Ooit schreef ik al over 'de slechtste briefing ooit'. Ik wil ook een poging doen de perfecte briefing te omschrijven. Naast mijn eigen kennis en ervaring, heb ik ook geput uit het fantastische boek 'Into the heart of meetings'.
Een perfecte briefing bevat:
- Een scherpe omschrijving van het doel van de bijeenkomst. Het doel wordt meetbaar gemaakt en is dus gericht op gedragsverandering. Doelen kunnen bijvoorbeeld zijn: leren, netwerken, motiveren, beslissen;
- Een duidelijk beeld van de doelgroep en hun wensen/ideeën/kennis etc. Het gaat niet om aannames, maar er is echt met vertegenwoordigers van de doelgroep gesproken;
- Keuzes, die goed beargumenteerd zijn. De bijeenkomst wil het niet iedereen naar de zin maken en te veel doelen dienen;
- Een goed ontworpen event-architectuur die de vragen beantwoordt: welke informatie moet aan wie gegeven worden, en wat willen we dat diegene er mee doet? Hoe bereiken we die informatieoverdracht en gedragsverandering het meest effectief? En daarbij wordt niet alleen gekeken naar 'harde content', maar ook naar emotie en zachte resultaten als 'wij-gevoel'
- Een gedetailleerde programma-omschrijving: wat vindt op welk moment plaats en vooral waarom? Wat is het doel van ieder onderdeel, de bijdrage aan het geheel en de logische relatie met het onderdeel ervoor en erna? Interactie, sprekers, workshops: alles heeft zijn zorgvuldig gekozen functie, lengte en format.
- Een heldere lijst van content providers: nog geen concrete namen, maar wel een overzicht van 'middelen' waarmee de inhoud over gebracht gaat worden. En denk dan eens niet alleen aan sprekers, maar ook aan de deelnemers zelf (discussie, co-creatie), video, entertainment, muziek, theater, gaming etc.
- Een keuze voor tone-of-voice: wordt de dag prikkelend, kritisch, uitnodigend, saamhorig? Deze keuze is vooral belangrijk voor de rol van de dagvoorzitter: welke toon, tempo en stijl kiest hij, liefst uitgewerkt per programmaonderdeel? Op basis van deze omschrijving is het mogelijk de meest passende dagvoorzitter te selecteren: wat moet hij kunnen, wat voor een soort persoonlijkheid werkt bij deze groep?
- Een tot op het kleinste puntje uitgewerkt Meeting Design: alles wat niet direct over inhoud gaat, maar er wel aan bijdraagt. Aan welke voorwaarden moet de locatie/zaal voldoen? Hoe ziet de ‘huisstijl’van het evenement eruit? Welke technische middelen zijn nodig?
Ik ben benieuwd of jullie nog aanvullingen hebben.
