak. Dat is iets wat wij merken. Als wij een RFP (Request For Proposal) ontvangen, vraagt men vaak eerst om een standdesign. Terwijl wij liever eerst keihard op zoek gaan naar een opvallend en onderscheidend verhaal. Daarmee valt je presentatie op een beurs op en geef je de juiste handvatten aan de standbemanning. Zo kunnen we onze tweeminutenstrategie hierop loslaten om bezoekers te tackelen. De stand moet hierop aansluiten, want dat is je werkplek. Uiteraard is dit een heel belangrijk onderdeel. Maar probeer niet te verzanden in de makkelijke weg door direct in het organisatorische te gaan zitten, de stand doet pas het werk voor je als je weet hoe je de beurs gaat aanpakken en daar richt je hem op in.
Het aandurven
Als ik dan kijk naar het veranderende medialandschap, de veranderende economie, digitalisering en overkill aan allerlei commerciële uitingen van allerhande bedrijven, realiseer ik me al te goed dat hier juist onze uitdaging ligt. Duidelijk een verdiepingsslag brengen in een beursdeelname bij klanten. Ook al zegt men, dat kunnen onze mensen wel. Daar ligt de valkuil. Geloof ons, juist met die mensen kunnen we nog meer uit je investering halen. Ik merk wel dat wij het als bureau verplicht zijn om onze klanten uit te dagen op dit niveau. Daar ligt onze toegevoegde waarde.
