Tot dusver hebben we een aantal mogelijkheden besproken om de evenementen- en congresindustrie te 'vergroenen'. Vervoer, catering, afval, no show en accommodaties zijn aan de orde gekomen. Beloning van Meeting Planners die extra moeite doen om milieuvriendelijke meetings te organiseren is een volgend instrument in onze ambitie de meeting industrie te verduurzamen.
IMEX en GMIC reiken jaarlijks tijdens het IMEX Gala, de Green Meetings Award uit aan een meeting planner die zich uitzonderlijk heeft ingezet voor duurzaamheid bij het organiseren van een bepaalde meeting. De prijs kent twee categorieën: de Large Meeting Award voor publieksevenementen met 5.000 - 25.000 of meer bezoekers en de Small to Medium Meeting Award.
Wat moet je nou precies doen om deze trofee te bemachtigen? Laten we samen even naar de beoordelingscriteria kijken. Die gaan namelijk verder dan alleen de duurzaamheid van het ene evenement. Het moet bijvoorbeeld ook evident zijn dat de winnaar een substantiële bijdrage gaat leveren aan het verduurzamen van toekomstige evenementen.
Duurzaam gepland?
Al tijdens de planning van het evenement moeten de belangrijkste milieufactoren geïdentificeerd worden. Denk bijvoorbeeld aan stroom- en waterverbruik, CO2 uitstoot of afvalproductie. Deze zijn te meten, te monitoren en terug te dringen. Stel jezelf doelen en bedenk een strategie waarmee je die kunt bereiken. De jury beoordeelt ook op de factor samenwerking met leveranciers en andere stakeholders.
Duurzaam uitgevoerd?
Uiteraard wordt ook de daadwerkelijke uitvoering met betrekking tot duurzaamheid beoordeeld. De evaluatie van de door jou opgestelde criteria moet aantonen dat de vervuilende impact van je meeting significant is gereduceerd. Bij de economische aspecten is het belangrijk dat je inzichtelijk maakt dat de kosten van je maatregelen zo laag mogelijk gehouden zijn en dat je de lokale markt steunt door te werken met leveranciers uit de buurt.
Duurzaam gecommuniceerd?
Ook al is het je gelukt om een 100 procent milieuvriendelijk evenement te organiseren: je zult de award niet winnen wanneer je je kennis en ervaring niet met anderen deelt. Duurzame evenementen gaan samen met maatschappelijke verantwoordelijkheid. Laat aan anderen zien wat je hebt bereikt en hoe je dit hebt bereikt. Verspreid de groene boodschap om andere meeting professionals te inspireren en de toekomst van de meetings industrie te vergroenen. Laat zien dat je oprecht wilt bijdragen aan duurzamere evenementen doordat je andere planners en leveranciers voorlicht en begeleidt.
Ben jij de winnaar voor 2014?
Denk jij dat je het in je hebt om de volgende award te winnen? Succes in 2014!
Dit artikel maakt onderdeel uit van een uniek samenwerkingsproject tussen de vakmedia voor de congres- en evenementenbranche (Eventbranche.nl, Congreswereld.nl, eventplanner.nl /.be, Events.nl, QM, Meeting Magazine en GreaterVenues.com). Iedere 2 weken verschijnt op al deze platformen een artikel over duurzaam organiseren, aangeleverd door de Nederlandse afdeling van de Green Meetings Industry Council (GMIC).
